Войти
  • 1,94 USD 1,9405 0
  • 2,33 EUR 2,3295 +0,0033
  • 3,34 100 RUB 3,3389 +0,0016

Всего 2 логиста на доставки по всей стране. Компания «Смартон» делится опытом внедрения GPS-контроля

Юрий Шило, «Смартон»

«Про бизнес.» и компания «БелТрансСпутник» (разработка, внедрение и сопровождение аналитической системы GPS-мониторинга транспорта и контроля сотрудников «Диспетчер» и связанных с ней мобильных приложений на Android и IOS платформах) запускают серию материалов о том, как повысить эффективность бизнеса, внедряя современные и простые технологии контроля за ресурсами компании. Эксперты «БелТрансСпутник» и его клиенты поделятся полезными кейсами из практики. Они расскажут, как внедряются системы спутникового мониторинга, с какими трудностями при этом бизнес сталкивается, какие результаты это приносит. Любое изменение часто встречает сопротивление персонала. Герои историй поделятся опытом, как справлялись с этим фактором.

Первый материал — от компании «Смартон». Юрий Шило, начальник управления транспортной логистики рассказывает, как его компания шла к автоматизации системы логистики. В результате это позволило не только сэкономить ресурсы, но и найти новые резервы эффективности.

— Компания «Смартон» — ведущий импортер и дистрибьютор канцелярских и офисных товаров в Беларуси, входит в группу компаний «Белкантон», которая основана в 1994 году и объединяет ряд организаций, осуществляющих деятельность в таких сферах бизнеса, как оптовые и корпоративные продажи канцелярских товаров и офисной техники, производство сувенирной продукции, экспедиционные и транспортные услуги. Мы являемся дистрибьютором более 70 мировых брендов, ежегодно обслуживаем 17+ тыс. клиентов.

По мере роста бизнеса — сейчас у нас работают более 300 сотрудников — наша компания внедрила программу GPS-мониторинга от компании «БелТрансСпутник». Сервис позволяет контролировать движение транспорта, автоматически строит оптимальные маршруты доставки, с учетом времени загрузки автомобилей, приоритетности конкретного заказа, загрузки дорог по времени следования и массы других параметров. Все это помогает нам совершенствовать сервис, экономит средства, оптимизирует бизнес-процессы. Расскажу подробнее, как благодаря этому наш бизнес стал работать с большей эффективностью.

Для чего нужно планировать и рассчитывать маршруты

Когда компания только начинала бизнес, все планирование заказов, расчет маршрутов и их доставки происходило в ручном режиме в таблицах Excel. Но тогда у нас было 3−5 машин, поэтому много времени такая работа не занимала.

По мере роста бизнеса нужно было совершенствовать транспортную логистику. В 1999 наша компания открыла подразделение в Могилеве. В 2000 мы уже работали во всех областных центрах страны. Затем мы вышли на рынок соседних стран и ЕС: открылись представительства в России, Украине, распределительный склад в Литве.

Соответственно, год от года наши потребности увеличивались, и возникла острая необходимость в совершенствовании логистики, особенно в областных центрах. И в 2006 мы стали пользоваться другой программой, которая составляла маршруты, рассчитывала оптимальную загрузку автомобиля, исходя из объема, количества, направления доставки. Спустя какое-то время оказалось, что это ПО не совсем соответствовало нашим требованиям. Это был простой планировщик, после которого постоянно приходилось «дорабатывать» распределение заказов в ручном режиме.

Например, та программа не могла рассчитывать загрузку кузова автомобиля одновременно по двум показателям: тоннажу и объему. После того как она обрабатывала информацию о заказах, мы получали перегруз автомобиля по массе груза. Наши логисты уже после обработки в планировщике маршрута «вручную» определяли самостоятельно, что товар «не войдет» в автомобиль. И затем приходилось все дорабатывать в Excel.

 Фото: Юрий Шило, «Сматрон»
Фото: Юрий Шило, «Смартон»

Очень часто после расчета программой маршрута выяснялось, что мы не можем доставить два заказа одному клиенту одним автомобилем, одним рейсом. Программа делила доставку на два разных автомобиля.

