Как внедрить Корпоративную систему управления проектами и получить конкурентное преимущество

О том, из каких элементов состоит Корпоративная система управления проектами (КСУП), и как их внедрять, а также почему КСУП может стать конкурентным преимуществом в кризис, рассказывает наш эксперт Максим Якубович.

– Я уже рассказывал, в каких случаях компаниям важно задуматься о внедрении Корпоративной системы управления проектами. Напомню 2 возможные цели, которые ставятся перед КСУП:

• Повышение доли успешных проектов.
• Реализация только тех проектов, которые соответствуют стратегии.

Как мне кажется, эволюция управления проектами в компании обычно начинается с повышения доли успешных проектов. По ходу реализации этой цели оказывается, что для ее достижения проектам не хватает ресурсов. Приходит понимание, что обе цели – повышение доли успешных проектов и реализация только тех проектов, которые соответствуют стратегии – влияют друг на друга.

Руководство компании хочет научиться отбирать проекты к реализации и распределять между ними ресурсы. Рассмотрим методики, которые помогают это сделать.

В книге В.Богданова «Управление проектами. Корпоративная система – шаг за шагом» дана классификация проектов, исходя из двух критериев:

• какой технологический процесс используется в проекте (типовой или уникальный).
• какой результат мы должны получить (типовой или уникальный).

Составим матрицу из четырех квадратов, в которую включены 3 типа проектов: «процедура», «седина» и «мозги»:
 

Подходы к управлению разными типами проектов будут отличаться. Например, для проектов типа «мозги» не требуется такая же степень регламентированности, как для проектов типа «процедура». По мнению В.Богданова, для проектов типа «мозги» автоматизация управления не так эффективна, как для проектов типа «процедура».

Особенности проекта «седина»:

• Компания очень долго делает продукт, обладает большим опытом работы с ним. И сейчас ей надо изменить процесс работы над этим продуктом.
• Компания имеет опыт типового процесса выпуска продуктов (iPhone 6), но теперь ей надо выпустить уникальный продукт (например, будущий iPhone7).

Системная функция КСУП

Вот как можно описать системную функцию Корпоративной системы управления проектами:

• Руководство компании формулирует цель проекта.
• Рассчитывает под него срок и бюджет.
• В результате работающая система гарантирует, что цели проекта будут достигнуты в рамках определенных для него параметров.

Элементы КСУП

В литературе по КСУП сказано, что для системного управления проектами достаточно трех элементов:

• Стандарт компании по управлению проектами.
• Информационная система для управления проектами (ИСУП).
• Подразделение, которое отвечает за развитие Стандарта по управлению проектами и ИСУП (Проектный офис).

Недавно я встретил мнение, что для КСУП нужен еще один элемент – система мотивации на проектную деятельность. Пожалуй, соглашусь, что это необходимый элемент.

Итак, рассмотрим вариант, когда КСУП состоит из четырех элементов.

Разработка Стандарта по управлению проектами. Перед стартом проекта по внедрению КСУП рекомендую собрать ожидания ключевых заинтересованных сторон проекта и сформулировать бизнес-требования к этой системе. Если этого не сделать, при ее разработке сотрудники будут вкладывать собственное понимание, что должна делать система.

Один из подходов к определению бизнес-требований связан с выявлением рисков, существующих в области управления проектами. Предположим, сегодня успех проекта  компании практически полностью зависит от личности его руководителя. Вот какие риски для компании возникают из-за этого:

• Сильный руководитель проекта при отсутствии системы управления ресурсами «подгребет» под свой проект нужные ресурсы, что приведет к недостатку ресурсов на других проектах. Отсюда требование к системе управления проектами: «в КСУП должны быть реализованы правила распределения ресурсов компании на проекты».
• Руководитель проекта, получив опыт от реализованных проектов, ни в каком виде не формализует знания и с его уходом уйдут и знания о том, как правильно реализовывать проекты. Значит, появляется требование «извлекать знания из выполненных проектов, анализировать их и использовать в последующих проектах».

