Вот почему арендная ставка не имеет значения. Формула выбора офиса от Сергея Дивина

Сергей Дивин, генеральный директор «ЭПАМ Системз» (Беларусь) с 2001 по 2015, соучредитель Компьютерной академии «ШАГ» на состоявшейся 9 апреля в Минске конференция «Коммерческая недвижимость: откровенный диалог» поделился своим опытом выбора офисов.

– Специфика ИТ в том, что этот сегмент постоянно растет и, соответственно, ИТ-компании вынуждены все время снимать новые офисы. Если брать, к примеру, EPAM, то в течение 15 лет компания росла на 500-1000 человек в год. Примерно 3-5 тыс. м² в год нужно было арендовать или покупать.

Я долгие годы сам занимался выбором офисных помещений, поэтому успел накопить опыт в этом деле. Поделюсь им.

Как рассчитать стоимость офиса

Каждый раз перед тем, как найти новый офис, мы продумывали, какие критерии будем учитывать. И в итоге пришли к выводу, что арендная ставка не играет вообще никакой роли при выборе офиса. Или играет очень опосредованную роль. Почему?

Пример. Пару лет назад к нам на радар попало 2 офиса. Ставка по одному была €15, по другому – €10 м². Просчитав эти офисы по нашим критериям, мы решили, что нам выгоднее переезжать в офис, где ставка €15. Да, в помещении «за 10» все было сделано очень красиво, все сверкало. Но мы решили, что это не наш офис. Потому что по нашим расчетам оказалось, арендная ставка – это не ключевое.

Есть такой показатель, который я называю коэффициентом утилизации. Именно по этой цифре мы всегда высчитывали, выбирать тот или иной офис или нет.

Вот как мы работаем с ним:

1. Получаем план офиса. Зная определенные стандарты и требования к офисам ИТ-компаний, смотрим на всю площадь, рассчитываем, сколько примерно рабочих мест можем создать в этом помещении. Так мы получаем первую константу. Например, 1 000 рабочих мест.

2. Считаем расходы, которые понесем, допустим, в течение 1 года после заезда в этот офис. Для этого складываем все показатели: стоимость арендной платы, коммунальных платежей, отделки. Сколько уйдет на сигнализацию, кондиционирование и вентиляцию, если их недостаточно или если будет перепланировка.

Девелоперы любят говорить, что у них все хорошо с вентиляцией. И в обосновании могут написать 10-страничный текст о том, что это соответствует всем санитарным нормам и положат перед вами все СНиПы. Но вы не продадите это своим людям. Они будут задыхаться. Они дышат не нормами и СНиПами, а воздухом.А если вы арендуете офис у ГХУ (Главное хозяйственное управление Управделами президента – прим. «Про бизнес».), они еще выставляют такие счета, как страхование. Т.е. вы должны застраховать их офис от того, что там сидите.

В результате получается сумма, которая делится на количество рабочих мест, которые можно сделать в этом офисе. И эта сумма является решающей при выборе: переезжать в этот офис или нет.

На моей памяти самые дорогие выходили где-то $220 на рабочее место. Дешевые – $100-120. Если мы говорим о ремонте и стоимости инженерных систем, то эта сумма разносится на 5 лет. Потому что потом опять придется ремонтировать.

Что учесть при выборе офиса

1. Количество рабочих мест.

Пример. В ПВТ есть здание «Клевер Парк». На мой взгляд, оно очень умно построено. По периметру здания – open space.

У каждой компании своя корпоративная культура, своя структура менеджмента. Соответственно которым и обустраивались офисы в этом центре. Один из офисов open space снял EPAM и еще один, с такой же площадью, другая ИТ-компания. В результате мы после зонирования этого офиса получили там 230 рабочих мест. А наши коллеги, не имея, на мой взгляд, большого опыта, смогли там оборудовать только 180 мест. Разница в 50 мест.

Все ИТ-компании растут. Кто-то быстрее, кто-то медленнее. Но 50 мест – это точно история одного года. Поэтому что такое 50 мест, которые не спланированы хорошо? Умножаем эту цифру на 10 метров (примерный метраж на человека) – получается 500 дополнительных метров. Затем учитываем среднюю ставку аренды, коммунальные платежи... И вот, при росте на 50 человек в год у компаний 2 сценария:

• Одна компания может разместить всех этих людей в своем офисе
• Другой компании при неудачной планировке нужно доарендовать эти места

По моим расчетам, на этих 50 местах компания теряет $96 тыс., если неправильно спланировать свой офис. И это еще без учета зарплаты сисадмина, офис-менеджера и других сотрудников.

