Войти
  • 2,01 USD 2,005 -0,0018
  • 2,36 EUR 2,3648 +0,0002
  • 3,36 100 RUB 3,3615 +0,0149
Личный опыт
«Про бизнес» 17 мая 2017

Запишите — и спите спокойно. Как научиться прогнозировать время на задачи

Фото с сайта ebay.com
Фото с сайта ebay.com

Хороший сотрудник — это хорошо прогнозируемый сотрудник, уверен наш эксперт по управлению проектами, директор компании «АйТи уит» Максим Якубович. А чтобы быть прогнозируемым, вы должны верно оценивать свое время и четко планировать в соответствии с этим свои задачи. Максим рассказал о пользе учета потраченного на задачи проекта времени и поделился своим опытом выработки такой привычки.

— Когда на тренингах меня спрашивают о том, как можно развить навык оценки трудоемкости задач, я рассказываю про 2−3 простых приема, которые позволяют любому человеку сделать первые шаги в оценке сложности задач и быстро перейти в разряд хороших сотрудников.

Обычно я рекомендую начинать улучшать свой навык оценки трудоемкости задач со следующих приемов:

  • Оценку должен давать потенциальный исполнитель, а не его руководитель
  • Делайте оценку через определенный интервал и, если интервал получился широкий, используйте следующий прием
  • Декомпозируйте задачу на более мелкие
  • Записывайте потраченное по факту время на задачу и сравнивайте его с плановой оценкой. По каждому случаю большого отклонения факта от плана проводите анализ причин, приведших к отклонению. Таким образом вы сможете анализировать точность ваших прогнозов и думать над способами улучшения прогнозов

Рассмотрим четвертый прием, а вернее, его основной инструмент — запись фактически потраченного времени на задачу, его учет.

В чем смысл учета

Хороший сотрудник — это тот, кто обещал сделать задачу сегодня до обеда — и сделал. И при этом реализовал все требования к результату.

Когда я рассказываю о том, что с 2003 года я ежедневно записываю, куда потратил свое рабочее время, люди, как правило, задают следующие вопросы:

1. Какой в этом смысл?

2. Сколько вы тратите времени на то, чтобы записать сколько вы потратили времени?

3. С какой точностью ведется учет времени?

4. Каким программным продуктом для учета потраченного времени вы пользуетесь?

Отвечу на все эти вопросы последовательно.

1. Смысл учета времени. Допустим, вы бóльшую часть своего времени работаете в проектах. При этом руководители проектов привлекают вас к оценке прогноза трудоемкости задач. Как вы это делаете? Чаще всего вспоминаете похожую задачу и пытаетесь определить, сколько потратили времени на нее. Но память подводит нас… Вспомнить то, на что ты изначально не акцентировал внимание — практически невозможно. Но если вы ведете записи о потраченном на задачи времени, то вспоминать ничего не надо — достаточно заглянуть в записи и найти нужную цифру.

Вторая причина: периодически мне хочется понять, куда уходит мое время, сколько стоит час моей работы по факту, как увеличить свою результативность и зарабатывать больше в единицу времени.

Если есть записи о потраченном времени, их можно проанализировать и сделать выводы, а затем продумать новую стратегию увеличения своей производительности и стоимости своего часа.

2. Учет времени. Точно никогда не замерял, сколько уходит на запись того, сколько времени потрачено на задачи, но уверен, что это не более 10 минут в день. При этом я создаю от одной до десяти записей по задачам. Если запись одна, то я трачу на нее меньше одной минуты

Фото с сайта wixstatic.com
Фото с сайта wixstatic.com

3. Точность учета времени. Тут все просто — я обычно делаю это с точностью до 10 минут на каждую задачу.

4. Программный продукт. Сейчас для учета потраченного времени я использую Easy Projects, т.к. это корпоративный продукт для управления проектами и задачами. Есть версия для ноутбука и мобильная версия. До этого на разных проектах в разных компаниях пользовался MS Project Server, Jira и Devprom.

Правила учета времени

Для того, чтобы зафиксировать факт по потраченному времени, я выработал такие правила:

1. Делай это по завершении задачи.

2. Если задача не закончена, отметь потраченное на нее время в тот же момент, когда ты решил ее отложить.

3. Точность учета времени должна быть в категории «плюс-минус десять минут». Т.е. если задача длится более 10 минут — потраченное на нее время нужно записать.

4. Во время выполнения задачи я стараюсь не отрываться от нее и не переключаться на другие задачи. Если все же переключился — фиксирую потраченное на задачу время до переключения и начинаю отсчет времени, потраченного на нее, заново. При этом время на одну задачу в течение одного дня может списываться несколько раз.

5. Для внесения данных о потраченном на задачу времени у меня должно уходить не более 30 секунд. Поэтому интерфейс программы для учета времени должен быть очень простым и дружелюбным.

Иногда мне задают еще один вопрос: сколько лет я развивал в себе привычку учитывать время? На самом деле, мне хватило пары месяцев. Сейчас если я не записал, сколько времени потратил на рабочие задачи, я не могу заснуть.

Недавно мне стало интересно, насколько хорошо я прогнозирую трудозатраты и как хорошо умею держать слово по обещанным срокам. Поднял статистику за десять лет и подсчитал — результат меня удивил и порадовал. Уснул в тот день спокойно.

Вывод очень простой: чтобы понять, насколько вы хорошо оцениваете трудозатраты, нужно периодически делать их план-фактный анализ в разрезе выполненных задач и рассчитывать свой коэффициент надежности прогнозов. И сделать это своей привычкой.

Спокойных вам снов и удачи в формировании хороших привычек!

Максим Якубович

Эксперт по управлению проектами. Директор компании «АйТи уит»

Опыт работы в сфере управления проектами — с 2003 года. Более 20-ти выполненных проектов в роли руководителя проекта и руководителя программы проектов.

Консультант и бизнес-тренер в консалтинговой группе «Здесь и сейчас». Преподаватель модуля «Управление проектами» Русской школы управления. Приглашенный преподаватель курса «Управление проектами» в Британской Высшей школе дизайна. Приглашенный преподаватель компании «Инфопарк-проект». Опыт преподавания — с 2005 года (прошли обучение около 2300 студентов).

Ведущий блога по управлению проектами.

Подпишитесь и читайте нас в Facebook!

Подписывайтесь на наш канал в Telegram!
telegram.me/probusiness_io

Комментарии

Войдите, чтобы оставить комментарий

Платный контент

0058695
Подпишитесь на рассылку «Про бизнес»