Что нужно сделать до старта проекта. Часть 5

Наш эксперт Максим Якубович продолжает рассказывать о том, что важно учесть и предусмотреть перед запуском проекта. Сегодня речь о том, кто такие заинтересованные стороны проекта и почему их важно идентифицировать перед стартом.

– Как правило, начинающий руководитель проекта считает, что заказчик или спонсор – единственные лица, ожидания которых должны быть учтены при формулировании целей и результатов проектов. Но на деле это далеко не так.

Для снижения уровня неопределенности руководитель проекта должен прогнозировать возможные риски. Часто источниками проблем становятся пропущенные или неправильно определенные ожидания не только заказчика или спонсора, но и других заинтересованных сторон (ЗС).

Эти ожидания могут касаться:

• Целей проекта.
• Результатов проекта.
• Требований к результатам проекта.

Заинтересованная сторона – лицо, группа или организация, которая может влиять на проект либо на которую могут повлиять результаты проекта или отдельные его задачи.

ЗС по отношению к проекту может быть, как внешней, так и внутренней.

Кроме этого, различные ЗС могут иметь противоречащие друг другу ожидания. Например, если одна заинтересованная сторона может влиять на ход проекта и делает это – для руководителя, который об этом не знает, такие действия могут стать неприятным сюрпризом.

Информация об ожиданиях ЗС может повлиять на сбор и анализ требований к результатам проекта, а также на анализ рисков.

Мне известны три ключевые подхода к выявлению ЗС, которые можно использовать.

1. Колесо заинтересованных сторон проекта

В его основе лежит использование списка ЗС. Существуют типовые  варианты списка, но лучше разработать собственный. Ведь универсальные списки не учитывают специфику отрасли.

Список ЗС можно взять в одной из методологий по управлению проектами. Например, в подходе к управлению проектами PMBOK он выглядит так:

• Спонсор проекта
• Заказчик проекта
• Пользователи
• Поставщики и подрядчики
• Деловые партнеры
• Подразделения компании
• Функциональные руководители
• Другие ЗС (снабженческие организации, финансовые институты, правительственные регулирующие органы, эксперты по предметной области, консультанты)

В методологии управления проектами Prince2 упоминаются три основные категории ЗС:

• Спонсоры
• Пользователи
• Поставщики

Британское компьютерное общество (BCS) выделяет:

• Владельцев проекта
• Менеджеров
• Сотрудников
• Супервайзеров
• Поставщиков
• Партнеров
• Клиентов
• Конкурентов

Авторы раздела «Stakeholders» сайта 12manage.com к основным группам относят:

• Акционеров и инвесторов
• Кредиторов: банки и другие кредитные организации
• Партнеров и поставщиков
• Покупателей и клиентов
• Менеджеров и высшее руководство компании
• Персонал компании
• Профессиональные союзы
• Конкурентов
• Государственные и налоговые органы
• Профессиональные ассоциации
• Средства массовой информации
• Неправительственные организации
• Общественные экологические, религиозные и пр. организации
• Местные сообщества

Работа с колесом ЗС ведется в три шага:

Шаг 1. Определить какие категории заинтересованных сторон актуальны для вашего проекта.

Шаг 2. Определить какие конкретно заинтересованные стороны в данной категории имеют отношение к вашему проекту.

Шаг 3. Проверить список заинтересованных сторон.

2. Номинирование заинтересованных сторон

Суть номинирования ЗС в том, что руководитель проекта определяет главное заинтересованное лицо. Например, спонсора. Спонсор, в свою очередь, номинирует (назначает) остальных заинтересованных лиц.

Качество номинирования будет зависеть от экспертности ключевого заинтересованного лица. Поэтому данный подход рекомендуется использовать в качестве дополнительного к методу «колеса заинтересованных сторон». Основной недостаток этого метода – концентрация на внутренних заинтересованных сторонах проекта.

3. Изучение документации по проекту

Третий подход подразумевает поиск любой имеющей отношение к проекту документации, ее изучение и определение должностей и ролей в проекте. Недостатки этого подхода в том, что документы часто оторваны от реальности, иногда их трудно получить из-за политики конфиденциальности, а иногда они содержат слишком много несущественных деталей.

Как может выглядеть список заинтересованных сторон

Начинать идентификацию заинтересованных сторон, по моему мнению, стоит с «колеса ЗС». Разберем использование этого метода на примере проекта открытия компанией нового завода.

Возьмем за основу список заинтересованных сторон из PMBOK: 

Для уточнения этого списка можем использовать еще метод номинирования ЗС, попросив спонсора уточнить, какие конкретно подразделения компании будут задействованы, и какие конкретно деловые партнеры будут продавать продукцию завода. Также можно дополнить список, используя метод изучения документации. Для этого можно провести изучение организационной структуры компании, чтобы самостоятельно определить подразделения, заинтересованные в проекте.

После идентификации заинтересованных сторон следует:

1. Провести анализ их ожиданий от проекта.

2. Продумать, у кого из этих ЗС нужно собирать требования к результатам проекта.

3. Идентифицировать риски, связанные с каждой заинтересованной стороной.

4. Продумать стратегии работы с ними.

Но прежде, чем проводить анализ ЗС, стоит начать с простого, но важного – прописать в Реестре ЗС их фамилии и контактные данные.

Работа с ЗС позволяет сильно снизить вероятность появления пропущенных требований к продуктам проекта и пропущенных рисков, потому рекомендую не игнорировать ее.