Каждый год агентство PocketRoсket запускает проект с командой под 120 человек. Вот что помогает им избежать хаоса

Агентство PocketRocket в четвертый раз организует городской арт-пикник Freaky Summer Party. За это время команда нашла решения, которые позволяют координировать большое количество людей, удаленно и в любое время. И при этом не перегружать их информацией. Арт-директор агентства Денис Трусило рассказывает, какие технические средства, правила и сервисы им в этом помогают.

– Штат нашей компании насчитывает 8 человек в «спокойное время года». А для больших проектов – например, для организации арт-пикника Freaky Summer Party (FSP), мы масштабируемся до 120 человек и вовлекаем более 70 организаций-партнеров.

3-4 года назад мы готовили FSP в полном хаосе. Хаос – это, к примеру, когда вы получаете 7 e-mail в минуту на протяжении 2-х недель. Большинство из них особо вас не касается, но вы вынуждены их читать. Мы использовали огромное количество телефонных звонков и sms.

С течением времени мы поняли, как работать эффективнее.Теперь мы можем слаженно работать вне офиса, вне рабочего времени и легко подключать людей вне основной команды. Мы стали успевать больше.Расскажу, какие технические средства и внутренние правила помогают нам в этом. Без них нам пришлось бы начать организацию мероприятия гораздо раньше. Эти советы могут пригодиться всем, кто ведет командные проекты.

Вот что мы используем для...

...ускорения

Более двух лет назад мы перешли на Mac. Нас попросту замучили вирусы на Windows и нестабильность системы. Раз в несколько недель нам приходилось отдавать компьютеры на «чистку» специалистам, мы теряли время. Сейчас мы пользуемся качественным ПО, покупаем необходимые программы и не тратим время на техподдержку.

У себя на компьютере я установил две очень полезные программы:

1. DeskTime показывает % эффективного времени за компьютером. Она  подсчитывает, сколько времени я трачу на те или иные программы, сайты, например, Facebook.

Здесь показано, сколько времени я проводил за компьютером:

2. После анализа этой статистики я установил плагин для браузера Kill News Feed, который блокирует ленту новостей в Facebook. При этом профили людей и чат остаются открытыми:

Таких плагинов много. Например, один из них вместо ленты новостей показывает мотивирующую цитату:

Так я добавил ±7 часов эффективного времени к своей рабочей неделе.

...решения задач

В зависимости от задачи мы используем разные программы:

1. Срочные задачи: мессенджеры и Slack. Последний – не для традиционного обсуждения задач, а для создания рабочих групп. В нем можно формировать каналы – так мы создали канал для SMM, PR и других направлений в команде.

• Сообщения по этим каналам видят только люди, которые в них состоят
• Можно пересылать файлы
• Писать личные сообщения
• Подключать разные модули
• Если в Твиттере кто-то использует наш хэштег, то пост сразу попадает к нам в Slack. Сотрудники сразу могут среагировать.

2. Для звонков – Google Hangouts. Мы также используем его как мессенджер и платформу для видеоконференций. Это удобно, потому что одновременно во время конференции можно использовать чат. У нас даже были защиты концепции проекта на 30 человек с помощью этой видеоконференции.

3. Для глобальных, несрочных задач – Basecamp. Раньше мы работали с Google Groups, но продукт, на мой взгляд, был довольно-таки недоразвит. Например, отправленные сообщения получали все, а не только те, кому они предназначались. В Basecamp мы:

• Раздаем задания
• Обсуждаем детали
• Привязываем задачи к таймингу.

Все дублируется в почту, поэтому никогда ничего не теряется.

Это платная система, стоимость зависит от количества проектов. Сейчас мы вкладываемся в 40 текущих проектов, такая подписка стоит $50 в месяц. Все вовлеченные участники, в том числе клиенты, пользуются системой бесплатно.

... работы с информацией

1. В основном, мы пользуемся продуктами Google:

• Возможности Google Docs прежде всего интересны с точки зрения одновременного взаимодействия с документом. Они оказываются незаменимыми, когда мы обсуждаем мероприятие в Баку с клиентами из Киева и Варшавы – визуальная часть, концепции и описания попадают в онлайн-документ
• Сметы, таблицы и общий прогресс попадает в Google Sheets – даже самые глобальные проекты можно удобно разложить по вкладкам и ничего не потерять

• Google Slides используем для драфтов (черновиков) презентаций, над которой работают разные люди

2. Для создания презентаций у нас есть свой любимец – Keynote. Это приложение Mac Os, простое, эффективное и стабильное. В нем можно делать презентации до 1 Гб.

3. Для пересылки документов и внутренней системы хранения файлов мы используем Dropbox. Мы предпочли его Google Drive, потому что он работает более стабильно. По крайней мере, из нашего офиса.

... планирования встреч

В среднем у меня около 5 встреч в день в разных местах с разными людьми, осуществить их без планировщика было бы практически невозможно.

Мы очень редко проводим общие собрания, потому что это сильный time killer. Кроме того, команда очень креативная – любая встреча обязательно закончится несколькими гениальными идеями и планами, которые зачастую не относятся к повестке встречи. А большие собрания действительно отнимают много времени, потому что так или иначе на них больше говорит один спикер. Поэтому мы со встречами осторожничаем.

Сначала мы работали в календаре Basecamp, но стало понятно, что юзабилити продукта не позволяет делать это «на лету» – мобильным приложением неудобно пользоваться. Поэтому мы перешли на Google Calendar. Зачастую даже чтобы запланировать разговор тет-а-тет, мы «бронируем» друг друга.

• Сервис удобно встраивается во все устройства, и член команды не теряет свое расписание
• Все участники встречи получают уведомления по почте
• Открытый доступ к календарям позволяет назначать встречи без звонков с вопросами «Когда ты можешь?».

Часто случается, что встречу нужно назначить, когда ты едешь за рулем. В таких случаях помогает Siri, которая воспринимает голосовые команды и создает мероприятие в календаре и высылает приглашения.

Но когда мы в офисе, то все же иногда просто стучим в дверь или кричим с рабочего места.

Хотите мгновенно получать уведомления о новых материалах и событиях «Про бизнес.»? Подписывайтесь на наш канал в Telegram!