Менеджмент
27 января 2020Объединили Trello и Scrum-подход — вот как эта компания смогла выполнять задачи вовремя
Excel, Google, планировщик в CRM, специальные приложения: по мере развития бизнеса команды пробуют разные инструменты для управления проектами.
Ильдар Абдрашитов, ИТ-предприниматель, генеральный директор компании «СМАРТ АйТи солюшенс», делится опытом работы с популярной программой Trello (онлайн-доска для распределения и постановки задач, контроля их исполнения). Что придумала компания Ильдара, чтобы использовать Trello максимально эффективно? Читайте.
- На начальном этапе работы нашей компании я записывал свои задачи в ежедневник. Прошло немного времени, и я понял, что должен записывать туда не только свои, но и все задачи сотрудников.
Генеральный директор компании «СМАРТ АйТи солюшенс»
Эта мера не дала результата: задачи закрывались с просрочками либо не выполнялись в принципе. На фоне такого беспорядка происходил разрыв в коммуникациях: все были недовольны, перекладывали ответственность за просрочки друг на друга.
Ситуация усложнилась, когда мы подключили проектную деятельность. На старте проекта активность всегда взлетает по экспонентам: количество задач, персонала, транзакций, переговоров и прочего увеличивается в десятки раз. Пока я обдумывал сложившуюся ситуацию, ко мне пришел инсайт: нам нужна эффективная система управления! Профессионализма и высокого уровня мотивации сотрудников уже недостаточно.
Сейчас, конечно, про это я вспоминаю с улыбкой.
Работа «на коленках»
Для первого проекта мы создали Google-таблицу, в которой отслеживали ход выполнения задач (нажмите, чтобы увеличить):
Но мы быстро поняли, что такая система работы нам перестала подходить:
- Во-первых, не позволяет ограничить права доступа. Необходимо создавать отдельные файлы для каждого сотрудника
- Во-вторых, она не предполагает уведомлений о просрочках.
Несмотря на это, мы не стали внедрять новые инструменты в текущий проект, а решили продолжить использование Google-таблиц, завершая работу «на коленках».
Параллельно запустили еще одно направление - продажу ИT-оборудования, для которого набрали новую команду. Вопрос о систематизации необходимо было решить незамедлительно.
Как мы начали работать с Trello
На одном из тренингов я узнал о замечательных программах, которые реализуют подход канбан. Это метод управления, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками, потому что весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Этот принцип популяризировала Toyota в 1980-х для управления цепочками поставок.
Мы проанализировали существующие сервисы и выбрали для себя программу управления канбан-досками - Trello, которой остались довольны и используем ее до сих пор.
Преимущества этой программы:
1. Право создавать карточки (аналог офисной доски, на которую можно приклеивать разноцветные стикеры) (нажмите, чтобы увеличить):
Есть возможность создавать доски с различными правами для разных сотрудников.
2. Карточка позволяет делать описания, давать комментарии, составлять чек-листы и прикреплять различные файлы и ссылки:
3. Есть возможность объединения карточек в списки, группы:
Технология казалась удобной. Но я не понимал, как применить ее в нашей специфике ИТ-бизнеса. Мы попробовали разные системы досок и компоновки карточек внутри них, пока я не вспомнил о SCRUM - методе управления проектами, который используется для разработки программного обеспечения.
Именно этого пазла не хватало для того, чтобы картинка в моей голове сложилась.
Систематизация бизнес-процессов
Простой пример: по одному из проектов нам необходимо было распечатать на бумаге материал для заказчика на нескольких сотнях страниц. Я передал информацию о том, что нам нужен дополнительный картридж для принтера, своей помощнице, с просьбой заказать его и не уточнил при этом сроки.
В процессе печати документа выяснилось, что запасного картриджа нет, так как помощница заказала его со стандартной доставкой в течение нескольких дней.