Машинам приходилось ездить к клиентам «гуськом»: одна за одной.

Логистам и диспетчерам приходилось перепроверять каждый маршрут после планировщика. Вплоть до того, что брали в руки бумажную карту города и смотрели: сначала машина пойдет на Немигу, дальше в Сухарево… То есть приходилось выстраивать цепочку доставки вручную. Конечно, это тормозило развитие наших процессов.

Сначала в тестовом режиме запустили программу GPS-мониторинга движения транспорта «БелТрансСпутник» в Гродно, Витебске, Бресте. Результаты были хорошими:

  • Сократились топливные затраты компании: при одних и тех же точках доставки, одном и том же объеме работ пробеги упали. В среднем по подсчетам наших экономистов эта экономия достигла 23% уже в первом квартале после внедрения системы
  • Более рационально стал использоваться транспорт: тот же объем доставок осуществляется меньшим количеством машин, а те машины, что стали свободными после такой приятной экономии ресурсов — были перенаправлены в другие регионы, а это охват новых территорий
  • Водители ощутимо для руководства стали более дисциплинированы: вовремя приезжают, не халтурят, не занимаются личными делами в рабочее время, т.к. замотивированы и знают, что мы точно знаем, где они

Затем мы внедрили эту программу для GPS-мониторинга транспорта во всей нашей компании и начали активно использовать встроенный в нее модуль «Логистика».

Юрий Шило, «Смартон»

Сегодня в нашем автопарке более тридцати автомобилей грузоподъемностью от полутоны и до двадцати тонн. Мы успешно «закрываем» территорию Беларуси своей доставкой. Также используем автопарк для забора нашей продукции, например, в случае возвратов/брака. То есть работаем как с исходящим потоком грузов, так и с входящим. Безусловно, наладить и оптимизировать работу, повысить ее эффективность помогает программа по мониторингу, логистике «БелТрансСпутник».

Как построена система доставки в нашей компании

«Сердце» логистического планирования всех заказов — для доставки и по столице, и в регионах, находится в офисе в Минске.

Распределение маршрутов происходит интегрировано через выгрузку всей информации о заказе на предстоящий день из сервисов 1С, с которыми работает наша компания — в систему «БелТрансСпутник». Основные параметры, которыми мы пользуемся в логистическом модуле системы:

  • Объем загрузки товара со склада — в кузов каждой машины
  • Вес (тоннаж) доставляемой продукции
  • Время, необходимое на то, чтобы осуществить загрузку каждой машины
  • Время выезда со склада
  • Время разгрузки у клиента
  • Выстраивание оптимального маршрута для каждой машины, исходя из информации о пунктах доставки
  • Местонахождение машины в каждом пункте заказа, с учетом загрузки дорог, пробок. Если выявляется, например, что дорога перекопана, маршрут переформируется. Главный администратор может вносить пометки во время маршрута
  • Приоритетность. Например, заказчик может попросить доставить заказ в течение нескольких часов

На выходе мы получаем задание на перевозку водителю, с учетом всех пробок, срочности и приоритетности доставки.

Фото: Юрий Шило, «Смартон»

Как формируются заказы и планируются маршруты

Представим ситуацию. Утром в отдел продаж нашей компании поступает заказ от клиента из Минска — через электронную почту, по входящему звонку менеджеру и т.д., любым способом.

После этого сотрудник формирует заказ и резервирует его на наших складах в Минске или регионах через 1С.

Тут же работники склада уже знают, что должны гарантированно «собрать» заказ сегодня или в другое указанное время. Чтобы затем товары можно было загрузить в машину и доставить клиенту.

После маршрутизации заказов водителю выдается задание по очередности доставки заказов, с учетом временных ограничений и други параметров.

А формируется очередность доставки заказов по параметрам в системе «БелТрансСпутник» после импорта данных из 1С.

