Как не ошибиться, выбирая офис: рассказываем в подробностях

Спрос на рынке арендной офисной недвижимости превышает предложение — это позволяет арендодателям диктовать свои ценовые условия. От чего сегодня зависят арендные ставки помещений, с чего вообще стоит начинать поиск офиса и на что особенно обратить внимание — рассказывает управляющий директор, партнер Colliers International Денис Четвериков.

— Если вам нужно новое офисное помещение, начинайте поиски с осознания потребностей вашей компании. Как ни странно, в большинстве случаев именно этот этап оказывается недооцененным.

Поиски затягиваются и проблемы возникают потому, что арендаторы не понимают, что и для чего ищут. При таких условиях удовлетвориться результатом просто невозможно.

Осознание потребностей

Выбирая офис, руководитель компании должен ответить на следующие вопросы:

1. Чем вызвана потребность в (дополнительных) площадях. На мой взгляд, структура офиса должна быть эффективной для конкретных задач в конкретной компании. И естественно, что она напрямую зависит и от причин, по которым был переезд. Это может быть открытие представительства, рост компании, изменение функций рабочей команды, статуса компании и прочее, и прочее. При этом у каждой компании — свои приоритеты: для одной открытие представительства — чисто номинальная задача из разряда «чтобы было», а для другой — этот офис будет «лицом компании». То есть все очень индивидуально.

Например, в существенно изменившейся старой компании кто-то доложен отвечать за адаптацию и обучение сотрудников, и было бы логично предусмотреть в новом офисе помещение для обучения и общения. Если компания запустила новый уникальный продукт, требующий дорогих и дефицитных специалистов из других городов и стран, их нужно обеспечить жильем и другими плюшками, что может сказываться на количестве и типе помещений (вплоть до жилых апартаментов в том же здании), и так далее.

2. Какую роль играет офис в компании. Например:

• Офис может иметь утилитарное значение — быть просто местом для работы и не более — такие помещения называются back office. Для back office требования довольно скромные, ведь по сути это место предназначено в первую очередь для работы персонала за компьютерами и друг с другом, но не с клиентами. Поэтому не столь важно, сколько пространства можно выделить для комфортных переговорных комнат, сколько рекреационных зон в таком офисе и какого размера окна, главное — это вместительность офиса для всех сотрудников.
• Офис может быть лицом компании — местом для проведения деловых встреч, способом показать свою состоятельность, использоваться в качестве преимущества для привлечения кадров. Это front office. К нему выдвигаются более жесткие требования как по локации (центр города либо рядом), так и по качеству — отличный ремонт, продуманное планировочное решение, высококлассная инженерия и прочее.

3. Каким образом новое пространство отражает философию вашей компании, ее суть и основные ценности. Все это так или иначе выражается в видах помещений и их функциональном назначении, в элементах декора, зонировании и т.д.

То, как выглядит офис, как люди в нем себя ощущают и взаимодействуют, — и есть самая суть и бренд компании. Например, Стив Джобс, считавший, что инновации рождаются как результат зачастую случайного взаимодействия между людьми, хотел стимулировать большое количество таких коммуникаций в новом офисе Apple. Он утвердил проект, напоминающий коллайдер для разгона элементарных частиц и вмещающий до 12 тысяч сотрудников.

4. На сколько человек должен быть рассчитан офис — на момент заселения, через год, через два и более. Эти расчеты во многом зависят от стратегии и типа управления компании. Есть компании, в которых вообще трудно что-либо с уверенностью предсказать на месяц вперед — возможно, через год офис будет не нужен. Тут следует работать с договором аренды, прописывая возможности расторжения, анализируя затраты на ремонт, который останется арендодателю, и т.д.

Если руководство компании понимает, что, скажем, через год их потребность в площадях существенно вырастет, то имеет смысл присмотреть более просторный офис уже сейчас. Экономически это решение не выглядит взвешенным, однако реальность, например, белорусского арендного рынка (я имею в виду площади именно в Минске) такова, что большие и одновременно качественные площади — всегда в дефиците.

5. Какая организационная структура компании должна быть после переезда в офис, как подразделения взаимодействуют между собой. Не для всех этот вопрос очевиден, но это не делает ответ на него менее значимым. Например: штат компании-разработчика почти на 90% состоит из программистов. Их работа носит индивидуальный характер, и сотрудники слабо взаимодействуют друг с другом. В этом случае будут принципиально важны три параметра офиса: стабильная электросеть, отличная вентиляция, дополнительное пространство для уединения либо мобильное пространство, в котором можно при желании уединиться от остальной команды для переговоров. Все эти обстоятельства должны быть известны уже на стадии подбора офиса.

