От службы портье до продажи авиабилетов: как компания автоматизирует бизнесы с помощью «1С»

С программами «1С» в Беларуси знакомо если не 100% бухгалтеров, то 99% точно. Благодаря простоте, удобству и невысокой относительно других подобных программ цене продукты этой линейки прочно закрепились не только на российском и белорусском рынках, но и в других странах. И если раньше 1С была просто «калькулятором», то теперь с ее помощью можно автоматизировать документооборот, бизнес-процессы, календари и многое другое.

Для проекта «Бухучет по-новому» коммерческий директор и один из собственников ООО «Хьюмен Систем» Александр Адининский и заместитель директора по продажам и маркетингу Артем Можейко рассказали, в чем секрет популярности «1С», что такое кастомизация, как с помощью программы для бухучета можно продавать авиабилеты или автоматизировать систему питания в заводской столовой и почему репутация важнее денег.

От таблиц Excel до первых версий «1С»

По словам собеседников, до появления специализированной программы для бухучета «1С:Бухгалтерия» бухгалтерский учет в белорусских компаниях был очень непростым.

— Причем постоянно менялись требования к нему: развивающаяся страна, молодое законодательство, новые веяния. Это создавало определенные сложности для бухгалтеров. Была потребность в облегчении этого труда, — рассказывает Александр Адининский. — Я в то время работал экономистом на предприятии, потом заместителем главного бухгалтера, главным бухгалтером и знал все это изнутри. Когда готовил аналитические отчеты для руководства, то данные брал из бухучета. Из-за того, что цифры были разрозненными, скорость предоставления отчетов падала. Соответственно, и оперативность принятия управленческих решений руководством страдала.

Чтобы процесс шел быстрее, нужна была какая-то единая база, где собиралась бы вся необходимая информация.

Александр говорит, что в 1996 году еще не все бухгалтеры умели работать даже с таблицами Excel. Собеседник вспоминает, что сотрудница предприятия, на котором он трудился, пользовалась программой SuperCalc — это «предшественница» Excel.

— Главный бухгалтер была суперспециалистом. Она умела делать несколько дел одновременно — не глядя на кнопки считала на калькуляторе, вносила данные в таблицу и при этом еще и по телефону разговаривала, — улыбается коммерческий директор. Однако с увеличением первичного документооборота и ростом количества сотрудников на предприятиях работать так дальше у бухгалтеров не получалось.

— Думаю, что успех программного обеспечения «1С» был в том, что среди всех имеющихся на тот момент инструментов для бухучета его взломали быстрее всего. Тем более, что сама программа была хорошей. Во-первых, у нее были невысокие требования к компьютерам. Во-вторых, в ней можно было быстро сводить цифры и получать нужные результаты, данные для расчета налогов и прочее, — перечисляет преимущества первых версий «1С» Александр. — Это была простая, всем понятная специализированная бухгалтерская программа. Кроме того, в ней не было явных сбоев, «глюков», ей можно было доверять.

Александр считает, что быстрое распространение пиратских копий «1С:Бухгалтерии» сыграло ее создателям на руку.

— Требования к бухучету росли, объемы отчетности становились все больше и больше. А к «1С» все уже привыкли. Поэтому на рынке появилась усовершенствованная седьмая версия «1С:Бухгалтерии», потом восьмая. Люди переходили на новое ПО. К ним стало приходить понимание, что лучше купить официальную программу, которая будет обновляться и постоянно поддерживать свою актуальность, нежели пользоваться пиратской, — продолжает Александр. — Тем более цена ее, учитывая качество, была невысокой.

Как деноминации принесли компании клиентов

Коммерческий директор «Хьюмен Систем» отмечает, что количество желающих обзавестись легальными программами «1С» сильно выросло в июле 2016 года.

— Тем летом произошел значимый момент — в Беларуси была проведена деноминация, убрали четыре нуля. Казалось бы, что здесь страшного — на 10 тысяч остатки разделили и пошли дальше работать. Но как потом подвести итоги, если данные за первые полгода с четырьмя нулями, а за вторые — без них? Нужно было перевести их в одну систему как минимум с середины 2015 года. И это нужно было сделать у всех клиентов — а их тысячи — в один момент. Чтобы уже завтра они работали по новой системе, «с копейками», — говорит Александр. — В тот момент те, у кого стояло обновляемое лицензионное ПО, без проблем перешли на новые деньги. А те, кто пользовался другими программами, в том числе пиратскими версиями «1С», или лицензионную по каким-то причинам не обновлял, поняли, что перевести все вручную сложно, и решили обратиться к нам.

По словам коммерческого директора, в тот момент компания почувствовала тройную нагрузку.

— Когда происходят глобальные изменения, еще больше людей начинает ценить удобство «1С». К примеру, с 1997 по 2000 год у нас было около 60 клиентов ежемесячно. После деноминации в 2000 году сразу стало 120. В 2004 был введен новый типовой план счетов и новый НДС. Это тоже очень серьезные изменения. И количество клиентов с 250 выросло до 1000. Бухгалтеры поняли, что за «серое» ПО никто не несет ответственность, оно не обновляется. Если что-то поменялось в законодательстве, оно работает по-старому, и тут можно надеяться только на удачу. Потому что все тонкости приходится держать в голове или настраивать вручную. А с лицензионной версией все изменения сразу отражаются в программе, — поясняет Александр. — Сегодня в компании более 3000 клиентов на ежемесячном сопровождении, а новыми клиентами ежемесячно становятся около 50 организаций.

