Максим Якубович протестил и оценил 3 программы по управлению проектами – и вот что выбрал

Программное обеспечение для управления проектами позволяет планировать задачи, составлять расписание, контролировать цены и управлять бюджетом, распределять ресурсы и управлять системой проектов. Таких продуктов насчитывается более 500. Наш эксперт, специалист по управлению проектами Максим Якубович около года назад сам столкнулся с выбором программы. В итоге он нашел подходящий для его компании продукт – и готов поделиться опытом.

— Чуть менее года назад, когда мы с партнером решились открыть свою компанию, встал вопрос о том, на каком программном продукте нам автоматизировать управление проектами. К выбору программы мы отнеслись очень серьезно. Остановились на одном из вариантов — уже практически год мы работаем с ним. И мне уже есть чем поделиться.

Мы оба понимали, что:

• Управлять проектом в Excel будет крайне трудозатратно с точки зрения перепланирования проекта и сбора данных о потраченном на задачи проекта времени
• Решение на MS Project Server для нас оказалось слишком дорого — как с точки зрения первоначальных инвестиций, так и с точки зрения затрат на поддержку решения

На меня легла задача выбора программного продукта. Так как я имел опыт работы с MS Project Server в течение 10 лет, опыт внедрения этой программы в четырех компаниях, то я достаточно хорошо себе представлял, что должна уметь делать программа для управления проектами. Но этого оказалось мало, т.к. мне нужно было понять, какие методологии или подходы к управлению проектами нам понадобятся. В итоге мы решили, что на большинстве проектов мы будем использовать некоторые процессы PMBOK (свод знаний по управлению проектами), но на ряде проектов попробуем Scrum.

Требования к программному продукту

Нам нужен был продукт, который поддерживает как традиционные (или классические) методы и инструменты управления проектами (такие, как диаграмма Ганта, сетевой график), так и процессы работы по Scrum.

Проанализировав, что есть из ПО для управления проектами на русском языке на рынке, я понял, что выбор у нас не богат. Несмотря на то, что в мире насчитывается около 500 программных продуктов, русскоязычных продуктов я насчитал лишь пару десятков. Некоторые из них я отбросил сразу — например, Мегаплан, Битрикс-24, т.к. считаю их продуктами для управления задачами, а не проектами.

В поле моего зрения попали 3 продукта, которые я все же решил сравнить с MS Project Server: Clarizen, Easy Projects и Адванта.

Почему я ограничил выбор только тремя продуктами? Потому что решил: если среди них мне ничего не подойдет, буду смотреть другие, а если подойдет — то от добра добра не ищут.

1. Я начал с требований, которые для нас были важны: нашел в Интернете информацию со сравнением программных продуктов по управлению проектами. Из списка требований выбрал те, которые показались мне актуальными именно для нашей компании.

2. После я зарегистрировался на сайтах поставщиков трех выбранных программ и получил доступ к демо-версиям этих программ.

3. Я решил, что на опытную эксплуатацию каждой программы могу выделить не более 10 часов — и начал тестировать их по порядку.

Тестирование продуктов

Сначала я потестировал решение по управлению проектами Адванта. Я попал как раз на новую версию продукта. Возможно, он был сыроват, но то, что я увидел, меня сильно расстроило. Те кейсы, которые я в свое время с легкостью «гонял» на MS Project Server, при работе с Адванта отнимали у меня в 2−3 раза больше времени. Интрефейс был для меня очень запутанным, а ошибок было столько, что мне не хватило сил дотестировать все задуманные сценарии. И я решил отбросить Адаванту как кандидата.

После этого я в течение недели потратил 5−7 часов на тестирование Clarizen, который в целом мне понравился. И еще часов 5 в течение следующей недели я потестировал Easy Projects.

В итоге, на уровне ощущений мне понравилось 2 продукта. Нужно было сделать выбор на основании критериев. И я проставил по 10-бальной шкале свои оценки по каждому требованию для каждого из трех решений и сравнил совокупную стоимость владения тремя продуктами. При этом, в силу запутанности политики лицензирования для решения на базе MS Project Server, я решил протестировать облачный продукт MS Project Online, который по функционалу аналогичен решению на базе MS Project Server+MS SharePoint.

Вот что у меня получилось. В первую очередь я сравнивал программы по простоте использования и возможностям планирования.

Кроме того, я сравнил продукты по возможностям контроля проекта, коллективной работы, блоку отчетов.

Итого, стоимость за 5 лет использования:

• MS Project Online — $ 29 535
• Easy Project — $ 14 400
• Clarizen — $ 29 400

Я нисколько не сомневался в выборе, т.к. инвестировать дополнительные $ 15 000 за использование в течение 5 лет функционала сравнения базового плана с текущим и за возможность автоматического выравнивания загрузки ресурсов проекта в случае их перегрузки, мы были не готовы.

Итак, что хочу сказать по итогу уже почти года использования Easy Projects: я доволен, продукт стоит своих денег и, главное, не стоит на месте — он развивается.

В этом году появилась мобильная версия приложения. А недавно я узнал, что к концу 2016 года ребята добавят функционал базового плана в продукт. Но, что для меня еще важнее, коллеги планируют добавить в Easy Projects в первом квартале 2017 функционал для управления проектом по Scrum. Наконец-то мы получим продукт, в котором сможем управлять проектами, как с использованием традиционных инструментов управления проектами, так и автоматизировать использование документов и процессов по Scrum!

Если у вас есть вопросы по использованию Easy Projects — пишите, с удовольствием отвечу на них!

Максим Якубович Эксперт по управлению проектами. Директор компании «АйТи уит» Опыт работы в сфере управления проектами — с 2003 года. Более 20-ти выполненных проектов в роли руководителя проекта и руководителя программы проектов. Опыт преподавания — с 2005 года. Около 2300 студентов, прошедших обучение на его семинарах. Консультант и бизнес-тренер в консалтинговой группе «Здесь и сейчас». Преподаватель модуля «Управление проектами» Русской школы управления. Приглашенный преподаватель курса «Управление проектами» в Британской Высшей школе дизайна. Приглашенный преподаватель компании «Инфопарк-проект» Ведущий блога по управлению проектами.