6. Какие виды деятельности, когда и в каких локациях будут актуальны в офисе: индивидуальная или командная работа, обучение, развлечение и отдых и прочее? Этот вопрос — из области настройки работы офиса и бизнес-модели компании. Также все индивидуально. Например:

• Компании, имеющие сложные продукты, часто нуждаются в классах для обучения и коммуникации
• Компании с головным управлением, скажем, в США нуждаются в офисах для переговоров со звукоизоляцией и соответствующим оборудованием
• Разработчики с выраженным акцентом на ценности сотрудников, как правило, имеют игровые комнаты, комнаты отдыха и прочее
• Индивидуальная же или групповая работа зависит от специфики деятельности: зачастую open space как таковой не нужен — компаниям нужна возможность сделать планировку под себя. Размер же и количество помещений зависят от типа решаемых задач. Чаще это кабинеты 60−80 м², рассчитанные на небольшие команды.

7. Какова стратегия компании по затратам: минимизация затрат, вложение средств ввиду излишней ликвидности и др. Если для компании актуален запрос, например, на back office, на нем вполне можно сэкономить. Если речь идет об излишней ликвидности, тут можно подумать о помещении более высокого класса и дополнительных плюшках — комнатах отдыха и др. Бывает, что открытие офиса необходимо для дополнительного набора людей или привлечения очередного раунда инвестиций. В этом случае возможности по инвестированию в офис обосновываются расчетами, требованиями потенциальных инвесторов и прочим.

Когда стало понятно, для чего конкретно и какой именно офис необходим его компании, должны быть сформированы вполне конкретные требования:

• Местоположение в контексте города
• Размер помещения
• Требования к помещению: ремонт, кондиционирование, коммуникации и т.д.
• Требования к инфраструктуре: общепит, фитнес, бары, магазины
• Транспортная доступность: метро, МКАД, трафик и прочее
• Количество парковочных мест, велопарковка
• Срок аренды, ставка аренды и дополнительные платежи и т.д.

Критические точки

Стоит обратить особое внимание на несколько критических точек, в которых бывает сложно оценить значимость каких-то параметров офиса. Остановимся на них подробнее:

1. Парковка. Даже у крупных компаний машино-мест не много, и чаще всего они платные. Лучше выбирать локации, добраться до которых можно дополнительно на общественном либо корпоративном транспорте. Если говорить о подходе арендодателя на выделение арендаторам парковки, то обычно в центральных частях города это квота в 1 машино-место на 70−100 метров, занимаемых арендатором офисной площади. Если говорить о ценах на парковку, то в среднем это € 60−80 в месяц с НДС за выделенное парковочное место. Не забудьте проверить, включена ли стоимость парковки в арендную ставку.

Часто лояльные арендодатели делают велопарковки возле бизнес-центров для сотрудников, предпочитающих экологичный вид транспорта.

2. Вентиляция. Есть несколько решений по воздухообмену:

• Кондиционер уже есть, и под него арендатор делает рассадку сотрудников
• Кондиционирование и вентиляция делаются самим арендатором под существующие рабочие группы. В этом случае расходы делятся между арендатором и арендодателем — это одно из негласных джентльменских соглашений, к которым договаривающиеся стороны приходят в процессе торга и заключения договора

Кроме кондиционеров, ряд компаний из сферы ИТ обзавелись анализаторами содержания углекислого газа в воздухе, понимая, что здоровье и хорошее самочувствие сотрудников напрямую связаны с производительностью.

3. Ремонт. Есть такое понятие, как «базовый ремонт»: напольное покрытие (ламинат, плитка, ковролин), окрашенные стены, потолок (лофт или армстронг) и минимально допустимое освещение, санузлы и коридоры с отделкой, подведенные на этаж коммуникационные сети. Но базовый ремонт не всегда устраивает арендатора, специфика бизнеса иногда требует существенных вложений в реорганизацию рабочего пространства.

Здесь важно узнать о возможности предоставления арендных каникул, когда цена аренды снижена.

Осматривая помещение, важно оценить, насколько существующие коммуникации офиса приспособлены для вашего количества сотрудников. Стоит также обратить внимание на предполагаемую нагрузку на электросети (параметр, ключевой для большинства ИТ-бизнесов), но не забыть и о таких параметрах, как естественное освещение и количество розеток на одно рабочее место, наличие зон рекреации (восстановления сил).

Ставки аренды и скрытые платежи

На данный момент в целом по рынку спрос превышает предложение — на освободившуюся площадь в качественных бизнес-центрах зачастую уже есть очередь. И особенно ощутима нехватка качественных офисных площадей класса А, В1 и В2 в центре города (подробнее о классификации помещений можно узнать по ссылке).

Исходя из качественных параметров офиса, арендные ставки на данный момент следующие:

• Класс А — элитные объекты с лучшим расположением, оснащенные по последнему слову техники и т.д. (с большим количеством оговорок сюда можно отнести БЦ «Велком»): € 25−35 за 1 м² без НДС
• Класс В1 — наиболее распространенный исходя из текущего спроса (БЦ «Красавiк», предположительно БЦ Omega Tower, БЦ Futuris, БЦ Absheron, БЦ Reviera Business и прочие): € 12−25 за 1 м² без НДС
• Класс В2 — менее качественные объекты, или объекты сопоставимого качества, но находящиеся в долевой собственности, расположенные далеко от объектов инфраструктуры либо за городом (предположительно, БЦ «Зебра», БЦ Sky Towers): € 9−15 за 1 м² без НДС.