2. Open space или кабинетная система. Это вечный спор.

Поскольку офисы EPAM находятся по всему миру, у нас была возможность наблюдать, как они спланированы за рубежом. И, на мой взгляд, это страновой вопрос, а не корпоративный. Например, если ехать от Западной Европы на Восток – можно обратить внимание на высоту заборов. Чем дальше на Восток, тем выше высота заборов. Такая же зависимость у оpen space: чем дальше на Восток, тем больше приватности.Конечно, можно культивировать внутри компании демократичную корпоративную культуру, учить ей постепенно, но ломать традиции точно не стоит.

В EPAM была найдена некая середина. На мой взгляд, максимальный размер open space – 50-80 м², когда сотрудники могут с этим жить.

Кроме того, в ИТ-компаниях и других проектных компаниях значительная часть работы делается не непосредственно на рабочих местах. Поэтому в таких офисах предусмотрено много помещений, где происходит collaboration, общение между сотрудниками. Такие пространства ценятся не меньше, чем рабочие места. Поэтому внимание и бюджеты на их обустройство очень значимы.

Это, например, life supporting zone или kitchen (кухня), где сотрудники могут и перекусить, и продолжить рабочие коммуникации. В неформальной обстановке за чашкой кофе решается иногда еще больше вопросов. Также один из стандартов – recreation-зоны, где сотрудники могут отдыхать. Туда покупается неформальная мебель. Раньше приставки игровые покупали… Программисты же как дети.

3. Количество метров на 1 человека.

Этот вопрос тоже обсуждается постоянно. Есть, конечно, санитарная норма – 6 м² на человека, которую я помню еще с Советского Союза. Я читал литературу по этому поводу, видел офисы в других странах. И сделал вывод:

• Можно сделать комфортный офис с 3-4 м² на человека. Но это если мы говорим о полезной площади, только о рабочих местах, а будут и другие места – и meeting room и конференц-зал
• Если мы сняли офис и считаем общую площадь – то разумная цифра 9 м²

Именно в этих цифрах можно сделать удачный комфортный офис со всеми необходимыми помещениями.

4. Количество «точек» в туалете.

Пример. Когда-то мы арендовали офис в ГХУ. Они собрались делать ремонт в туалете. Мы предложили, что сделаем все сами. Но они не согласились: «нет, у нас все забюджетировано, вы не имеете права, и стандарты у нас свои». Как мы ни конфликтовали, они все равно сделали свое – «генуэзские чаши»... И на наш аргумент, что такие унитазы уже не делают, был железный аргумент в ответ – в правительстве такие стоят.

Еще пример. Был у нас когда-то тендер среди праздничных агентств для проведения корпоратива. Одно из агентств, когда рассказывало свой план организации праздника, начало считать количество «нагрузки» для мобильных туалетов. И я понял, кого я выберу на тендере.

Поэтому когда я ищу офис, я первым делом иду смотрю туалет – как его сделали, как рассчитано количество точек. Каким бы шикарным ни был офис, но если в туалете условно полтора писсуара и один унитаз, я его не выберу. Я понимаю, что люди построив за $3 млн офис, пожалели на туалет. И будут ситуации, когда нужно будет вешать светофор, чтобы сотрудники видели, что в туалете кто-то есть.

Вывод

Именно поэтому так важно для арендодателей сдавать в аренду не квадратные метры, а пространство. Когда я вижу объявление о сдаче м² – я всегда думаю о том, сколько мне еще придется потратить, чтобы из этого пространства сделать рабочее помещение.

На самом деле не так много людей и организаций, которые могут грамотно спроектировать офис.

Но при этом насколько легче сдать офис, в котором заранее спланированы все помещения. Приходит руководитель и прекрасно понимает, где у него сидит бухгалтерия, где проектная команда и т.д. Но таких предложений крайне мало на рынке.И мне непонятно, почему наши девелоперы не привлекают специалистов, которые могли бы если не построить, то хотя бы визуализировать, сделать какой-то 2D, 3D проект офиса.

Это же можно сказать и про мебельные компании. В моей памяти было всего пару компаний, которые предлагали правильные решения. Я всегда на предложение купить мебель говорю: «Мы давно не покупаем мебель. Мы покупаем пространство».