25% экономии – как оптовая компания провела аудит отдела бухгалтерии

Бизнес, работающий в сфере оптовой и комиссионной торговли, решил выяснить, насколько эффективно организованы процессы в отделе бухгалтерии. О результатах рассказывает наш эксперт Ольга Иваненко, учредитель бухгалтерской компании «БизнесСтарт».

– Среди управленческих задач важнейшее место занимает сегодня оптимизация бизнес-процессов. Основная цель – найти варианты для сокращения затрат и возможности для повышения результативности работы.

Если оценка эффективности большинства подразделений не вызывает особых проблем, то с бухгалтерской службой все куда сложнее. Но если внимательно изучить ее работу, возможности для снижения издержек и повышения эффективности найти можно. Причем довольно значительные. Приведу пример аудита бухгалтерии, который мы провели для компании, работающей в сфере оптовой и комиссионной торговли металлом.

Потери времени

Результаты аудита вылились в 350-355 «лишних» часов в год:

1. Оказалось, что бухгалтерия предприятия не использует загрузку (из системы «Банк-Клиент») банковских выписок в 1С «Управление торговлей для Беларуси». Только на этой операции экономия составила бы около 80 часов в год.

2. Из-за недостатков автоматизации формирование отчета по дебиторской задолженности, подбор того или иного документа, а также определение сумм по конкретным сделкам занимали не менее 3 минут на каждую процедуру. Вам кажется, это всего ничего? За год набегает 240 часов.

3. В 1С «Заработная плата и управление персоналом для Беларуси» при начислении заработной платы сотруднику требовалось вручную выбирать подразделение предприятия, а также виды расходов (управленческие расходы либо расходы на реализацию). Мелочь? Набегает от 4 до 6 часов в год.

4. В системе автоматически не формировалась отчетность по ФОТ. Это выливается еще в 11-16 «лишних» часов.

5. Если бы была реализована возможность выгрузки заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в рамках ЕАЭС в программный продукт АРМ Плательщика, это позволило бы сэкономить еще не менее 13 часов.

Все эти недоработки (мелкие и незаметные, если брать каждую операцию в отдельности) выливаются в «лишние» $1 500 в год.Кроме того, развитие автоматизации бухгалтерии позволяет решить проблему с дефицитом рабочего времени.

Оценка стоимости сотрудников

Если отдельные компании в «тучные» годы были готовы переплачивать – сейчас многое изменилось. Переплачивать в условиях кризиса – непозволительная роскошь. Мы сравнили зарплату специалистов бухгалтерской службы компании с рыночными:

Таким образом, компания может сэкономить только на зарплатах сотрудников бухгалтерии $11 400 в год. С учетом расширения автоматизации, суммарная экономия составит около $13 тыс. – более 25% всех затрат на бухгалтерию.

Эффективность работы

Аудит выявил и другие возможности для оптимизации:

• Были обнаружены дублирующиеся задачи у сотрудников бухгалтерской службы
• Выявлено неэффективное использование рабочего времени
• Некоторые работники бухгалтерии и вовсе имели недостаточную квалификацию

По нашей оценке, при устранении выявленных ошибок бухгалтерская служба имеет хороший резерв и готова справиться с работой при увеличении выручки компании (т.е. нагрузки на бухгалтерию) на 15-20%.

Этот пример отлично показывает – когда бухгалтерия «выбивает» дополнительного сотрудника, руководителю необходимо разобраться, все ли внутренние резервы использованы эффективно. Возможно, автоматизация и простое перераспределение обязанностей между имеющимися бухгалтерами устранит проблемы с нехваткой кадров.