«Визуальный менеджмент»: как современный белорусский завод внедрил систему SQPECT и к чему это привело

Компания «БТВ-Агро», которая расположена в городе Кобрин Брестской области, выращивает грибницы. Это основное сырье для грибных ферм, где выращивают шампиньоны. От четкой работы производства зависит и успешность компаний-партнеров, поэтому директор предприятия Роман Дубинка много времени уделяет построению четких процессов. Сначала руководитель заинтересовался внедрением бережливого производства, а потом нашел эффективный способ следить за любым процессом на предприятии. Эту систему можно назвать «визуальным менеджментом». Роман Дубинка поделился с «Про бизнес» опытом внедрения необычного инструмента.

«Часть чего-то большего»: как нашелся новый инструмент менеджмента

— Раньше белорусские производители привозили грибницу из Польши, но за последний год это стало практически невозможным по двум причинам: санкции и сложности с прохождением границы. Грибница — это биологически активный продукт, который не может транспортироваться на длинные расстояния в течение долгого времени, он просто разогревается и сгорает.

Сегодня наш завод обеспечивает грибницей 6 самых крупных производителей шампиньонов в Беларуси, что дает занятость примерно 5 тысячам человек в целом по отрасли.

Последний год мы с командой активно занимаемся внедрением бережливого производства и инструментов «визуального менеджмента», посещаем белорусские производства, на которых уже внедрены различные инструменты, учимся и внедряем их у себя.

Так на экскурсии в компанию VOX (г. Брест) я увидел в производственном цеху крест безопасности.

Это один из способов визуализации состояния охраны труда. Каждая ячейка показывает, были или нет нарушения правил охраны труда на производстве в ту или иную смену. Зеленый — нарушений нет, красный — была проблема. Таким образом удобно отслеживать не только текущее состояние, но и динамику.

Я решил изучить инструмент поглубже и нашел в сети множество интерпретаций «креста безопасности». Оказалось, что не обязательно ограничиваться двумя цветами в обозначениях, а можно использовать любые. Главное, чтобы была «легенда». Например, такая:

Еще спустя несколько часов я наткнулся на другую табличку, где кроме креста безопасности в таблице были и буквы Q, D, I, P.

Я предположил, что «крест» — это часть чего-то большего. И действительно: спустя еще пару минут я нашел еще более расширенные визуализации и понял, что наткнулся на нечто совершенно новое в менеджменте.

Так я познакомился с инструментом визуального менеджмента SQDIP. Это акроним составленных из заглавных букв Safety, Quality, Delivery, Inventory, Productivity.
При этом, порядок букв можно менять как вам «нравится» (лучше подходит, исходя из потребностей): SQDCP, SQDIP, SQDCPE, SQCD, QDIP, SQDCL, QCD, ESQDCP, EQDCPS, или даже так SheQCPLDCPS (She расшифровывается, как Safety, Health & Environment), SKLEM, +DIP (+ означает крест безопасности) SQCDPS and SQDCPS.
Все зависит от того, какие показатели важны именно для вашей компании.

Сперва мы предположили, что это один из первых видов дашборда на основе системы сбалансированных показателей (ССП). Хотя в случае с SQDIP нельзя говорить о сбалансированности. Это, скорее, просто набор универсальных показателей, отражающих разные сферы деятельности компании, из которого вы можете, как из конструктора, собрать свой офлайн-дашборд, не сильно углубляясь в тему KPI и ССП.

Какие показатели выбрала компания

Для нашей компании мы изначально отобрали следующие показатели:

• Безопасность. Защита здоровья на первом месте. Без безопасных условий труда невозможно создавать качественный продукт.
• Качество. Наша основная цель — удовлетворить потребности клиента, а для клиента на первом месте качество продукции.
• Доставка. Продукт мы произвели, но, возможно, он просто лег на склад, поэтому именно в разделе «доставка» фиксируется выполнение плана, хотя у вас это может быть раздел «финансы», если вы работаете с отсрочкой и выполнение плана оценивается по приходу денег на расчетный счет.
• Оборудование. Один из ключевых факторов, влияющих на качество продукции. Поэтому мы должны отслеживать состояние оборудования на каждом участке, своевременного проводить обслуживание и оперативно устранять неисправности.
• Чистота и порядок. Этот критерий может показаться банальным, ведь конечно же должен быть порядок. Но для нашего производства он является критически важным, т.к. от соблюдения стандартов чистоты в нашей отрасли зависит не только качество продукции, но и безопасность клиентов. Недостаточная уборка на компостном заводе может спровоцировать возникновение плесени под названием триходерма, что в лучшем случае повлияет на урожайность и качество грибов, а в худшем — остановит полностью и наше производство, и сбор грибов на фермах для проведения тотальной дезинфекции.

Для каждого показателя мы добавили табличку с замечаниями, чтобы там фиксировать все отклонения от нормы. Однако в процессе работы поняли, что и этой информации нам недостаточно, ведь существуют еще и различные аудиты, планы работ, стандарты, которые напрямую связаны с показателями. Поэтому наш дашборд постепенно разрастался.

