Партнерский материал «Про бизнес» 30 декабря 2021

Как систематизировать процессы в строительстве и прийти к цифровой трансформации бизнеса?

Сегодня компании в строительной отрасли имеют низкую эффективность работы. Попытки оцифровать работу и автоматизировать процессы часто не приносят результата, а иногда даже оборачиваются убытками. О том, почему так происходит и чем это чревато, поговорили с основателем/руководителем ООО «Ведока» (VEDOKA) Юрием Фоминым и руководителем проектного офиса компании Светланой Рубцовой.

**Юрий Фомин**
Основатель компании Vedoka

**Светлана Рубцова**
Руководитель проектного офиса

VUCA в строительстве

— В настоящее время в строительном бизнесе многие компании существуют в VUCA-среде (от английских слов volatility — нестабильность, uncertainty — неопределенность, complexity — сложность, ambiguity — неоднозначность), что значительно усложняет их работу.

Причина этого в том, что почти каждый строительный проект подразумевает совместную работу многочисленных не одинаковых по качеству участников.

Выжить в VUCA-среде можно, если научиться быстро адаптироваться к постоянно меняющимся условиям, а значит — быстро принимать верные решения.

Принятие верных решений всегда осуществляется на основании анализа множества факторов, которые лежат в области компетенций различных участников процесса. Именно поэтому для успешной работы организации нужно обеспечить слаженную работу всех сторон.

Стремясь быть в тренде, компании начинают цифровизацию (цифровую трансформацию) и приобретают специализированные программные продукты, которые позволяют автоматизировать какую-то часть процессов. Например, это могут быть системы коммуникаций, управления проектами и задачами, управленческого учета и т.п.

Но большинство предприятий по итогам внедрения сталкивается с низкой эффективностью цифровизации и, соответственно, необоснованными затратами. Основная причина в том, что автоматизировать можно только упорядоченную систему.
Прежде чем приступать к цифровизации (цифровой трансформации) в строительстве, компании должны пройти не менее важный «доцифровой» этап, который убережет от ненужных рисков и потрясений.

Хаотичность процессов

На так называемом доцифровом этапе бизнес, по сути, раскладывается по полочкам вплоть до мельчайших процессов. Но мало кто задумывается о том, почему так важно зафиксировать все процессы в состоянии «как есть на самом деле».

Основатель компании ООО «Ведока» (VEDOKA) Юрий Фомин и руководитель проектного офиса компании Светлана Рубцова уже более 10 лет работают в сфере промышленного строительства. За это время они успели проанализировать опыт и ошибки многих компаний на рынке, причем не только в Беларуси. В результате удалось определить, в чем кроется ключевая причина неэффективной цифровизации бизнеса в этой отрасли.

Юрий и Светлана познакомились во время учебы в ПГУ в Новополоцке. Оба изучали проектирование, сооружение и эксплуатацию газонефтепроводов и газонефтехранилищ. После окончания вуза каждый пошел своей дорогой и успел поработать по специальности в крупных компаниях. На каждом новом месте работы они видели примерно схожую картину: хаотичность во внутренних рабочих процессах не позволяет компаниям достигать желаемой эффективности и расти так быстро, как того хотелось бы. Из-за непрозрачной, формальной структуры компаний и непонимания зон ответственности работники теряли мотивацию — это приводило к текучке кадров.

— Я прошел путь строительства с трех сторон. Представлял и службу заказчика, и орган госуправления, а также сам выступал в качестве подрядчика и руководил крупной строительной компанией. Везде я наблюдал за тем, как устроены процессы, и постоянно сталкивался с одними и теми же проблемами. Работники зачастую не понимали, как и почему должны выполнять те или иные операции. Их мотивация была низкой. Они не видели, как результат их работы влияет на качество итогового продукта, и потому совершенно не вникали в важные детали рабочего процесса. Потому что проблема — на самом базовом уровне. И ее решение — гораздо более сложная задача, чем внедрение очередного цифрового продукта, — объясняет Юрий Фомин.

Понимание проблемы привело Юрия к мысли, что ему не хватает знаний для того, чтобы найти решение. Поэтому следующим его шагом стало дополнительное образование — MBA. Получив современные знания о бизнес-процессах и управлении организациями, Юрий запустил свой собственный проект — компанию VEDOKA. Пригласил в команду лучших опытных экспертов, в том числе свою коллегу Светлану Рубцову, и начал работать над формированием ключевого продукта и предложения для строительства.

