«Смертельный тайм-менеджмент»: как научиться не откладывать важные дела на потом

Откладывание дел «на потом» — это то, что затормозило не один проект и даже не один бизнес. И справиться с этим для многих целая проблема. О том, как бороться с прокрастинацией — привычкой откладывать важные дела — расскажут соучредители и тренеры Международного центра «Вектор Роста» Мария Демидюк и Александр Янкелевич.

— Существует огромное количество тренингов и рекомендаций по эффективному управлению временем, планированию, расстановке приоритетов и так далее. Однако волшебной таблетки, которая позволяла бы сделать все, сразу, легко, с удовольствием, уложившись в сроки, так никто и не сформулировал. Нельзя сказать, что все техники и методы, которые есть сейчас в сегменте управления временем, не работают. Они-то работают, но не для всех и не всегда.

Мы сами находимся в интересной позиции. С одной стороны, мы руководители тренингового центра. У нас есть индивидуальные клиенты, мы собираем и проводим тренинги, обучаемся сами, создаем новые продукты — и на это нужно выделять время и планировать его.

С другой стороны, мы психологи. И нам интересно, как устроен и работает наш внутренний мир. Почему иногда дела спорятся и все получается, а иногда пыхтишь, планируешь, расставляешь приоритеты — и все равно ничего не выходит.

В какой-то момент мы решили начать анализировать, в чем же дело. Так родился наш собственный подход к управлению временем, который мы назвали «Смертельный тайм-менеджмент.»

Мы обнаружили, что не важно, знаете ли вы принцип Парето, как эффективно вы дробите слона на кусочки и заполняете матрицы Эйзенхауэра. Если деятельность не связана с вашими ценностями и смыслом — она не будет эффективной.

А если связана — тогда все техники тайм-менеджмента сами собой складываются в эффективную систему.

И конечно, важный вопрос: как осознать, что же для меня действительно важно, в чем глубинный смысл всей моей деятельности. Быстро ответить на этот вопрос вряд ли получится. Мы остановимся на двух больших аспектах в управлении временем, которые нам кажутся важными:

• Вопрос прокрастинации
• Вопрос поглотителей времени (читай — осознанности, куда утекает рабочий день и куда утекает жизнь)

О причинах прокрастинации

Прокрастинация (с англ. промедление) — это феномен откладывания важных дел «на потом». Кроме конкретного невыполнения задач, для самого человека такое состояние отягощается неприятными чувствами тревоги и вины перед самим собой либо перед командой. Прокрастинацию не стоит путать с отдыхом, который необходим нам для продуктивной деятельности. Прокрастинация — это что-то между. Мы и не работаем, и не отдыхаем, а сверху еще и испытываем чувство вины. Неприятный букет.

Разумеется, у прокрастинации есть свои причины, и если вы хотите сделать что-то со своей продуктивностью в долговременной перспективе, вам важно их понимать. Чаще всего над этими причинами работают с психологом или коучем, но иногда достаточно честного самоанализа.

Основываясь на практике, мы выявили следующие причины прокрастинации:

1. Моя деятельность не соответствует моим внутренним предпочтениям. Иными словами, я просто не хочу делать то, что якобы необходимо.

В этом случае прокрастинация выступает эдаким внутренним «протестом» против того, что я трачу жизнь на то, что мне не нужно. Нельзя однозначно сказать, что в таком случае прокрастинация неоправданна. Возможно, если прислушаться к ее голосу, станет более понятно, чем же я на самом деле хочу заниматься, и найти правильное место для себя.

Для того, чтобы помочь себе сдвинуться с мертвой точки, важно быть в контакте с ценностями, которые стоят за текущей деятельностью, соединить отдельную задачу с целым. Например, я могу неделями откладывать настройку рекламы в Google, потому что для меня это нудная деятельность, но если мне удастся соединить ее с тем, что я благодаря этой рекламе получу — есть шанс, что дело пойдет легче.