Понятие «скрытых» платежей относительно: они могут быть скрыты от поверхностного взгляда на условиях договора, но наверняка раскроются внимательному читателю. Часть арендодателей уже включает в арендную плату все возможные платежи, часть — указывает их в договоре как дополнительные к существующей арендной ставке — и именно здесь сосредоточены максимальные риски при заключении договора аренды.

При грамотном составлении договора аренды вопрос о скрытых платежах исключен, неожиданностей быть не может. В договоре четко прописываются условия корректировки арендных ставок, размеры и способ оплаты эксплуатационных и коммунальных платежей, налоги. Что касается налогов, то арендодатель обычно сам их оплачивает (в том числе на землю и на недвижимость), при этом он должен четко донести до арендатора ситуацию о наличии или отсутствии данных платежей в структуре арендной ставки. Также различаются подходы к начислению НДС: кто-то ведет переговоры, сразу называя все платежи с НДС, кто-то — без НДС, другие же вовсе не являются плательщиками НДС.

При заключении сделки на аренду офисного пространства арендодатель должен озвучивать одну итоговую сумму к оплате, со всеми услугами и налогами, которые посчитает нужным включить.

Это могут быть: эксплуатационные расходы, затраты на охрану здания, депозиты и прочее — каждый из этих параметров лучше обсудить отдельно. Яркий пример — это два варианта расчета оплаты за эксплуатацию: первый — фиксированный тариф, скажем, в 1,5 евро за метр, и второй — оплата в соответствии с ежемесячным расчетом. При втором варианте обязательно нужно понимать, какие параметры участвуют в этом расчете и будут ли установлены соответствующие счетчики (для воды, электричества). Средний размер эксплуатационных платежей для бизнес-центров составляет € 1,5−2 евро без НДС за м² в месяц.

Не повторяйте эти ошибки

В нашей практике было несколько интересных случаев с арендаторами, которые даже назвать забавными никак не получается. Практически все они приводят к потере времени и средств. Например:

• Недооценка компанией своих ресурсов. Например, одна из минских компаний получила деньги на развитие от своего головного офиса, который находится за рубежом. Решили вложиться в новый офис, но не рассчитали расходы — потратили все средства на дорогой ремонт. Это закончилось закрытием представительства в Минске вообще — как экономически неэффективного. Очевидно, что всей этой ситуации можно было бы избежать.
• Не понравилась страна для бизнеса. Одна компания потратила внушительную сумму на аренду офиса: на депозит арендодателю, ремонт, переезд — и, не пробыв и года в Беларуси, — распустила команду, выбрав для своего бизнеса другую страну. Комментировать этот случай бессмысленно.
• Существенное изменение запроса на финальной стадии. Компания сделала заказ на поиск офиса от 1000 м², толком не описав потребности рабочей команды, ее состав и особенности взаимодействия. Уже в процессе подбора офиса выяснилось, что на этой площади их команда поместится разве что только в два яруса, и запрос изменился на 8000 м². В таких историях не всегда все заканчивается хорошо.
• Незнание нюансов законодательства. Некоторые арендодатели работают по упрощенной системе налогообложения и являются ИП, договоры с ними заключаются без учета НДС, при этом не все арендаторы знают, что НДС за арендодателя платить в этом случае будут они, как и налоги на недвижимость и землю. В договоре эта информация не отражается, т.к. отдельно не обязательно прописывать то, что прямо указано в законодательстве. В итоге арендатор может очень удивиться счетам, содержащим дополнительные платежи, не предусмотренные его бюджетом. Уточняйте информацию об учете НДС у арендодателя.

Выводы

Собственники бизнеса в Беларуси зачастую не то что не имеют ответов на принципиально важные вопросы, которыми нужно задаваться на этапе подготовки к выбору помещения под офис, но даже не ставят их перед собой и компанией. Это говорит о недостаточно высоком уровне осознанности.

Если говорить в общем, рынок не поспевает за требованиями, выдвигаемыми самыми платежеспособными клиентами, большинство из которых — ИТ-компании. Понимание ИТ-арендаторами ситуации на рынке происходит не сразу, им зачастую требуется время, чтобы осознать, что некоторые их требования еще долгое время не будут удовлетворены по объективным причинам, начиная от арендных ставок и заканчивая инфраструктурой самого городского пространства.

Но, конечно, взыскательные арендаторы в целом положительно влияют на рынок офисной недвижимости. Арендодатель уже понимает, что требования к его площадям возросли, и старается учесть все это еще на этапе застройки. Но стройка — процесс не быстрый, поэтому рынок офисной недвижимости меняется медленнее, чем спрос на качественное рабочее пространство.