Всего 2 логиста на доставки по всей стране. Компания «Смартон» делится опытом внедрения GPS-контроля

«Про бизнес.» и компания «БелТрансСпутник» (разработка, внедрение и сопровождение аналитической системы GPS-мониторинга транспорта и контроля сотрудников «Диспетчер» и связанных с ней мобильных приложений на Android и IOS платформах) запускают серию материалов о том, как повысить эффективность бизнеса, внедряя современные и простые технологии контроля за ресурсами компании. Эксперты «БелТрансСпутник» и его клиенты поделятся полезными кейсами из практики. Они расскажут, как внедряются системы спутникового мониторинга, с какими трудностями при этом бизнес сталкивается, какие результаты это приносит. Любое изменение часто встречает сопротивление персонала. Герои историй поделятся опытом, как справлялись с этим фактором.

Первый материал — от компании «Смартон». Юрий Шило, начальник управления транспортной логистики рассказывает, как его компания шла к автоматизации системы логистики. В результате это позволило не только сэкономить ресурсы, но и найти новые резервы эффективности.

— Компания «Смартон» — ведущий импортер и дистрибьютор канцелярских и офисных товаров в Беларуси, входит в группу компаний «Белкантон», которая основана в 1994 году и объединяет ряд организаций, осуществляющих деятельность в таких сферах бизнеса, как оптовые и корпоративные продажи канцелярских товаров и офисной техники, производство сувенирной продукции, экспедиционные и транспортные услуги. Мы являемся дистрибьютором более 70 мировых брендов, ежегодно обслуживаем 17+ тыс. клиентов.

По мере роста бизнеса — сейчас у нас работают более 300 сотрудников — наша компания внедрила программу GPS-мониторинга от компании «БелТрансСпутник». Сервис позволяет контролировать движение транспорта, автоматически строит оптимальные маршруты доставки, с учетом времени загрузки автомобилей, приоритетности конкретного заказа, загрузки дорог по времени следования и массы других параметров. Все это помогает нам совершенствовать сервис, экономит средства, оптимизирует бизнес-процессы. Расскажу подробнее, как благодаря этому наш бизнес стал работать с большей эффективностью.

Для чего нужно планировать и рассчитывать маршруты

Когда компания только начинала бизнес, все планирование заказов, расчет маршрутов и их доставки происходило в ручном режиме в таблицах Excel. Но тогда у нас было 3−5 машин, поэтому много времени такая работа не занимала.

По мере роста бизнеса нужно было совершенствовать транспортную логистику. В 1999 наша компания открыла подразделение в Могилеве. В 2000 мы уже работали во всех областных центрах страны. Затем мы вышли на рынок соседних стран и ЕС: открылись представительства в России, Украине, распределительный склад в Литве.

Соответственно, год от года наши потребности увеличивались, и возникла острая необходимость в совершенствовании логистики, особенно в областных центрах. И в 2006 мы стали пользоваться другой программой, которая составляла маршруты, рассчитывала оптимальную загрузку автомобиля, исходя из объема, количества, направления доставки. Спустя какое-то время оказалось, что это ПО не совсем соответствовало нашим требованиям. Это был простой планировщик, после которого постоянно приходилось «дорабатывать» распределение заказов в ручном режиме.

Например, та программа не могла рассчитывать загрузку кузова автомобиля одновременно по двум показателям: тоннажу и объему. После того как она обрабатывала информацию о заказах, мы получали перегруз автомобиля по массе груза. Наши логисты уже после обработки в планировщике маршрута «вручную» определяли самостоятельно, что товар «не войдет» в автомобиль. И затем приходилось все дорабатывать в Excel.

Очень часто после расчета программой маршрута выяснялось, что мы не можем доставить два заказа одному клиенту одним автомобилем, одним рейсом. Программа делила доставку на два разных автомобиля.

Машинам приходилось ездить к клиентам «гуськом»: одна за одной.

Логистам и диспетчерам приходилось перепроверять каждый маршрут после планировщика. Вплоть до того, что брали в руки бумажную карту города и смотрели: сначала машина пойдет на Немигу, дальше в Сухарево… То есть приходилось выстраивать цепочку доставки вручную. Конечно, это тормозило развитие наших процессов.

Сначала в тестовом режиме запустили программу GPS-мониторинга движения транспорта «БелТрансСпутник» в Гродно, Витебске, Бресте. Результаты были хорошими:

• Сократились топливные затраты компании: при одних и тех же точках доставки, одном и том же объеме работ пробеги упали. В среднем по подсчетам наших экономистов эта экономия достигла 23% уже в первом квартале после внедрения системы
• Более рационально стал использоваться транспорт: тот же объем доставок осуществляется меньшим количеством машин, а те машины, что стали свободными после такой приятной экономии ресурсов — были перенаправлены в другие регионы, а это охват новых территорий
• Водители ощутимо для руководства стали более дисциплинированы: вовремя приезжают, не халтурят, не занимаются личными делами в рабочее время, т.к. замотивированы и знают, что мы точно знаем, где они

Затем мы внедрили эту программу для GPS-мониторинга транспорта во всей нашей компании и начали активно использовать встроенный в нее модуль «Логистика».