2. Деятельность выглядит бессмысленной. Это разновидность первого пункта. Человек — существо, которое ищет смысл во всем. Если я ощущаю свой труд бесполезным, то мотивации взяться неоткуда. Если же я вижу смысл своей работы, иногда даже в глобальной перспективе, это придает сил.

3. Страх неудачи. Распространенная причина промедления перед важным делом — изначальная уверенность в том, что дело не выстрелит, и страх в связи с этим. Это чаще всего из детства: похоже, что такому человеку не очень разрешали ошибаться. Либо за ошибками следовали какие-то неприятные санкции и последствия. Такие, что во взрослом возрасте и пробовать не хочется.

Здесь важно осознать, что если не пробовать, вероятность проиграть — 100%, а при любой попытке — уже меньше 100%.

Другое направление внутренней работы — осознать, каких именно последствий я боюсь. Что может случиться? Как именно меня накажут за то, что я потерпел неудачу? Может быть, это станет для меня позором. А может быть, я рискую прослыть неудачником. Может, я привык не высовываться. Вариантов масса, и важно их осознавать — тогда можно работать с ними, а не тщетно пытаться заставить себя работать.

4. Страх удачи. Парадоксально, но причиной промедления может быть и страх того, что то, что я запланировал сделать, вдруг реализуется. Многие из нас боятся стать успешными. Удачный проект может заставить нас отказаться от зоны комфорта, взять на себя больше ответственности, стать заметным.

Успешно выполненная задача может показать мне, что я чего-то стою, и тогда я не смогу больше ныть на тему того, что у меня ничего не выходит.

А может быть, я боюсь зависти.

5. Перфекционизм. Наследство со времен школы. «Если что-то делаешь, делай это идеально». Неплохое в сущности послание оборачивается для многих параличом, неспособностью сделать что-то хотя бы «достаточно хорошо». У таких людей часто развит внутренний критик, который оценивает их работу похлеще любого внешнего оценщика. И задобрить этого критика не так просто.

Как вернуть мотивацию

Это лишь несколько причин, но и они показывают, что прокрастинация — это не просто блажь, которую можно побороть силой воли, а иногда довольно системное расстройство, с которым нужно работать психологу. Но что делать, если задача стоит прямо сейчас, ее нужно делать, и нет времени глубоко разбираться?

Существует несколько простых ситуативных методов вернуть себе мотивацию, хотя бы на непродолжительный период времени.

1. Не делать ничего

Первый парадоксальный метод заключается в том, чтобы, отбросив попытки себя насильно мотивировать и ругать, просто сесть и не делать ничего хотя бы 10 минут. Это не так просто. Это сложно. Нашему мозгу нужны задачи. Если мы не делаем ничего, просто сидим, не медитируем, не отслеживаем дыхание, не смотрим в монитор, ни с кем не говорим, не слушаем музыку — мозг начинает невыносимо хотеть получить порцию информации и деятельности. Он начинает молить нас о том, чтобы мы чем-то занялись. Даже той работой, от которой мы воротили нос 15 минут назад.

2. Техника 2 минут

Установите себе таймер и пообещайте, что то дело, которое вам нужно сделать, вы будете делать 2 минуты. Не меньше, но и не больше. И садитесь его выполнять. 2 минуты — ничто. Однако это попытка обмануть свой мозг, получить необходимую «инерцию», вовлечься в дело. Если вы не почувствовали прилив энергии, смело заканчивайте дело через 2 минуты, и возвращайтесь к нему позже. Вы и так сделали больше, чем ноль. Если же вы почувствовали любопытство и желание разобраться, поддайтесь этому импульсу.

3. Техника микрорешений

И третья техника — техника микрорешений. Она, как и предыдущая, помогает получить необходимую инерцию, помогает встать нашей психике на новые рельсы, испытать потоковое состояние.