Казалось бы, все было ясно — нужно структурировать процессы в строительных компаниях и предлагать это как услугу. Но, как выяснилось, просто «нарисовать» идеальную схему работы организации было недостаточно. Реальность никак не вписывалась в эти картинки правильных процессов.

— Я понимал, что хочу предложить решение тех проблем, которые видел в течение 10 лет работы в строительной отрасли. На белорусском рынке системно и результативно этим никто не занимался, поэтому мы начали с анализа внешних рынков. Стали собирать информацию о работе аналогичных компаний в Канаде, США, Бельгии, Великобритании, Австралии. Всю ее проанализировали и систематизировали. И тогда поняли, что все упирается в архитектуру процессов компании.

О продукте компании VEDOKA и его окупаемости для клиента

Большинство руководителей строительных компаний, находясь в условиях высокой неопределенности, становится специалистами по «тушению» ежедневно возникающих «пожаров».

В этих условиях многие руководители начинают думать, что оптимальное решение — внедрение программ и цифровых сервисов.

— В отрасли существует такое мнение: «Сейчас мы внедрим BIM, и все наши проблемы решатся». Нет, не решатся. Если у вас нет проектного управления, если вы не занимаетесь процессами, не интегрируете эти инструменты в свои процессы, то не достигнете того эффекта, которого от него ожидаете, — объясняет Юрий Фомин.

Информационные технологии в управлении процессами играют лишь обеспечивающую роль. В этом убеждены многие профессионалы в области управления процессами, в том числе и авторы «Свода знаний по управлению бизнес-процессами» (BPM CBOK 3.0). Поэтому решение инвестировать в информационные технологии должно исходить из экономически обоснованной потребности в данных технологиях бизнес-процессов организации.

— Мы решили провести небольшое исследование среди строительных компаний. Для этого провели опрос среди топ-менеджеров профильных организаций из Беларуси и России — всего около 30 респондентов. Мы интересовались, какие вопросы для компаний сегодня стоят наиболее остро. И выяснили, что 64% считают самой насущной темой систематизацию работы по процессам. При этом в 60% компаний отсутствует проектное управление как таковое, в 70% организацией нет или не работает организационная структура. 50% компаний все еще ведут коммуникации с сотрудниками посредством только совещаний, 60% — не имеют системы управленческого учета. Все эти данные наглядно показали нам, что запрос на наш продукт на рынке есть.

Услуги VEDOKA предназначены для организаций в строительстве, которые заинтересованы в повышении уровня зрелости и росте экономического потенциала бизнес-процессов, в том числе за счет автоматизации (цифровизации, цифровой трансформации).

— Мы долго раздумывали над тем, как кратко и емко объяснить, какой продукт предлагает наша компания рынку. В итоге остановились на том, что это — организационные изменения для бизнеса в строительной отрасли. Под этим мы подразумеваем и аудит, и разработку прототипа системы, и проектное управление, и внедрение ИТ-решений. Наша услуга включает в себя как «доцифровой», так и цифровой этапы. Сопровождаем клиента на всем пути — от идеи до реализации. Мы готовим компании к тому, чтобы вплотную подойти и качественно выполнить цифровую трансформацию бизнеса.

Нажмите, чтобы увеличить

Все же автоматизация (цифровизация, цифровая трансформация) требует значительных финансовых вложений, а значит и подход к ней должен быть соответствующим.

Для успешного внедрения современных инструментов автоматизации (цифровизации, цифровой трансформации) мы вместе с клиентом выполняем следующие этапы:

1. «Доцифровой» этап подразумевает детальное описание текущего состояния «как есть» и создание модели бизнеса. Он включает в себя:

Определение уровней процессной иерархии (высокоуровневые процессы компании, бизнес-процессы, потоки работ, шаги, действия и т.п.)
Определение верхнеуровневых процессов компании и установление взаимосвязей между ними
Определение бизнес-процессов
Выявление кросс-функциональных бизнес-процессов
Описание контекста бизнес-процессов (входы, выходы, потребители, ограничения, исходные и целевые значения производительности и т.п.)
Описание внутреннего устройства бизнес-процессов (шаги и места их выполнения, результаты шагов и места их хранения, задействованные владельцы шагов и информационные системы, точки передачи ответственности между владельцами шагов, показатели и точки измерения эффективности процесса и шагов)
Описание внутреннего устройства шагов бизнес-процессов (требования к результатам шага (критерии готовности), действия, которые необходимо совершить для получения результата шага, задействованные исполнители действий и информационные системы, точки передачи ответственности между исполнителями действий, показатели и точки измерения эффективности действий)
Выбор системы и инструменты, которые будут применяться при моделировании бизнес-процессов (нотация, средства моделирования, в т.ч. специализированные программные продукты)
Моделирование выделенных уровней процессной иерархии (высокоуровневые процессы компании, бизнес-процессы, потоки работ, шаги, действия и т.п.)
Оценка текущей эффективности процессов, шагов, действий, структурных единиц, задействованных ролей (владельцев процессов, владельцев шагов, исполнителей действий).