Сегодня в нашем автопарке более тридцати автомобилей грузоподъемностью от полутоны и до двадцати тонн. Мы успешно «закрываем» территорию Беларуси своей доставкой. Также используем автопарк для забора нашей продукции, например, в случае возвратов/брака. То есть работаем как с исходящим потоком грузов, так и с входящим. Безусловно, наладить и оптимизировать работу, повысить ее эффективность помогает программа по мониторингу, логистике «БелТрансСпутник».

Как построена система доставки в нашей компании

«Сердце» логистического планирования всех заказов — для доставки и по столице, и в регионах, находится в офисе в Минске.

Распределение маршрутов происходит интегрировано через выгрузку всей информации о заказе на предстоящий день из сервисов 1С, с которыми работает наша компания — в систему «БелТрансСпутник». Основные параметры, которыми мы пользуемся в логистическом модуле системы:

• Объем загрузки товара со склада — в кузов каждой машины
• Вес (тоннаж) доставляемой продукции
• Время, необходимое на то, чтобы осуществить загрузку каждой машины
• Время выезда со склада
• Время разгрузки у клиента
• Выстраивание оптимального маршрута для каждой машины, исходя из информации о пунктах доставки
• Местонахождение машины в каждом пункте заказа, с учетом загрузки дорог, пробок. Если выявляется, например, что дорога перекопана, маршрут переформируется. Главный администратор может вносить пометки во время маршрута
• Приоритетность. Например, заказчик может попросить доставить заказ в течение нескольких часов

На выходе мы получаем задание на перевозку водителю, с учетом всех пробок, срочности и приоритетности доставки.

Как формируются заказы и планируются маршруты

Представим ситуацию. Утром в отдел продаж нашей компании поступает заказ от клиента из Минска — через электронную почту, по входящему звонку менеджеру и т.д., любым способом.

После этого сотрудник формирует заказ и резервирует его на наших складах в Минске или регионах через 1С.

Тут же работники склада уже знают, что должны гарантированно «собрать» заказ сегодня или в другое указанное время. Чтобы затем товары можно было загрузить в машину и доставить клиенту.

После маршрутизации заказов водителю выдается задание по очередности доставки заказов, с учетом временных ограничений и други параметров.

А формируется очередность доставки заказов по параметрам в системе «БелТрансСпутник» после импорта данных из 1С.

Мы видим необходимый объем, вес, количество, приоритетность доставки для клиентов. То есть программа учитывает параметры, о которых я говорил выше. При этом программа автоматически формирует оптимальный маршрут.

Каждый день система обрабатывает около 700 адресов, которые необходимы для формирования задания на перевозку и доставку товара.

Как происходит загрузка заказа и доставка

Приведу пример, как в нашей компании начинается утро. В 8:00 наши водители начинают загрузку товара со складов, в том числе с региональных. Информацию, какой объем товара надо отправить на утро, по какому маршруту мы знаем уже с вечера для каждой машины. Работники склада заранее распределяют заказы в порядке разгрузки: в кузове водителя товар, который будет доставлен первым, лежит сверху, или ближе к двери для сокращения времени разгрузки.

В 8:30 водитель с полным пакетом документов начинает движение по сформированному в программе маршруту.

В течение дня наши диспетчеры и логисты работают с планами и заданиями водителей: «ведут» автомобили. Контролируют их местоположение, информируют клиентов о предстоящей доставке. Наблюдают через модуль «Логистика» за тем, когда был доставлен товар, было ли отклонение от графика, проблемы. Если клиент по какой-то причине не готов принять заказ, мы можем обработать его повторно. И товар будет доставлен в тот день и время, когда это будет удобно.

Есть время доставки запланированное, а есть фактическое. Система формирует отчет-сравнение плана с фактом. Как правило, отклонения небольшие. И основная причина — это форс-мажоры, например, пятничные дни, когда люди едут на дачу из города, пробки из-за аварий, ремонтов дорог и путепроводов.

Как построена работа в регионах. Доставка в регионы осуществляется с распределительных складов, которые находятся в каждом областном городе:

• Товар на эти распределительные склады поступает с минского склада — едет напрямую «кроссовым автомобилем» (машина грузоподъемностью 20 тонн, которая занимается снабжением наших распределительных складов)
• Кроме того, на распределительных складах всегда есть «ходовой», востребованный товар. Для того, чтобы при необходимости мы могли оперативно привезти его клиенту, не дожидаясь приезда машины с минского склада. При составлении маршрутов это учитывается.

