6 признаков, что логистика в вашей компании буксует, и как это исправить

Как понять, что логистическое направление компании работает неэффективно и создает дополнительные расходы? СЕО компании Infinium Денис Зеленский рассказал «Про бизнес» о тревожных сигналах и способах их устранения.

— Прошлый год был одним из самых тяжелых для компаний, ключевые процессы которых завязаны на логистике. Последствия санкций и закрытых европейских границ затронули работу не только международных перевозчиков, но и местных ритейлеров, промышленных предприятий, сервисных центров, провайдеров 3PL и курьерских служб.

Бизнесу снова и снова приходится перестраивать логистические цепочки. В третьем квартале 2022 года импортные перевозки в Беларуси снизились на 27%, экспортные — выросли на 118%, а перевозки внутри страны — на 113%. Крупнейший ритейлер «Евроопт» 1 ноября 2022 года закрыл доставку для многих регионов Беларуси. Правда, уже 12 ноября полностью ее возобновил. В феврале 2023 года Польша приостановила оформление на пункте пропуска «Бобровники». На пути через соседнюю страну открытым для грузового транспорта остаются только «Кукурыки» («Козловичи»).

Спрос на качественную логистику и перевозки по-прежнему высокий, особенно на внутреннем рынке и восточном направлении. Заявок на перевозки в Россию, по данным биржи ATI.SU, за прошлый год стало больше на 34%, в Казахстан — на 50%. Собственные автопарки продолжают содержать все крупные белорусские производители: от кондитерских фабрик до мебельных холдингов.

Есть и совсем хорошие новости. В 2022 году, несмотря на санкции, уход брендов, сокращение ассортимента и незапланированные расходы на повышенный рекламный налог, «в двузначных цифрах» вырос рынок белорусского e-commerce. Интернет-торговля и доставка по-прежнему востребованы.

Словом, даже в непростые времена можно увеличить прибыль. Но деньги могут «утекать» не только из-за внешних факторов, но и неэффективной организации внутренних процессов. Как понять, что в вашей логистике есть что улучшить?

Признак 1. Водители постоянно опаздывают

Работа перевозчиков, особенно служб доставок, сильно усложнилась еще со времен пандемии. Скорости растут, конкуренция — за минуты. Доставка товара со склада или распределительного центра получателю («последняя миля») в течение 24 часов — это теперь слишком долго. В таких условиях опоздания курьеров — непозволительная роскошь.

Решения:

1. Разработать регламент перевозок/доставки. Если вы пренебрегаете автоматизацией, могут помочь правила и регламенты, исполнение которых вы сможете поддерживать вручную. Как минимум:

• принципы и правила составления графика;
• нормы нагрузки для каждого водителя;
• нормы нагрузки для каждого транспортного средства;
• ответственность за опоздания;
• система отображения информации о факте выполнения доставки;
• система нотификации при отклонении от маршрута.

2. Начинать доставку только тогда, когда документальная подготовка к ней завершилась. Это убережет водителя от непредвиденных отклонений от маршрута, связанных с тем, что клиент поменял время или состав заказа.
3. Внедрить систему оптимальной маршрутизации, которая организует экономию времени развоза, перебирая тысячи комбинаций и учитывая десятки показателей: скоростные потоки, приоритетность клиентов, время на обслуживание и др.

Признак 2. Логисты перегружены

Логист обычно собирает заказы до определенного срока, ведь нуждается во времени, чтобы их обработать. У него всегда есть предельное количество заказов и маршрутов, которое он в состоянии реализовать. Но даже не на пределе возможностей трудно избежать ошибок и просчетов. Что если логист не удержит в голове особенности подъезда к каждому складу, магазину или жилому дому? Или неправильно подберет автомобиль под габариты груза? Или отправит по одному адресу несколько машин, хотя достаточно было одной? Такие ошибки создают затраты на топливе, времени, количестве машин.

Решения:

1. Назначить ответственных за разные регионы. При таком подходе логисты будут накапливать экспертность в закрепленных за ними зонах и понимать специфику работы в каждой из них: где бывают пробки, по какой улице лучше не пускать ТС и др.
2. Распределить функции экспедитора/оператора/логиста между разными специалистами, а не вверять все одному человеку.
3. Внедрить ПО и оптимизировать штат. TMS-системы автоматизируют обмен информацией между отделом продаж, бухгалтерией, логистами и водителями/курьерами. Модуль маршрутизации, который правдиво показывает ситуацию на дороге и строит максимально нагруженные и, в то же время, выполнимые маршруты. Автоматизированные системы не заменяют логистов, а ускоряют их работу и помогают обрабатывать большее число заказов усилиями того же штата. С их помощью можно сократить штат и затраты на фонд оплаты труда, ведь ручные операции занимают до 90% рабочего времени логиста.
4. Расширить штат, если автоматизация вам не подходит. Создание новых рабочих мест потребует дополнительных расходов, но компенсируется увеличением прибыли. В этом случае не обойтись без:

• Карты бизнес-процессов, на которой визуализированы действия каждого сотрудника и временные интервалы их выполнения. Она нужна, чтобы одной и той же операцией не занимались несколько человек.

• Должностных профилей (не путать с должностными инструкциями), в которых прописаны требования к знаниям, умениям, навыкам и личностным качествам специалистов. Они создаются, чтобы анализировать выполняемую работу и подбирать людей, которые могли бы справиться с ней наиболее эффективно.
• Внятных KPI, которые показывают результативность работы специалистов и фокусируют их действия в нужном для бизнеса направлении.