Благодаря использованию программы Trello такая ситуация была бы невозможна, потому что под любое поручение в программе создается карточка «Задача», в которой необходимо установить срок исполнения. Если дедлайн не оговорили сразу, то при заполнении карточки перед специалистом встанет этот вопрос, и он вынужден будет уточнить недостающие данные. На сегодняшний момент все задачи, которые стоят перед сотрудниками нашей компании, выполняются точно в срок.
Важно акцентировать внимание сотрудников на том, что Trello - это в первую очередь инструмент для их работы, а уже потом средство контроля для руководителя.
Мы сделали электронную доску для каждого сотрудника. Карточки на доске собрали в такие списки:
«Задачи» - это список, к выполнению которого еще не приступили. Например: я хочу открыть в банке возобновляемую кредитную линию, но понимаю, что это не срочный вопрос:
- Я помещаю карточку в список «задачи», который является аналогом понятия «не забыть». В этом списке также находятся периодические задачи: проверка штрафов, отчеты для налоговой, оплата лизинга и прочее
- Прежде чем поставить задание в приоритетный список, необходимо проанализировать загрузку специалиста
«На неделю» - это задачи, необходимые к выполнению на этой неделе
«На сегодня» - задания к выполнению сегодня. Это что-то вроде спринта в SCRUM, то есть списка согласованных с командой работ
«Сделано» - список, который не требует объяснений.
Важно: задачу в этот список может переместить только руководитель
«Отменено» - список с наименьшим количеством карточек, так как сюда должны попадать отмененные задачи, находившиеся в процессе выполнения. Для того чтобы минимизировать их количество, необходимо тщательно взвешивать каждую задачу перед запуском ее в работу.
Что еще мы сделали?
Внедрение Trello в работу способствовало упорядочению бизнес-процессов. Но для повышения эффективности, уточнения задач нам необходимы были дополнительные инструменты.
Поэтому во время проекта или запуска нового направления мы вводим практику ежедневных брифов - по аналогии со SCRUM. Они представляют собой скайп-конференции с сотрудниками из разных городов. Совещания проходят исключительно по утрам и длятся не более 15 минут.
Важно: не растягивайте брифы по времени. Если вы не укладываетесь в тайминг, то слишком много внимания уделяете деталям.
На совещании вы должны говорить о задачах из списка, который обозначен в Trello «на сегодня»:
- Выполненные задачи переносятся в соответствующий раздел
- Для невыполненных выясняют причину, а затем производят управляющее воздействие.
Пройдитесь по списку «на неделю», возможно, там есть задачи, которые необходимо перенести «на сегодня». В качестве финального шага расставьте приоритеты в этом списке.
Еженедельные брифы. Если на текущий момент нет новых продуктов, то ежедневные брифы не нужны, проводите еженедельные. Такие конференции продолжаются от 30 до 60 минут, в зависимости от сложности проекта и количества участников. Если в брифе участвует более пяти сотрудников, то проводим его с руководителями направлений.
Все перемещения задач между списками должны происходить только на подобных совещаниях - для понимания текущей загрузки и расстановки приоритетов.
Выводы
На данный момент существует множество методологий и инструментов управления. Конечно, руководитель самостоятельно подбирает их исходя из задач, поставленных перед компанией.
Использование систем по методу управления канбан-досками эффективно для организаций, персонал которых не превышает ста человек.
Если же вы управляете крупной организацией, то, возможно, должны использовать более глубокую систему управления бизнес-процессами.
Советы по работе с Trello:
1. Используйте горячие клавиши, это сократит время вашей работы.
Например: клавишу D, чтобы добавить дату исполнения, или клавишу М для добавления других участников.2. Заносите в «избранное» те доски, которыми пользуетесь наиболее часто. Они везде отображаются первыми и будут доступны к просмотру на мобильном телефоне даже без сети.
3. Пользуйтесь строкой поиска, чтобы найти нужную вам информацию.
4. Используйте для упоминания человека «@логин сотрудника». Это позволит ему оперативно увидеть Ваш комментарий/вопрос.
5. Вводите цветные метки, которыми обозначайте конкретные задачи.