Кому нужен терминал в 2023 году: условия, изменения, штрафы за нарушения

До конца года многим ИП в сфере торговли и услуг придется впервые обзавестись кассами или POS-терминалами. И если до сих пор Нацбанк допускал некоторые послабления, то с 1 января 2023 года на вопрос, нужна ли касса, практически один ответ — нужна, будь вы частный предприниматель или юридическое лицо. Даже если речь идет о рыночном лотке или услугах на дому. Разбираемся — кому надо покупать новое устройство, что для этого надо, сколько стоит и можно ли как-то обойти это требование — с практикующим главным бухгалтером, ведущей свой блог про бухучет и налогообложение в Instagram, членом Палаты налоговых консультантов Татьяной Дубиной.

Один из самых частых вопросов, по словам Татьяны, которые задают будущие предприниматели при открытии своего дела, можно ли не использовать кассу и принимать деньги через квитанцию. Ответ — нет, нельзя. Только в очень редких случаях.

Приобрести кассовое оборудование придется всем, чей бизнес связан с:

• розничной торговлей продовольственными и непродтоварами, в том числе сельхозпродукцией на рынках, ярмарках;
• любой розницей в сельских магазинах потребкооперации (сельпо) «магазин с одним продавцом»;
• разносной торговлей овощами, фруктами, ягодами, грибами (продажа с машин, передвижных лотков и т.п.);
• любыми услугами и работами, которые предоставляются вне основного места работы, например, парикмахер или сантехник, который приходит по вызову (не относится к сельской местности);
• образовательными услугами для детей;
• арендой жилья, в том числе почасовой и посуточной;
• организацией охоты и рыболовства как вида активного отдыха без цели получения дохода охотниками/рыболовами.

При этом без кассовых аппаратов по-прежнему можно будет:

• продавать живую рыбу из цистерн, растительное масло и безалкогольные напитки на розлив;
• оказывать некоторые услуги в сельской местности (список услуг большой);
• использовать детские развлекательные аппараты, где нужно бросать деньги в специальное устройство;
• быть ремесленником или самозанятым.

- Если кондитер работает в статусе самозанятого, ему не нужен кассовый аппарат, — объясняет Татьяна, — он может принимать наличные денежные средства любым способом, в том числе на свои банковские карты, и не выдавать никаких подтверждающих документов о принятии средств. Но если кондитер оформлен как ИП, то наличие кассового аппарата, расчетного счета и т.д. становится обязательным. Штраф за отсутствие кассы или ее неправильное использование будет ощутимым: для физлица или индивидуального предпринимателя — до 100 базовых (3200 рублей), для юрлица — в 2 раза больше. Исключение — форс-мажорные ситуации, когда работа без кассового оборудования обусловлена внезапным выключением электричества при аварии или если сам аппарат на ремонте — до момента починки.

Что нужно, чтобы установить кассовый аппарат?

Если вашим представлениям о работе с кассой больше 10 лет — забудьте их, все сильно поменялось. Теперь все кассы работают в связке с СКНО (средство контроля налоговых органов). Модуль СКНО — это небольшое устройство, которое через GSM передает в налоговые органы информацию об операциях по кассе: включении, выключении, каждой пробитой сумме и возврате. Но некоторые кассы продаются без СКНО: в таком случае придется докупить и его.

— Многие, желая сэкономить, рассматривают поддержанные аппараты, покупают с рук, — замечает Татьяна Дубина. —  Это допустимо, но следует проверить, можно ли его использовать, не снята ли модель с обслуживания. Разрешенные модели лучше посмотреть в специальном реестре на сайте Госкомитета по стандартизации и уже потом приобретать.

После этого нужно сделать еще два шага:

• Подключить аппарат к СКНО, без этого работать запрещено.
• Заключить договор с Информационно-издательским центром по налогам и сборам и сотрудничающим с ним центром технического обслуживания.

Помимо покупки кассы предстоят расходы на ежемесячные услуги по техобслуживанию, информационное обслуживание в СККО, чековую ленту.

Самые частые нарушения, которые допускают ИП или ЮЛ по незнанию, которые приводят в итоге к проверке или штрафу.