Мы видим необходимый объем, вес, количество, приоритетность доставки для клиентов. То есть программа учитывает параметры, о которых я говорил выше. При этом программа автоматически формирует оптимальный маршрут.

Дмитрий Кузьмич, «БелТрансСпутник»
Фото: Дмитрий Кузьмич, «БелТрансСпутник»

Каждый день система обрабатывает около 700 адресов, которые необходимы для формирования задания на перевозку и доставку товара.

Как происходит загрузка заказа и доставка

Приведу пример, как в нашей компании начинается утро. В 8:00 наши водители начинают загрузку товара со складов, в том числе с региональных. Информацию, какой объем товара надо отправить на утро, по какому маршруту мы знаем уже с вечера для каждой машины. Работники склада заранее распределяют заказы в порядке разгрузки: в кузове водителя товар, который будет доставлен первым, лежит сверху, или ближе к двери для сокращения времени разгрузки.

В 8:30 водитель с полным пакетом документов начинает движение по сформированному в программе маршруту.

В течение дня наши диспетчеры и логисты работают с планами и заданиями водителей: «ведут» автомобили. Контролируют их местоположение, информируют клиентов о предстоящей доставке. Наблюдают через модуль «Логистика» за тем, когда был доставлен товар, было ли отклонение от графика, проблемы. Если клиент по какой-то причине не готов принять заказ, мы можем обработать его повторно. И товар будет доставлен в тот день и время, когда это будет удобно.

Есть время доставки запланированное, а есть фактическое. Система формирует отчет-сравнение плана с фактом. Как правило, отклонения небольшие. И основная причина — это форс-мажоры, например, пятничные дни, когда люди едут на дачу из города, пробки из-за аварий, ремонтов дорог и путепроводов.

Склад «Смартон» (г. Минск) Фото: Дмитрий Кузьмич, «БелТрансСпутник»
Склад «Смартон» (Минск). Фото: Дмитрий Кузьмич, «БелТрансСпутник»

Как построена работа в регионах. Доставка в регионы осуществляется с распределительных складов, которые находятся в каждом областном городе:

  • Товар на эти распределительные склады поступает с минского склада — едет напрямую «кроссовым автомобилем» (машина грузоподъемностью 20 тонн, которая занимается снабжением наших распределительных складов)
  • Кроме того, на распределительных складах всегда есть «ходовой», востребованный товар. Для того, чтобы при необходимости мы могли оперативно привезти его клиенту, не дожидаясь приезда машины с минского склада. При составлении маршрутов это учитывается.

Какие результаты нам принесла такая система работы

Как видите, мы работаем в системе «БелТрансСпутник» уже много лет.И вот какие результаты это дает нашему бизнесу:

Уход от «ручной» работы. Сегодня в штате компании всего 2 логиста. Один специалист занимается планированием по Минску и Минской области. Второй работает с регионами.

Если вернуться лет на 6−7 назад, то для выполнения такого объема работы понадобилось бы человек шесть.

Естественно, на такое планирование маршрутов нашим специалистам нужно меньше времени.

Фото: Дмитрий Кузьмич, «БелТрансСпутник»
Фото: Юрий Шило, «Смартон»

Рациональное планирование маршрутов. Сегодня к одному клиенту приезжает один водитель. Нет случаев, чтобы заказ для одного клиента делился на 2 части и доставлялся двумя машинами.

Если раньше водители возвращались за полночь, то сейчас примерно в 17:00 они уже едут из рейса.

Гарантированная доставка. Доставка по территории Беларуси осуществляется максимум в течение 48 часов. Если клиент находится в Минске, то мы можем гарантировать доставку в течение 24 часов. Наша компания постоянно стремится к совершенствованию сервиса. И такие сроки доставки — наше конкурентное преимущество. Мы завоевываем лояльность клиентов.

Обслуживание дальних населенных пунктов. Областные города и крупные райцентры — это основные наши направления в регионах. Но мы в принципе обслуживаем все населенные пункты страны. Включая дальние уголки, куда наши конкуренты даже не доезжают.