Кроме того, «Хьюмен Систем» с нуля написала специализированную конфигурацию «Моя бухгалтерия» с учетом особенностей белорусского законодательства. Она в определенной степени защищает специалистов от ошибок и решений, которые не соответствуют законодательству нашей страны.

«Самый короткий путь — тот, который знаешь»

То, что в Беларуси практически все компании пользуются «1С», дает компаниям огромное преимущество в плане обученности кадров. Ведь если ты берешь на работу бухгалтера, крайне важно, чтобы он умел работать с твоим программным обеспечением. У нас такой проблемы обычно нет — с «1С» работают все.

— С программой работают не только бухгалтеры, но и руководители, менеджеры по продажам, офисные сотрудники, — говорит Артем Можейко. — При этом кадры меняются. Если ПО, которым пользуется компания, широко не распространено, новых сотрудников придется обучать с ним работать. А с «1С» в нашей стране знакомо если не 100% бухгалтеров, то 99 точно. Работать в этой программе обучают даже в колледжах и вузах. Кроме того, важно, чтобы компания не была зависима от пары фирм, которые могут установить, наладить или доработать твое ПО. Если бы в Беларуси было две-три компании, которые умеют дорабатывать «1С», цены на их услуги были бы заоблачными. Но их у нас больше сотни.

Артем допускает, что в мире есть подобные хорошие программы, которые могут быть даже лучше по каким-то параметрам. Но самый короткий путь обычно тот, который ты знаешь. Этот фактор, по его мнению, играет значительную роль в популярности «1С». Кроме того, программа очень гибка и, в отличие от другого ПО, не подстраивает процессы фирм и предприятий под свои возможности, а сама адаптируется под запросы конкретного клиента.

— На рынке есть такие программы, которые фактически диктуют, как должна работать компания, чтобы ими пользоваться. И она вынуждена подстраивать свои бизнес-процессы под стандарты ПО. «1С» — это тоже типовые решения, но их можно менять под бизнес-процессы конкретной компании. Это не значит, что для каждого клиента создается какой-то индивидуальный продукт, — подчеркивает Артем. — Но если нужно, то можно кастомизировать конфигурацию, то есть адаптировать программу путем частичного изменения функционала.

«Технически возможно автоматизировать любой бизнес-процесс»

В восьмой версии «1С» появилась возможность автоматизировать неучетные задачи. Это, к примеру, документооборот, бизнес-процессы, календари.

— Бухучет — это всего лишь книга. Она охватывает все, с чем могут сталкиваться бухгалтеры в своей работе на любом предприятии. Но речь ведь идет не об автоматизации этой книжки, а об автоматизации конкретного предприятия с его процессами и спецификой. То есть нужно автоматизировать ту бизнес-логику, которая сложилась там, наложить ее на типовое решение и доработать то, чего не хватает, — объясняет Александр. — Практически каждая организация имеет свои нюансы касательно бизнес-процессов. Даже у двух внешне очень похожих предприятий все может работать кардинально по-разному.

Как пример кастомизации Александр приводит адаптацию «1С» для автоматизации продажи авиабилетов туроператорами, которую сделала компания «Хьюмен Систем».

— Туроператоры продают авиабилеты. Это типовая задача для них, но не для других компаний. Программа, которую мы сделали для некоторых белорусских операторов, интегрируется со всемирной программой по контролю и учету авиабилетов. Авиакомпании предоставляют ей информацию о местах в своих самолетах, расписаниях полетов. И когда клиент выкупает у туроператора билет, у бухгалтера в программе отражается вся ценовая цепочка: кому и сколько он должен перевести денег. При этом по законодательству в такой схеме были серьезные нюансы по налогообложению. Если самолет летит над Беларусью — одно налогообложение, если только за пределами страны — другое. В цепочке могут быть другие операторы, пересадки. Вручную посчитать и понять, как и с кем рассчитываться, сложно. Особенно если у тебя тысячи клиентов каждый день. Программа учитывает различные скидки, операторские вознаграждения, оплату багажа, сборы аэропортов и так далее, — перечисляет коммерческий директор.

Еще один пример — автоматизация системы питания в столовой для сотрудников крупного завода.

— Программа, которая позволяет автоматизировать систему питания в ресторане или кафе, не подойдет для огромного завода. Масштабы не те, поэтому и здесь нужно индивидуальное решение, — продолжает Александр. — Также мы на «1С» в ряде гостиниц автоматизировали учет номерного фонда. Сделали программу, позволяющую службе портье видеть занятость номеров в единицу времени. При заселении можно посмотреть, не находится ли человек в черном списке. А во время выезда клиенту можно сразу выставить счет с перечислением всех потребленных услуг. К примеру, за ужин в ресторане, пользование велосипедом, теннисом или чем-то еще. Типовых решений, чтобы выполнять все эти задачи, раньше не было.