Мы боимся огромных дел. Но что если поделить дело на сверхмаленькие кусочки? Например, я хочу заняться физкультурой. Я гарантирую сам себе, что буду отжиматься один раз в день. Что такое одно отжимание? С одной стороны — сущий пустяк. С другой — это больше, чем ноль отжиманий. И делая одно, можно сделать и два, и три, и даже 10, раз уж начал. Но это уже будет переработка, за которую я могу себя похвалить. При таком подходе нет оснований себя ругать, вот что важно. Если я хочу писать, то почему бы мне не писать обязательные 50 слов в день? Это совсем мало, но больше чем ноль, и я могу сильно вовлечься в процесс. Или читать ровно одну страницу полезной книги в день. Или учить одно слово иностранного языка.

Таким образом, с прокрастинацией можно разбираться системно, анализируя свою деятельность на предмет смысла и ценностей, находя в себе ограничивающие убеждения и позволяя себе выходить из зоны комфорта. А можно использовать быстрые методы решения.

Поглотители времени

Тема прокрастинации напрямую связана с тем, что в тайм-менеджменте называют «поглотителями времени».

В целом любое наше действие и бездействие поглощает время. Даже осмысленное действие.

Но в контексте управления временем и повышения эффективности нас интересует деятельность, которая:

• Не приносит удовольствия от реализации цели
• Основная задача которой «убить время»

Важно отметить, что нельзя составить универсального списка поглотителей времени и запретить всем делать что-то из него. Для кого-то условно мытье посуды — это поглотитель. Оно не приносит удовольствия и его основная задача не столько вымыть посуду, сколько «не звонить этому клиенту, я же пока занят». А для кого-то мытье посуды — способ расслабиться, отвлечься, отправить мысли в творческое путешествие и придумать новую идею.

Из нашего опыта мы можем выделить следующие более или менее универсальные поглотители времени:

• Интернет (серфинг, новостные сайты, социальные сети, почта)
• Телевизор (передачи, сериалы)
• Дорога: посчитайте, сколько времени вы проводите за рулем или в транспорте)
• Неумение планировать. Неожиданно, но неэффективное планирование может сжирать огромную часть времени. Так что действительно полезно планировать свой день или проект заранее, собирая в одном месте похожие дела или встречи
• Неполноценный сон. Но спать меньше не равно работать больше! Если вы не выспались — вы не просто уставший, вашему мозгу сложнее сфокусироваться, сложнее принимать решения, сложнее действовать быстро в неожиданных ситуациях
• Неумение сказать «нет» Учитесь отказывать и не тратить свое время на те дела, которые не согласованы с вашими ценностями и целями. Вовремя сказанное «нет» может сэкономить огромное количество не только времени, но и сил
• Работа, которая не согласована с вашими ценностями и смысловыми пластами

Есть много разных вариантов того, как выявить свои собственные поглотители времени. Повторим, для кого-то сериалы, например, это поглотитель. А для кого-то — способ учить новый язык (если вы смотрите их в оригинале).

Наш метод «глубинного бурения» для выявления своих поглотителей времени выглядит так: заведите таймер на 15 минут и в течение этих 15 минут пишите (или записывайте на диктофон) ответ на один только вопрос: «Как я убиваю свое время?». Позвольте себе записывать все, что приходит вам в голову.

Если ответы закончились, а время еще нет — глубоко вдохните, загляните внутрь себя и снова спросите: «Как я убиваю свое время?».

Что же делать с поглотителями времени?

Мы предлагаем заполнить табличку из своих поглотителей времени:

Но что важно — свято место пусто не бывает. Нельзя просто так взять и перестать тратить время на поглотители. Нужно найти им полноценную замену. Как это сделать?

• Отдельно составьте список дел, которые вам давно хочется сделать, но все «нет времени». Важно: эти дела должны быть согласованы с вашими ценностями, они должны быть нужны именно вам
• Теперь в табличку из поглотителей добавьте третью колонку — замените каждый поглотитель каким-то делом из этого полезного списка.
• Пусть эта табличка будет у вас всегда перед глазами. Переписывайте ее и обновляйте, но пусть теперь каждый поглотитель станет для вас триггером, запускающим полезное дело