2. Цифровой этап включает в себя:

Выявление и выбор возможностей для улучшения процессов, включая автоматизацию (цифровизацию, цифровую трансформацию) процессов
Определение внутренних и внешних заинтересованных сторон, которых коснутся изменения в процессах
Проектирование изменений в процессах (при участии заинтересованных сторон)
Имитационное моделирование и оценка изменения эффективности улучшаемых процессов, шагов, действий
Оценка влияния изменений на процессы, связанные с улучшаемыми процессами, шагами, действиями
Доработка проекта изменений
Оценка готовности компании к изменениям
Разработка плана внедрения изменений (с учетом создания новых/модификации старых ролей, изменения организационной структуры, внедрения новых программных продуктов, обучения заинтересованных сторон)
Оценка потребности в ресурсах для реализации плана внедрения изменений (в т. ч. потребности в аппаратном и программном обеспечении, собственных и привлеченных специалистах)
Определение объема инвестиций, необходимых для реализации плана внедрения изменений
Представление плана внедрения изменений заинтересованным сторонам
Реализация плана внедрения изменений
Оценка изменения эффективности улучшенных процессов, шагов, действий и связанных с ними процессов
Оценка эффективности реализованного плана внедрения изменений.

— Для осуществления услуг «под ключ» и разработки, внедрения современных цифровых продуктов VEDOKA также имеет готовые решения.

Нажмите, чтобы увеличить

Во-первых, в команде есть опытные бизнес-аналитики, которые при аудите клиента осуществляют разработку технического задания, интеграцию ПО. Также задействована команда программистов, дизайнеров, которые разрабатывают уникальные решения, в том числе мобильные приложения для строительства.
Во-вторых, в 2021 году мы парафировали сотрудничество с глобальным поставщиком ИТ-решений и сервисов компанией Softline. Совместно, согласно своим экспертизам и компетенциям, наши компании разработали системный подход для цифровой трансформации компаний в сфере строительства. С 2022 года планируем реализацию совместной программы мероприятий.

Система ценообразования в компании VEDOKA гибкая и зависит от конкретного случая.

— Все зависит от содержания проекта. По итогам аудита мы даем клиенту детальное заключение по всем текущим процессам и их бенчмаркингу.

Выбираем, по какому сценарию сотрудничаем дальше. И здесь есть варианты: разработка прототипа и сопровождение его пилотного внедрения или разработка прототипа с полномасштабным внедрением.

Определяем масштаб прототипа — т.е. каких категорий процессов коснутся предполагаемые изменения. Они могут быть следующие:

Разработка видения и стратегии
Разработка продуктов/услуг и управление ими
Продвижение и продажа продуктов/услуг
Обеспечение материалами/услугами
Выполнение работ (проектирование, строительство, инжиниринг)
Управление человеческими ресурсами и коммуникациями
Управление информационными технологиями, управление финансовыми ресурсами
Управление основными средствами, управление рисками, соответствием нормативным требованиям, устойчивостью бизнеса
Управление внешними отношениями
Управление бизнес-процессами.

Далее выбираем функциональные подразделения (структурные единицы) и количество сотрудников, которых коснутся предполагаемые изменения.

В части ИТ определяем процессы (действия, задачи, операции, потоки работ), которые должны быть автоматизированы в рамках предполагаемых изменений:

Управление портфелем проектов
Управление проектами
Управление задачами
Управление закупками
Управление запасами
Организация совместной работы сотрудников
Формирование экосистемы данных (базы знаний)
Управление эффективностью бизнес-процессов
Управление эффективностью работы сотрудников
Организация системы бизнес-аналитики
Организация системы коммуникаций организация электронного документооборота
Организация учета рабочего времени и т.д.

Конечно, также важно обозначить ожидаемые результаты сотрудничества (текущие и целевые значения показателей работы компании).