— Довольно-таки часто ИП и ЮЛ не пробивают чеки, тем самым скрывают выручку; не устанавливают СКНО, что недопустимо, — рассказывает Татьяна. — Бывают ситуации (сама сталкивалась!), когда продавец при покупке предоставляет поддельный чек. Однако сейчас можно самостоятельно проверить предоставленный продавцом чек на его подлинность через официальный сервис налоговых органов и всё это можно сделать онлайн, информация об операции моментально отображается на сайте. Также следует помнить о том, что существуют предельные размеры расчёта наличными денежными средствами, а именно от организаций и ИП можно принять наличными не более 100 БВ по одному договору, а от физических лиц — не более 500 БВ.

Кому нужен терминал?

Основная масса предпринимателей обязана не только принимать наличные по кассе, но и дать клиенту возможность платить картой. Для этого нужен терминал. Это касается и стационарных торговых точек, и интернет-магазинов, где предусмотрен наличный расчет, и такси, и сто, гостиниц и т.д. В перечне видов деятельности, где наличие платежного терминала обязательно, всего 19 пунктов.

— Впрочем, даже те ИП, кому терминал иметь необязательно, приобретают его по собственной воле, чтобы не терять клиентов, — говорит Татьяна. — Это удобство для покупателя, прежде всего, который сегодня часто отказывается от покупки только лишь из-за отсутствия «налички» и нежелания искать ближайший банкомат. Терминал можно купить дополнительно или взять в аренду. А если нужна и касса, и терминал, то можно сразу рассмотреть вариант 3 в 1 — так называемая программная касса, которая подходит и для наличных, и для безналичных платежей, со сканером штрих-кодов и принтером чеков. Вместо модуля СКНО в нее уже встроен токен СКО. Это флешка, по которой все платежи по кассе напрямую передаются в налоговую инспекцию. По сути, программная касса дает клиенту те же возможности, что обычная касса и терминал. Но она более функциональна, может обрабатывать значительно больше информации о продажах и передавать эти сведения в систему компьютерного учета продавца. К тому же она мобильная, работает от вай-фай, ее можно брать с собой на курьерскую доставку. Один из самых дешевых вариантов на белорусском рынке такого оборудования на сегодня — Feitian F20 — обойдется в 780 рублей с НДС. И токен СКО уже включен в стоимость прибора, тогда как в некоторых случаях его приходится покупать дополнительно. Такую кассу можно приобрести в Банковском процессинговом центре в рассрочку или взять в аренду (58,8 рублей в месяц, включая техобслуживание). Сотрудники центра берут на себя всю работу по подготовке пакета документов, подключению и регистрации оборудования в налоговых органах, что автоматически избавляет ИП и организации от лишних забот. Подробнее об условиях можно узнать на сайте.

Есть терминалы с абонентской платой, а есть и без нее. Кроме того, когда по терминалу расплачиваются картой, это означает дополнительные расходы на эквайринг. У каждого банка свои условия. То есть, за каждый расчет картой продавец платит банку процент от полученной суммы (от доли процента до 5%). Например, Feitian F20 можно подключить к 5 банкам-эквайерам: БСБ Банк, Паритетбанк, Белинвестбанк, Беларусбанк и Белагропромбанк. Какой выбрать — это уже решает сам предприниматель, исходя из того, где у него открыт расчетный счет или чьи условия ему больше подходят.

Что выбрать?

Решение о выборе кассы, терминала и банковского счета лучше принимать самостоятельно исходя из текущей ситуации и перспектив. Если вы не уверены, что будете работать через полгода, или у вас в данный момент не самый лучший финансовый период, или вы делаете три платежа в неделю — лучше взять в аренду, в рассрочку или рассмотреть вариант подержанной техники. А если у вас большой поток клиентов и доставка, то стоит выбрать универсальное мобильное устройство, чтобы курьеру вместе с товаром и папкой с заказами не нужно было нести сумку с кассой, терминалом и разными зарядными устройствами. Экономить на кассовом оборудовании не стоит. Хорошо, если решение функциональное, есть сервисное обслуживание и гарантия, и при этом обеспечивает высокое качество обслуживания клиентов.