Нет такого места на карте, чтобы в логистическом модуле системы «БелТрансСпутник»  оно не нашлось на карте: в программе используются карты государственного предприятия «Белгеодезия», поэтому обновления происходят оперативно. Я даже не буду приводить в пример дальние регионы: несколько лет назад, когда в Минске строили мост на улице Кальварийской, компания была первой, кто нанес этот объект на свои карты.


Валуй Николай Начальник отдела программных разработок
Николай Валуй
Начальник отдела программных разработок «БелТрансСпутник»

— Со специалистами предприятия «Белгеодезия» мы на расстоянии телефонного звонка. Все обновления на картах и корректировки маршрутов осуществляются «день в день».

Отмечу также, что в компании «БелТрансСпутник» каждого клиента-пользователя сопровождает персональный менеджер. Эти сотрудники постоянно обрабатывают массу обратной связи от клиентов, отвечают на их вопросы по работе с системой GPS-мониторинга, занимаются обучением новых пользователей, информируют обо всех изменениях, новинках системы. Так, например, в середине марта была получена информация о том, что Министерство транспорта вводит временные сезонные ограничения по нагрузкам на оси транспортных средств на белорусских дорогах. Уже другие сотрудники, отвечающие за развитие системы, уточнили эту информацию в подразделении Минтранса — «Белдорцентре». Буквально день в день эти данные в виде информационного слоя были получены и оперативно включены в систему. Аналогичные ситуации были и с картами платных дорог BelToll, когда были добавлены новые участки.

Сколько времени «Смартон» привыкал к работе с системой мониторинга

С точки зрения руководителя, все изменения, которые проводятся в компании, должны развивать бизнес. Но многие работники воспринимают нововведения отрицательно. Вплоть до того, что считают — работодатель ущемляет их права. Это, как известно, связано с выходом из зоны комфорта.

Когда мы внедряли систему «БелТрансСпутник», в компании, конечно, был переломный момент. Специалисты, которые привыкли работать «на коленке» и на листочке бумаги, восприняли инновации в штыки. Кого-то пришлось обучать, кто-то покинул нашу компанию. А кто-то, наоборот, пришел. Но я бы не сказал, что это серьезная проблема: чтобы перестроиться, нам понадобилось 1,5−2 месяца. В программе простой и удобный интерфейс, чтобы привыкнуть к работе в ней, много времени не нужно. Плюс ко всему персональные менеджеры не забывают о нас. Обучают и рассказывают про новые функции. Говорят про некоторые «внеэфирные» подозрительные моменты, связанные с работой водителей и попытками противодействия работы GPS-системы. Очень чувствуется забота и поддержка.

Поэтому я бы посоветовал и руководителям, и сотрудникам относиться к переменам с пониманием. Чтобы выстроить конкурентный бизнес, сегодня необходимо внедрять инновации, автоматизировать процессы, постоянно думать над улучшениями. Это уже неизбежно.

Система GPS-мониторинга: мода или действительно нужный инструмент анализа

Безусловно, руководителям важны показатели, и система выдает им нужную аналитику. На основе этих данных руководитель держит всех «в тонусе». Для диспетчеров, для логистов — это рабочий инструмент. Это как для бухгалтеров 1С, для юристов — справочные правовые системы, а для таксистов — навигаторы.

К слову, мы ведь не ограничиваемся банальным контролем водителей: где был, сколько проехал, сколько топлива потратил! Хотя такое и было в самом начале, при самом первом ознакомлении и работе с «БелТрансСпутник». При первом шаге по внедрению во все наши бизнес-процессы. Вместе с ростом наших потребностей в логистике и автоматизации росли и наши запросы от системы GPS-мониторинга.

В ближайших планах — освоение уже мобильных технологий. Это даст еще больший эффект в плане оперативности реагирования на запросы по доставкам.

Подпишитесь и читайте нас в Facebook!

Подписывайтесь на наш канал в Telegram!
telegram.me/probusiness_io

Комментарии

Войдите, чтобы оставить комментарий

Платный контент

20170626