Какие результаты нам принесла такая система работы

Как видите, мы работаем в системе «БелТрансСпутник» уже много лет.И вот какие результаты это дает нашему бизнесу:

Уход от «ручной» работы. Сегодня в штате компании всего 2 логиста. Один специалист занимается планированием по Минску и Минской области. Второй работает с регионами.

Если вернуться лет на 6−7 назад, то для выполнения такого объема работы понадобилось бы человек шесть.

Естественно, на такое планирование маршрутов нашим специалистам нужно меньше времени.

Рациональное планирование маршрутов. Сегодня к одному клиенту приезжает один водитель. Нет случаев, чтобы заказ для одного клиента делился на 2 части и доставлялся двумя машинами.

Если раньше водители возвращались за полночь, то сейчас примерно в 17:00 они уже едут из рейса.

Гарантированная доставка. Доставка по территории Беларуси осуществляется максимум в течение 48 часов. Если клиент находится в Минске, то мы можем гарантировать доставку в течение 24 часов. Наша компания постоянно стремится к совершенствованию сервиса. И такие сроки доставки — наше конкурентное преимущество. Мы завоевываем лояльность клиентов.

Обслуживание дальних населенных пунктов. Областные города и крупные райцентры — это основные наши направления в регионах. Но мы в принципе обслуживаем все населенные пункты страны. Включая дальние уголки, куда наши конкуренты даже не доезжают.

Нет такого места на карте, чтобы в логистическом модуле системы «БелТрансСпутник»  оно не нашлось на карте: в программе используются карты государственного предприятия «Белгеодезия», поэтому обновления происходят оперативно. Я даже не буду приводить в пример дальние регионы: несколько лет назад, когда в Минске строили мост на улице Кальварийской, компания была первой, кто нанес этот объект на свои карты.

— Со специалистами предприятия «Белгеодезия» мы на расстоянии телефонного звонка. Все обновления на картах и корректировки маршрутов осуществляются «день в день».

Отмечу также, что в компании «БелТрансСпутник» каждого клиента-пользователя сопровождает персональный менеджер. Эти сотрудники постоянно обрабатывают массу обратной связи от клиентов, отвечают на их вопросы по работе с системой GPS-мониторинга, занимаются обучением новых пользователей, информируют обо всех изменениях, новинках системы. Так, например, в середине марта была получена информация о том, что Министерство транспорта вводит временные сезонные ограничения по нагрузкам на оси транспортных средств на белорусских дорогах. Уже другие сотрудники, отвечающие за развитие системы, уточнили эту информацию в подразделении Минтранса — «Белдорцентре». Буквально день в день эти данные в виде информационного слоя были получены и оперативно включены в систему. Аналогичные ситуации были и с картами платных дорог BelToll, когда были добавлены новые участки.

Сколько времени «Смартон» привыкал к работе с системой мониторинга

С точки зрения руководителя, все изменения, которые проводятся в компании, должны развивать бизнес. Но многие работники воспринимают нововведения отрицательно. Вплоть до того, что считают — работодатель ущемляет их права. Это, как известно, связано с выходом из зоны комфорта.

Когда мы внедряли систему «БелТрансСпутник», в компании, конечно, был переломный момент. Специалисты, которые привыкли работать «на коленке» и на листочке бумаги, восприняли инновации в штыки. Кого-то пришлось обучать, кто-то покинул нашу компанию. А кто-то, наоборот, пришел. Но я бы не сказал, что это серьезная проблема: чтобы перестроиться, нам понадобилось 1,5−2 месяца. В программе простой и удобный интерфейс, чтобы привыкнуть к работе в ней, много времени не нужно. Плюс ко всему персональные менеджеры не забывают о нас. Обучают и рассказывают про новые функции. Говорят про некоторые «внеэфирные» подозрительные моменты, связанные с работой водителей и попытками противодействия работы GPS-системы. Очень чувствуется забота и поддержка.

Поэтому я бы посоветовал и руководителям, и сотрудникам относиться к переменам с пониманием. Чтобы выстроить конкурентный бизнес, сегодня необходимо внедрять инновации, автоматизировать процессы, постоянно думать над улучшениями. Это уже неизбежно.

Система GPS-мониторинга: мода или действительно нужный инструмент анализа

Безусловно, руководителям важны показатели, и система выдает им нужную аналитику. На основе этих данных руководитель держит всех «в тонусе». Для диспетчеров, для логистов — это рабочий инструмент. Это как для бухгалтеров 1С, для юристов — справочные правовые системы, а для таксистов — навигаторы.

К слову, мы ведь не ограничиваемся банальным контролем водителей: где был, сколько проехал, сколько топлива потратил! Хотя такое и было в самом начале, при самом первом ознакомлении и работе с «БелТрансСпутник». При первом шаге по внедрению во все наши бизнес-процессы. Вместе с ростом наших потребностей в логистике и автоматизации росли и наши запросы от системы GPS-мониторинга.

В ближайших планах — освоение уже мобильных технологий. Это даст еще больший эффект в плане оперативности реагирования на запросы по доставкам.