Признак 3. Машины недозагружены

Логисты зачастую ограничиваются сведением таких параметров, как ширина, высота, глубина, вес груза и грузоподъемность транспорта. В результате машины нередко ездят полупустыми, а на складах хранятся остатки, которые не вошли в кузов. Бизнес теряет на этом немало: нужно оплатить сверхурочные по дополнительным внеплановым отгрузкам, лишний раз «прогнать» машины по тем же точкам доставки, предварительно заправив их «лишним» горючим.

Решения:

1. Дооборудовать автомобили секциями, которые помогут максимально задействовать пространство кузова. Пример — компании, которые занимаются доставкой бутилированной воды. Им важно организовать место для перемещения по кузову и одновременно вместить в него как можно больше бутылей. Именно секции и решают эту задачу.
2. Составлять автопарк из транспорта разных видов для разного типа грузов. Так груз весом всего в тонну не придется доставлять пятитонником — можно будет взять более подходящую по размерам машину.
3. Учитывать особенности транспорта, груза и других переменных в специальных программах, например, сроки хранения груза, особенности упаковки, температурный режим перевозки. Это поможет оптимизировать общий пробег каждого ТС и в перспективе — срок его эксплуатации.

Признак 4. Плохое состояние автопарка требует допрасходов

Часто транспортные компании устанавливают нормы расхода топлива, но есть факторы, из-за которых эти нормы превышаются. Среди них — чрезмерный пережог топлива. Только на этом можно потерять сотни тысяч долларов в год. Серьезный удар по рентабельности наносят и регулярные поломки автомобилей в дороге. Особенно если они нагружены скоропортящимися продуктами. С потерями, выраженными как в деньгах, так и в негативных отзывах клиентов, будет непросто смириться.

Решения:

1. Планировать техобслуживание автопарка, не пренебрегать коэффициентом технической готовности автопарка и вовремя продавать «антиквариат». Можно ввести в работу реестр техобслуживания и учета неисправностей. Это база данных, в которой видно, что и когда сломалось. Идеально, если у водителей есть доступ для внесения данных, чтобы механику не приходилось держать все в голове. Своевременно замененная запчасть стоимостью в 200 долларов предотвратит не только в десять раз большие затраты на ремонт и выплату неустойки, но и юридические риски.
2. Эксплуатировать транспорт на безопасных и экономичных передачах. Если автомобиль используется не для удовольствия, а для заработка, важно, как именно едет водитель и какие затраты создает. Например, износ покрышек на скорости 90 км/ч происходит в 2 раза интенсивнее, чем на скорости 60 км/ч.
3. Внедрить софт со специальным интерфейсом, который показывает, как водитель манипулирует ТС: какой у него стиль вождения и что он делает не так.

Признак 5. Накладные содержат ошибки, теряются и подолгу согласовываются

Бумажные оригиналы порой передаются между отделами неделями, а иногда и вовсе пропадают без следа. Информация из них переносится вручную. Уточнения перетекают в телефонные переговоры или длительную переписку специалистов различных подразделений. Все это приводит к ошибкам в управленческом и бухгалтерском учете.

Решение:

1. Ввести электронный документооборот. Это избавит от необходимости портить бумагу и застрахует от утери важных данных. Документацию можно хранить внутри специальной системы или хотя бы на облаке: так упрощается поиск файлов и управление ими. Выигрывают все:

• руководители, которые могут отслеживать историю создания и редактирования накладных и маршрутных заданий;
• логисты, которым не нужно переносить сведения из файл в файл, набирая их на клавиатуре;

• водители, которым вместо кипы документов достаточно брать с собой планшет или смартфон.

2. Связать систему для сбора и обработки заказов с системой маршрутизации и бухгалтерской программой. Тогда все накладные и маршрутные задания будут в централизованном доступе у всех задействованных специалистов.

Признак 6. Водители слишком часто ошибаются

«Где вы?», «Как дела?», «Что с грузом?» — каждый водитель слышит это по телефону много раз на день. Обычное дело, когда звонки сопровождаются спешкой, путаницей и сверхнапряженным графиком. Неравномерная нагрузка водителей рейсами плохо отражается на их мотивации и атмосфере в коллективе. Хуже того — приводит к нарушениям ПДД и происшествиям на дорогах. Стресс и усталость одного перевозчика имеют последствия для всей компании.

Решения:

1. Заменить телефонное общение на переписку. Для начала будет достаточно обычных мессенджеров, но можно пойти дальше и внедрить специальные приложения для водителей. Раньше, когда возникали трудности с грузом на складе или с посылкой для клиента, курьеру нужно было позвонить. Сегодня достаточно отправить фото.
2. Отслеживать местоположение ТС и обстановку на дороге онлайн с помощью систем спутникового или хотя бы GPS-мониторинга, получать автоуведомления об отгрузках.
3. Оценивать KPI водителей и автоматически распределять нагрузку между ними. Учитывайте качество вождения, выработку часов, количество выполненных заказов и принесенную прибыль ― даже ручной учет этих показателей будет полезен
4. Использовать ПО, в котором точки доставки автоматически «отбиваются» сами по мере приезда водителя по адресу, а логисту приходят уведомления о факте завершения заказа или предполагаемом опоздании, чтобы его предотвратить.