Что нужно говорить секретарю, чтобы дозвониться до руководителя – 10 техник

О техниках общения, которые позволяют обойти секретаря, рассказывает наш эксперт, бизнес-тренер Виталий Кравчук. Приемы пригодятся не только менеджерам по продажам, но и всем специалистам, которые хотят дозвониться до лица, принимающего решения.

– Распространенное заблуждение, что секретарь – естественный враг всех менеджеров по продажам. И, соответственно, его нужно победить любым способом – «на войне как на войне».

Это происходит потому, что уровень общения многих людей, которые звонят в приемную, оставляет желать лучшего.  И у секретарей выработалась устойчивая отрицательная реакция на любые холодные звонки.

Истинная цель секретаря – оградить руководство от непрофессиональных предложений и разговоров. Задачей же менеджера является максимальное сокращение затрат времени и усилий на разговор с секретарем.

Техники прохода секретаря делятся на две большие группы.

Мы не знаем имя лица, принимающего решение

1. Простой вопрос. Очень простая техника и поэтому эффективная. Отлично работает, если мы заранее знаем должность специалиста, который нам нужен.

Мы просто звоним в приемную, просто спрашиваем телефон сотрудника. Мы не говорим секретарю, что хотим что-то продать или предложить. И у нее в голове не срабатывает схема – отказать/сказать «высылайте на е-мейл».

Если это не секретная военная база, то у секретаря, как правило, нет установки не давать телефон сотрудников. Раз мы спрашиваем номер конкретного специалиста – значит, нужно. Возможно мы партнеры, возможно клиенты, возможно проверка – масса вариантов. Секретарю гораздо проще ответить на вопрос, чем начинать думать и выяснять, кто бы это мог быть.

Диалог состоит из:

• Приветствие
• Краткое представление (имя, фамилия, компания)
• Простой вопрос

«Добрый день, меня зовут Виталий Кравчук, компания АБС. Подскажите, пожалуйста, как дозвониться до вашего начальника ИТ?».

2. Урезанный простой вопрос. Можно выбросить  краткое представление: «Добрый день, подскажите, как дозвониться до начальника ИT?».

Если для очистки совести секретарь спросит «а кто вы?» – в ответ мы просто представляемся в формате имя, фамилия, компания. Для значимости можно добавить и отчество. 

Большинству секретарей этого будет достаточно («Я свою работу выполнила, всем подряд телефоны не раздаю»). И даст контакт или переключит на нужного специалиста. 

Также секретарь может спросить: «А по какому вопросу?». Отвечаем с достоинством: «По рабочему». Дальнейший диалог уже будет похож на допрос, поэтому только особо настойчивый секретарь продолжит их задавать.

3. Этого будет достаточно. Прием как раз для особо настойчивых секретарей. Важно говорить уверенно, с чувством собственного достоинства: «Скажите директору, что звонит Виталий Кравчук, этого будет достаточно».

4. Уточнение с альтернативой. Похоже на технику простых вопросов. По моим наблюдениям, очень эффективно работает на уровне технических специалистов, нормально – на уровне топ-менеджеров. Стоит применять, когда мы примерно знаем круг должностных лиц, которые могут заниматься нужным вопросом. 

Диалог состоит из:

• Приветствия
• Краткого представления (имя, фамилия, компания)
• Уточнение с альтернативой

«Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Подскажите, кто у вас ответственный за обслуживание систем кондиционирования – главный инженер или главный энергетик? Главный энергетик? Соедините, пожалуйста».

5. Просьба о помощи. Мы все любим помогать, если нас об этом правильно просят. Секретари не исключение. Практика показывает, что техника отлично работает на уровне технического специалиста. На фоне менеджеров, которые считают секретарей врагами, мы выглядим гораздо позитивнее.

Вас будут и соединять чаще, и не возражать жестко.

Диалог состоит из:

• Стандартное приветствие
• Краткое представление
• Просьба

«Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Помогите, пожалуйста. С кем я могу у вас поговорить по разработке сайта? Ваши службы адресуют одна на другую, а толку нет».

6. Маркетинговое исследование. Техника позволяет переместить нас из роли продавца в роль Исследователя, у секретаря нет причин не дать нам контакт нужного специалиста. Но мой опыт показывает: на уровне топ-менеджмента работает плохо.

Звучит это так: «Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Проводим исследование рынка по работе системы продвижения. Кому я могу задать три вопроса? Как правило, это специалист, который отвечает за маркетинг в вашей компании».

7. Кто от вас мог звонить в нашу компанию? Если мы хотим точно и быстро узнать, кто занимается нашим вопросом на уровне исполнителя – это одна из лучших техник, хоть и с элементами манипуляции фактами. Фишка техники  – мы представляемся и очень подробно объясняем, чем занимаемся. Чтобы секретарь не дай бог не ошибся и не дал не тот контакт:

«Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Занимаемся внедрением CRM систем для интеграции работы отделов продаж, маркетинга и производства. Коллега оставил на столе записку с вашим телефоном – ему кто-то звонил недавно, интересовался нашей программой, но не успел представиться и разговор оборвался. Кто из сотрудников вашей компании мог нам звонить?».

Остается только записать контакт.

Мы знаем имя лица, принимающего решение

Многие из этих техник еще лучше работают, если мы знаем имя, фамилию и должность ЛПР. Зачастую узнать это можно из Интернета. Если на сайте данных нет, можно использовать следующие способы.

• Как правильно. Обычный звонок в приемную или любой другой отдел с вопросом «Как правильно имя, отчество вашего директора?». Или звонок с просьбой: «Напомните, пожалуйста, отчество вашего директора». Тем самым создается иллюзия знакомства с директором.
• Ссылка на письмо: «Добрый день, подскажите, пожалуйста, имя отчество ЛПР. Для официального письма».

Вот техники, которые я использовал для выхода на уровень топ-менеджмента. Туда, как известно, просто так не пускают.

1. Самый замечательный. Техника выглядит очень просто. Позитивным, энергичным голосом говорим: «Соедините меня, пожалуйста, с вашим самым замечательным генеральным директором Александром Константиновичем!». Не углубляясь в дебри анализа, просто скажу, что работает на порядок лучше, чем стандартная просьба.

2. Иллюзия знакомства. Техника работает абсолютно с любыми контактами, вплоть до директоров. Диалог состоит из двух блоков: приветствие и вопрос.

«Добрый день! А Павел Алексеевич на месте, никуда не убежал?». Все! У секретаря создается впечатление, что мы знакомы и недавно говорили.И секретарь без проблем соединяет с руководителем или говорит, как его найти.

3. Иллюзия важности и срочности. Техника работает отлично. Однако предостерегаю: как вести себя потом с ЛПР, непонятно.

• Суть в том, что мы предотвращаем возможные возражения формата «отправьте на электронную почту, директор занят» и давим срочностью и авторитетом. Обязательно называем солидную должность, вроде «Директор департамента по продажам ключевым клиентам».
• После представления говорим секретарю: «Завтра будем у вас в городе, выбираем партнеров по стратегическому сотрудничеству, времени отправлять предложение и перезванивать нет, соедините с директором».

Рекомендую использовать технику в самом крайнем случае.