На основании указанных исходных данных уже можно просчитать бюджет и возможные риски. Но в любом случае те ценности, которые мы приносим в компании, у многих окупаются за пару дней. Мы помогаем руководителям увидеть реальную картину и оптимизировать лишние затраты. Например, один из крупных клиентов за счет наших решений обнаружил риски на миллионы долларов. Мы уведомили об этом ЛПР и предотвратили возможные убытки.

В рамках программы «Консультации для малого бизнеса ЕБРР» компания VEDOKA имеет возможность для предоставления консультационных услуг по направлению «Организационные изменения» для предприятий-бенефициаров в рамках проектов, поддерживаемых ЕБРР в Республике Беларусь.

— На рынке существуют разные консалтинговые компании, и VEDOKA среди них выделяется следующим:

Во-первых, мы являемся сервисной компанией, а не традиционной консалтинговой. VEDOKA создает новые, в том числе цифровые, решения, основанные на особенностях компании и пожеланиях клиента
Во-вторых, мы работаем только в сфере строительства, так как сами профессионально состоялись в этом и по-настоящему можем создавать и уже создаем новые ценности
В-третьих, мы не учим сотрудников клиента, как верно проектировать и/или строить объект, так как в штате клиента обычно есть сотрудники с профессиональными знаниями технологий и законодательства. Мы вместе с ними, единой командой изучаем, настраиваем и оцифровываем процессы компании так, чтобы они стали эффективнее.

Нажмите, чтобы увеличить

Опыт, благодаря которому создали свой метод

Одним из ключевых клиентов VEDOKA стала компания «Белоруснефть». Руководство хотело внедрить информационную систему управления строительными проектами. Уже было закуплено соответствующее ПО, собрана команда, участники которой должны заниматься управлением проектами. Для начала работы специалисты VEDOKA решили провести аудит.

— Мы понимали, что нужно опираться на мировые стандарты и практики. За основу взяли PMBOK (стандарт управления проектами. — Прим. «Про бизнес»). Провели аудит… и столкнулись с тем, что знания есть, люди есть, программы есть, но процессы — безликие. Исходные данные отсутствуют. Люди не понимают, за что несут ответственность. На выходе каждого процесса не достигается желаемый результат, в итоге не может адекватно запуститься и любой последующий процесс. Мы поняли, что первоочередная задача — описать все процессы, которые есть в компании, и систематизировать их.

В ходе работы VEDOKA занялись структурой отдельного строительного предприятия в системе «Белоруснефти», в нем было сформировано более 600 процессов. Но всю эту информацию необходимо было донести до всех сотрудников, причем добиться полного понимания на всех уровнях.

— У нас начала формироваться «дорожная карта». Она показывала жизнь компании в течение года по процессам в виде графика. Раньше никто из сотрудников не задумывался о том, как разработанная топ-менеджментом стратегия сказывается непосредственно на работе каждого. Поэтому мы распределили все процессы по ролям и создали матрицу ответственности — описали структуру, разработали систему коммуникаций всех сотрудников на базе Scrum. Основная методология, которой пользуются компании в странах СНГ — это Waterfall (или «Каскад»). По сути, говорят: «Хотим вот так — постройте». Но как на старте, не имея всех исходных данных, можно дать какие-то корректные данные по срокам и стоимости? Никак! Поэтому мы разработали и уже обкатали на практике свой метод, который объединил лучшие решения из методологий Waterfall, Scrum и принципы PMBOK. Его мы назвали Synergy — синергия.

О росте производительности труда в строительстве

Работа компании VEDOKA нацелена на рост эффективности работы организаций, связанных со строительством (проектных, строительных, инжиниринговых). И, по мнению Юрия Фомина, именно это позволит отрасли выйти на соответствующий уровень развития.

— Осуществление автоматизации (цифровизации, цифровой трансформации) напрямую влияет на производительность труда. А производительность труда — это один из основных показателей, который отражает эффективность деятельности компании. Сейчас по этому показателю впереди планеты всей промышленность. Компании из этой сферы — основные и самые сложные клиенты для проектировщиков и строителей. Строительная сфера сильно уступает промышленности в темпах развития, поэтому при реализации проектов возникают вопросы со срывом сроков, низким качеством, превышением бюджета.

Команда VEDOKA искренне верит в свое дело. И одна из ключевых целей компании — увеличение индекса производительности труда в строительных организациях, что поможет решить основные «боли» в отрасли.