Таким образом, мы можем сформулировать бизнес-требования к КСУП, основываясь на анализе проблем и рисков, существующих сегодня в проектной деятельности компании. При этом я отмечу, что это только один из подходов. Если в вашей компании нет специалиста по сбору требований, самостоятельно сформировать их может быть непросто. Для выполнения этой работы можно пригласить профессионального бизнес-аналитика, который владеет широким спектром инструментов, методов сбора и анализа бизнес-требований, выявления в них противоречий.

Большая часть бизнес-требований к КСУП реализовывается путем описания набора процессов и создания шаблонов документов для управления проектом. Из них и складывается Стандарт по управлению проектами.

Информационная система управления проектами. Чтобы увеличить результативность процессов, описанных в Стандарте, управлять большим количеством данных, снизить затраты на управление проектами компания захочет автоматизировать работу. О том, как выбирать программный продукт для построения ИСУП я уже писал ранее.

Проектный офис. Чтобы совершенствовать Стандарт по управлению проектами на основании полученного опыта и вносить изменения в ИСУП, обычно создается специальное подразделение компании – Проектный офис. Сегодня такие организационные структуры работают практически во всех крупных белорусских банках. Они могут носить другие названия, но функции будут выполнять примерно те же: развивать стандарт по управлению проектами и улучшать ИСУП. Проектные офисы также создали  многие крупные оптовые торговые компании, накоторе ИТ-разработчики. На очереди – строительные и производственные компании.

Система мотивации на проектную деятельность. Чтобы сотрудники компании начали проявлять интерес к проектной деятельности, необходимо внести изменение в систему мотивации за участие в проектах. О том, как это делать, я уже писал. 

Порядок внедрения элементов КСУП

Как было сказано выше, внедрение КСУП начинается с разработки Стандарта по управлению проектами. Реализовать требования к нему можно либо силами штатных сотрудников, либо привлекая консультантов со стороны. 

• Иногда компания берет  в штат профессионала, имеющего опыт создания КСУП. Этот специалист принимается на работу на должность руководителя проектного офиса и управляет проектом внедрения такой системы.
• Иногда для разработки Стандарта управления проектом привлекается внешний консультант. После создания документа  становится понятно, чем будет заниматься Проектный офис, и после этого начинают формировать его штат сотрудников.
• Если в компании пока нет единого формализованного подхода к управлению отдельным проектом, нужно определиться, проектов какого типа у нее больше. Начинать разработку Стандарта по управлению проектом надо именно для этого типа.

В Беларуси я чаще встречал ситуации, когда в компании сначала появлялся руководитель Проектного офиса. Он участвовал в «пилотных» проектах в роли консультанта или администратора проекта, внедряя некоторые методы и инструменты управления. По завершению анализировались результаты использования инструментов и начиналась стандартизация подходов. 

И подход «сначала Стандарт – потом пилотные проекты» и подход «сначала «пилоты» потом Стандарт» имеют свои плюсы и минусы. Например, если начать с принципа «сначала Стандарт», есть риск не учесть часть хороших практик по управлению проектами, которые уже существуют в компании.

Получив первые результаты по улучшению доли успешных проектов, компании стоит поставить новую цель – делать «правильные» проекты. То есть система управления проектами должна обеспечить не только выполнение проектов согласно  сроку/ бюджету. Она должна помочь достижению стратегических целей компании через управление портфелем проектов.

В кризис компания должна быть заинтересована в том, чтобы:

• не делать ненужных проектов;
• те проекты, которые уже запущены, выполнялись в рамках срока/бюджета.

Корпоративная система управления проектами как раз в этом может сильно помочь. Пока конкуренты будут тратить свои усилия в проектах впустую, вы можете выстроить системное управление проектами и получить серьезное преимущество в конкурентной борьбе.

Появились вопросы по КСУП?  Пишите – с удовольствием обсужу эту тему