Сотрудники «Хьюмен Систем» утверждают, что технически возможно автоматизировать любой бизнес-процесс. Но не всегда это бывает целесообразно.

— В линейке «1С» есть программный продукт, который служит для учета семейного бюджета, то есть рассчитан на использование обычными людьми, — рассказывает Артем. — Другими словами, «1С» позволяет автоматизировать процессы и для одного человека, и для такой огромной компании, как, к примеру, «Почта России», где пользователями системы стали более 40 тысяч сотрудников.

— Сейчас тестируем новую задачу в «1С» — отправление платежей в банк без использования каких-либо банковских приложений, интернет-банкинга и прочего. То есть авторизация и проверка безопасности будет проходить через нашу программу, и бухгалтер сразу в «1С» увидит выписку, не вызывая другие приложения. Это одна из фишек, которая появится у нас в скором времени, — анонсирует Александр.

«Нет задачи просто продать „коробочное“ решение»

В «Хьюмен Систем» считают, что самое главное, чтобы клиент понимал, какую задачу он хочет автоматизировать и зачем ему это нужно.

— Но если клиент сам не может четко сформулировать, что он хочет, лишь чувствует, что у него что-то не так работает, как могло бы, мы сами можем предложить то, что ему, скорее всего, подойдет. Около 90% наших сотрудников, которые контактируют с клиентами, работали бухгалтерами, знают всю специфику изнутри, что тоже помогает понять, что нужно каждой конкретной компании, — отмечает Александр. — Иногда то, что просят заказчики, реализовывать просто нецелесообразно. Когда понимаем, что чего-то делать нельзя, мягко предлагаем более подходящий вариант решения задачи. Мы не ставим перед собой задачу просто продать клиенту «коробочное» решение. Нужно его внедрить и подстроить под бизнес-процессы нашего клиента. Соблазн просто всучить уже сделанный кем-то продукт всегда есть. Но для нас репутация гораздо важнее сиюминутной прибыли.

Артем добавляет, что лучший способ продвижения своих продуктов и услуг — это сарафанное радио. Ведь если одному бухгалтеру понравилось сотрудничать с фирмой, он обязательно порекомендует ее коллегам из других компаний.

— Но в организации, в которой работает больше 150 человек, невозможно полностью исключить ошибки и сделать так, чтобы вообще все были довольны, — замечает Артем. — Поэтому недовольство клиентов, к сожалению, случается. Важно не бояться негативной реакции, а также использовать мнение клиента для того, чтобы проблемные ситуации больше не повторялись.

Недовольство клиентов в «Хьюмен Систем» выявляют двумя способами. Первый — анализ входящих заявок, когда представитель компании сам звонит и сообщает, что чем-то недоволен. Во внутренней рабочей системе компании создается «Инцидент». Сразу же назначают ответственного за его решение и срок, за который нужно во всем разобраться.

— Но большинство людей жалуется в организацию только в самых крайних случаях. Чаще сотрудники держат свое недовольство внутри либо делятся им в узком кругу, — подчеркивает заместитель директора по продажам и маркетингу. — Поэтому наш менеджер звонит каждому новому клиенту спустя некоторое время после продажи и внедрения и спрашивает, всем ли довольны. Часто такие звонки приводят к тому, что клиенты докупают дополнительные услуги и ПО либо действительно говорят о своем недовольстве, которое, опять же, фиксируется в системе.

Плата за ошибки и продвижение в YouTube

Избежать недовольства клиентов получается и благодаря тому, что при оформлении какого-либо заказа компания все четко и подробно прописывает в документах.

— Мы не работаем без объявления цены. Перед тем как взяться за работу, изучаем ее объем и говорим, за какую сумму это можно выполнить и в какие сроки. Если мы назвали сумму и сроки, изменений быть не может. Все, что мы должны сделать, прописываем в документах, чтобы у клиента не возникало вопросов, что мы что-то не доделали или взяли с него больше, чем должны были, — поясняет коммерческий директор. — Но и если мы сами просчитались и чего-то не учли, то стоимость услуг не повышаем, а делаем за свой счет. Брать дополнительную плату за свои ошибки — это непрофессионально.

У компании для клиентов есть и дополнительные бонусы. Не так давно «Хьюмен Систем» запустила YouTube-канал, на котором каждый месяц размещается несколько материалов о программном обеспечении, которое разрабатывает компания.

— Мы делаем короткие видео для клиентов о новых фишках в нашем ПО, разъясняем, как работает интересный функционал. Темы чаще всего берем исходя из вопросов, которые клиенты задают на линии консультации. Либо если законодательство требует серьезных изменений. Это своего рода инструкции, как выполнять измененные процессы по-новому, — рассказывает Артем. — Уверен, что многие стали нашими клиентами благодаря этим видео.

Партнер проекта:

Только в сентябре! Скидка 20% на конфигурацию «Моя бухгалтерия 8» по кодовому слову «АВТОМАТИЗАЦИЯ»! Действует до 30.09.2019! Подробнее по телефону +375 17 388−15−20