Мы специально использовали обычные листы А4 на магнитах вместо готового стенда с карманами, чтобы понять, какая информация и в каком виде должна быть представлена. К тому же мы могли всегда легко и быстро заменить лист на новый, не трогая остальные.

Промежуточный вариант стенда на производственном участке «ФАЗА 1» крепился прямо на стену при помощи магнитов и постоянно дополнялся другими листами: где-то на клей, где-то на степлер. Таким образом формировалось понимание законченной структуры.

Спустя три месяца успешного тестирования мы поняли, какую информацию хотим видеть на стенде в оперативном режиме:

• S (Safety) — БЕЗОПАСНОСТЬ

Показывает состояние охраны труда на производственном участке. Здесь отображаются разные замечания и случаи связанные с обеспечением безопасности и здоровья рабочих на производстве.

• Q (Quality) — КАЧЕСТВО

Отображает состояние партии по субъективной оценке технолога, т.к. объективные параметры (влажность, зольность, уровень азота и др.) фиксируется в ERP. Здесь же каждое утро технолог, исходя из своего опыта, изучает партию и ставит ей соответствующую оценку, а анализы из-за особенностей технологии измерений мы получаем в лучшем случае на следующий день.

• P (Plan) — ВЫПОЛНЕНИЕ ПЛАНА

Этот блок показывает как сам план на текущую неделю, так и отклонения от этого плана. Учитывая особенности и непостоянство биологических процессов в процессе компостирования, мы решили, что любые отклонения от плана в рамках 10% не существенны и допустимы, если была соблюдена технология производства и на предыдущих этапах отклонений не было.

• E (Equipment) — СОСТОЯНИЕ ОБОРУДОВАНИЯ

Помогает отлеживать частоту и характер поломок оборудования, длительность и причины простоев, а так же контролировать выполнение регламентированного технического обслуживания оборудования согласно утвержденного графика.

• C (Cleanness) — ЧИСТОТА И ПОРЯДОК

Мы внедряем на производстве систему 5S (бережливое производство), поэтому в этом блоке фиксируем любые замечания и отклонения от уже утвержденных стандартов чистоты и вносим предложения по их дальнейшему усовершенствованию.

• T (Team) — КОМАНДА

Кроме обычного графика работы на месяц, мы фиксируем состояние нашей команды: начиная от больничных и прогулов, заканчивая планом персонального развития на месяц согласно матрице квалификации.

В ближайшее время на стенд добавится показатель «F (Finance) — ФИНАНСЫ», где мы будем фиксировать затраты на единицу продукции и соблюдение бюджета.

Плюсы и минусы использования «визуального менеджмента»

На мой взягляд, одним из главных преимуществ использования системы SQPECT является повышение контроля за ключевыми показателями производительности и результативности бизнеса. Это чем-то похоже на систему статистик (графиков) у Александра Высоцкого. SQPECT может отображать информацию о состоянии безопасности, качестве производимой продукции, доставке, состоянии оборудования и его производительности. На основе этой информации руководитель может принимать оперативные решения и улучшать свои бизнес-процессы.

Другим преимуществом использования системы SQPECT является то, что она помогает визуализировать процессы, делает их более понятными и прозрачными для всех участников. Это улучшает коммуникацию между рабочими и помогает менеджменту компании быстро проводить анализ и принимать решения.

Однако, существует и несколько минусов использования дашборда SQPECT.

Во-первых, он может быть сложным для создания и требуют знаний и опыта в разработке системы сбалансированных показателей, дерева целей и системы KPI. Хотя, на мой взгляд, вы всегда можете взять несколько показателей на свой субъективный выбор и уже потом, в процессе работы с ними, понимать, подходят они или нет.

Во-вторых, дашборд SQPECT может быть неэффективным, если он не обновляется регулярно. С одной стороны, это не сложно. Тут больше вопрос дисциплины — чтобы рабочие регулярно вносили оперативные данные, а руководитель своевременно обновлял планы.

Именно поэтому мы уже занялись оцифровкой этой системы и переносом ее в нашу корпоративную ERP-систему, где каждый руководитель будет вносить свои исходные данные (графики работы, планы производства, графики и регламенты обслуживания, чек-листы), а рабочие на своих смартфонах будут пользоваться ими в работе и вносить со своей стороны оперативные данные. Но для меня фломастер и лист бумаги добавляют «души» процессу и мотивируют руководителей всех уровней регулярно посещать Гемба (производственный участок) для их мониторинга не только на экране смартфона, а значит и оценивать состояние дел непосредственно на производстве и лучше понимать реальное состояние дел и принимать более качественные управленческие решения.

В любом случае я убежден, что использование дашборда на основе системы SQPECT значительно улучшит управление бизнес-процессами в любой компании и увеличит ее эффективность буквально за первый месяц использования.