Личный опыт «Про бизнес» 26 июля 2016

Сколько выгоды и головной боли приносит печать жировок: рассказ типографии, которая рискнула этим заняться

Больше года назад типография «Донарит» стала печатать жировки на оплату коммунальных услуг для жителей Минска и Минской области. Для этого потребовалось значительно перестроить бизнес-процессы, вложить дополнительные инвестиции. Пример типографии показывает, как крупный заказ способен влиять на работу компании. Рассказывает директор по производству Сергей Гляков.

— Мы выиграли тендер Центра информационных технологий летом 2015 года. С тех пор ежемесячно мы печатаем около 900 000 жировок — если сложить их стопкой одна на одну, получится 150 метров. Конечно, ради заказа такого объема пришлось вносить изменения в работу компании. Первые жировки нужно было напечатать спустя две недели после того, как мы получили заказ.

**Сергей Гляков**
Директор по производству типографии «Донарит»

Как мы перестраивали бизнес-процессы ради жировок

Первый месяц для нас был очень тяжелым. Как оказалось, расчетное время для печати оказалось далеко от реального. Из-за частого видоизменения формы жировок заказчик не всегда успевал предоставлять данные для печати вовремя, а срок сдачи готовой продукции остается всегда фиксированным — вплоть до того, что приходилось печатать жировки за двое с половиной суток вместо обычных четырех.

Раширять штат нам не пришлось, он и так немаленький — 80 человек. Мы немного переструктурировались, появились операторы на ночную смену. Крупные изменения коснулись технической части.

1. Мы обновили оборудование. Сначала пришлось в «пожарном» режиме арендовать еще 3 цифровых машины, чтобы выполнить заказ вовремя.

Загодя мы изучили рынок: ни один современный принтер такой объем печати осилить не может. Встал вопрос: то ли закупать 2-3 очень дорогих и производительных принтера, то ли 5-6, но подешевле. Дорогие станки стоили от $ 100 000, поставку нужно было ожидать 2-3 месяца. Пришлось брать то, что есть — и каждый раз смотреть, чего им не хватает, где заминки.

Не все шло гладко. Печатные устройства не показывали той скорости, которая была заявлена производителем. Так в течение полугода мы меняли технику на более оптимальную, обращались к партнерам по обслуживанию техники.

Сейчас у нас 2 мощных станка японского производства — они печатают более 100 копий в минуту. Остальные подешевле — они позволяют добрать до нужной скорости и обеспечивают подстраховку. А подстраховка здесь должна быть железная.

Дооснащение парка цифровых машин стоило примерно полугодовую прибыль от печати жировок. Но машины мы используем и для других заказов — в ином случае браться за жировки было бы невыгодно.На будущее, если однажды мы перестанем печатать жировки, половину этого оборудование можно будет перепродать.

2. Перенастроили серверы. Объем информации, которую необходимо обработать — огромный. Чтобы меньше было задержек по отправке данных на печать, под каждый принтер был выделен оператор.

3. Откорректировали график печати. Выполнение заказа состоит из 2 этапов:

Оборотная сторона (социальная и коммерческая реклама). Тут все легко: у нас есть срок около 2-х недель. Мы стали заранее закупать около 10 тонн бумаги и нарезать на печатный формат — по 2 жировки на лист.

На период печати мы бронируем все производство — два дня заказы не принимаем. Все заказчики знают, что два дня в месяц мы недоступны. Тем не менее, иногда бывали проблемы — но скорее разовые, чем системные. К примеру, однажды заказчик напечатал буклет со скидками и допустил в макете ошибку. Макеты нужно было срочно менять, а мы уже взялись за жировки. Пришлось заказчику начинать промоакцию на две недели позже. Но клиент не ушел.

Лицевая сторона (переменные данные). Здесь сложнее: на печать отводится меньше времени. По условиям тендера, Центр информационных технологий может передать данные в любой срок (в Центре информационных технологий Мингорисполкома поясняют, что данные напрямую отправляются на принтер типографии при личном присутствии сотрудника Центра – прим. «Про бизнес.»), но отдать их мы должны 14-ого числа каждого месяца. Случалось, что данные приходили за двое суток.

Вне зависимости от того, когда пришли данные, мы работаем круглые сутки. Печатаем, складываем жировки пополам, упаковываем, сортируем по районам.

4. Разработали систему визуализации. Каждый район мы стали выделять своим цветом, а у каждой напечатанной жировки есть свой номер. Это мы сделали значительно позднее — чтобы жировки не перепутались, не потерялись, а также — чтобы легче было их сортировать и допечатывать в случае потери.

А стоит ли оно того?

Первый раз мы выиграли тендер на полгода. Потом — на год. В результате торгов первого тендера финальная стоимость снизилась на 10% от начальной цены заказа и на 35% по прибыли соответственно.

Тем не менее, для нас этот заказ по стоимости — один из самых крупных. Есть и крупнее — например, в декабре компании массово заказывают рекламную продукцию. Но это бывает раз в год, а печать жировок — ежемесячная. Прибыль от жировок составляет приблизительно 8% от общей прибыли компании.

С этим заказом мы получили больше ответственности, чем прибыли. Условия очень жесткие: заказ нельзя сдать позже ни на один день. За двухдневное опоздание штрафные санкции равняются полной стоимости заказа. Впрочем, за год мы ни разу не задержались.

Казалось бы, насколько все это выгодно? Как выяснилось уже позже, у всех типографий наступили кризисные времена, загрузка упала наполовину, и если не только благодаря этому заказу, то с очень большой его помощью нам удалось пережить этот кризис. Хоть заказ тяжелый, но это деньги, на которые можно рассчитывать.

В декабре будет новый тендер. Мы точно будем участвовать, нюансы могут быть только в стоимости — если ситуация на рынке полиграфии на этот момент улучшится, то мы не будем идти на большие уступки.