Как электронный обмен данными снижает затраты и почему наши предприятия не торопятся на него переходить

Насколько применение систем электронного документооборота (Electronic Data Interchange, EDI) может снизить затраты бизнеса, и почему многие белорусские ритейлеры и поставщики все еще работают с бумагой – рассказывает Сергей Тумель, директор ООО «Современные технологии торговли» (компания является аттестованным оператором электронного документооборота).

– Показатели эффективности при переходе на EDI-технологии во всем мире довольно внушительные:

• увеличивается товарооборот предприятий
• сокращаются трудозатраты персонала и время поставки продукции
• повышается точность

Все это ведет к оптимизации операционных расходов. Уменьшаются затраты на одну транзакцию.

Например, по европейским статистическим данным, расходы на обработку бумажной счет-фактуры составляют около 18 евро (включая полный цикл от создания до хранения), а при применении электронной технологии они снижаются до 1,3-1,5 евро.

Также внедренные технологии позволяют сокращать траты на сопровождение поставки, которые составляют от 2 до 15% себестоимости товара.

В Западной Европе все процессы – от этапа разработки продукта до момента поступления его потребителю – автоматизированы. И, например, в Швеции супермаркет в 1500 кв. м. обслуживает персонал в 7-10 человек, включая все работы по приемке и продаже товара.

У нас в аналогичном магазине работает в несколько раз больше сотрудников.

Мы проводили срез в сфере торговли продуктами питания в Беларуси – и по магазинам большой площади, и малой – уровень автоматизации все еще невысокий.

Крупные сети и гипермаркеты, безусловно, используют учетные информационные системы. Иногда это программное обеспечение известных брендов, иногда самописное. К примеру, у «Евроопта» собственная достаточно продвинутая разработка. Учет ведется не только суммарный, но и по ассортименту продукции. Сотрудники крупных сетей могут видеть предпочтения покупателей, оценивать маржинальность товарных позиций и т.д.

В то же время в сегменте мелких и средних магазинов часто оборудуются компьютерно-кассовые узлы, которые не позволяют наладить полноценную обратную связь с потребителем. Нет аналитики ассортимента, что лучше продается в суммовом и в количественном выражении.В итоге товароведы просто заказывают то, что быстрее всего заканчивается.

Конечно, это не проблема товароведов, а проблема собственников этих магазинов.

Внедрение EDI-технологий, по нашим наблюдениям, обычно тормозится по двум причинам:

• Нежелание сотрудников что-то менять (тем более, что изменения бизнес-процессов могут привести к оптимизации избыточного персонала).
• Товароведы могут иметь личную заинтересованность в сотрудничестве с конкретными поставщиками (при внедрении электронных технологий и прозрачном учете работать как прежде не получится).

Кроме этого, у мелких ритейлеров существует проблема с ежедневными заказами товаров массового спроса у крупных государственных поставщиков. Речь, в основном, о социально значимой продукции (молоко, хлеб и т.д.). Не всегда просто дозвониться на заводы, т.к. звонков в столы заказов поступает множество.

Понятно, что обработка запросов в электронной форме значительно упростила бы и ускорила коммуникации и движение товаров. К примеру, на «Минскхлебпроме» внедрена электронная форма заказов. Магазин заполняет эту форму – и в течение нескольких минут (не более 30) приходит подтверждение заказа.

Сегодня актуально внедрение «прямого EDI» – совмещения информационных систем поставщика и покупателя, создание функционала по электронному обмену данными. Крупные государственные поставщики, работающие с розничными сетями, также до сих пор используют объемные прайс-листы – каталоги товаров. Рассылают их по всем контрагентам бумажной почтой либо покупатели сами их забирают. Редким исключением является электронная почта, но этот вид бизнес-коммуникаций тоже не всегда надежен и не гарантирует отслеживание заказа на любой стадии.

Малые и средние магазины при работе с крупными поставщиками зачастую не имеют возможности влиять на их бизнес-процессы. Стандартный ответ крупных поставщиков звучит примерно так: «Да, я могу изменить бизнес-процесс, и перейти на электронный обмен данными. Но ради тебя одного делать это не буду».

Нужны союзы малых и средних магазинов – по аналогии с Ассоциацией розничных сетей, которая объединяет крупных сетевиков, и они вместе стремятся решать общие проблемы. Один-два мелких магазина не могут повлиять на поставщиков. Но когда сто магазинов объединятся в ассоциацию, тогда поставщики наверняка прислушаются.

Понятно, что люди, работающие с бумагой, бояться сокращения на местах. Хотя «бумага» обходится дороже и она трудозатратнее. В России, например, принята программа «Без бумаги – 2020», бизнес нацелен перейти на безбумажное взаимодействие и между предприятиями, и с госорганами. То есть скоро это будет даже не конкурентным преимуществом, а необходимостью. У нас еще нередко приходится рассказывать, что электронный документооборот эффективнее, чем бумажный.

Бумажные товаро-транспортные накладные (ТТН) и товарные накладные (ТН), которые используют и малая, и большая торговля – инструмент дорогой, медленный и, кроме того, при его использовании нередки ошибки от ручного ввода данных, которые приводят к финансовым потерям предприятий.

Несколько цифр:

• Стоимость обработки одной бумажной ТТН в Беларуси – около 5 евро (покупка бланков, трудозатраты по оформлению и учету, печать, хранение, доставка). Стоимость обработки электронной ТТН – 0,13-0,16 евро. Электронной ТН – 0,05-0,08 евро.
• По данным International Marketing Company, переход на электронный обмен данными позволяет снизить стоимость товара для конечного потребителя на 7-10%. Это существенное конкурентное преимущество, особенно в условиях, когда покупательская способность населения снижается, что мы наблюдаем в этом году на белорусском рынке.

При этом нормативная база в Беларуси для обмена электронными ТТН и ТН создана, с начала 2015 года для перехода на электронный коммерческий документооборот есть все условия.