30 октября
BFS 17-й сезон: живая музыка, дух путешествий и инновационные гаджеты
1 | 3 |
Публикуем продолжение материала бизнес-тренера Александра Сагаловича о том, как проиллюстрировать в деталях структуру бизнес-процессов компании при помощи нотации IDEF0. Такие иллюстрации позволяют увидеть деятельность организации целиком, проанализировать ее бизнес-процессы и найти недостатки.
– В Части 1 мы начали описание структуры процессов с разработки контекстной диаграммы, выполнения декомпозиции работ. Также рассмотрели виды стрелок в нотации IDEF0.
Продолжим разработку структуры процессов.
Составим диаграмму декомпозиции работы «Собирать и отгружать товар». На ней размещено 6 работ, которые мы последовательно рассмотрим.
Рисунок 4. Диаграмма декомпозиции работы «Собирать и отгружать товар»
Все работы на этой диаграмме используют ресурсы персонала склада, складскую технику, складской комплекс (имеется в виду специально оборудованное здание со стеллажами, проездами, рампами, воротами и т. д.) и, конечно же, специальное программное обеспечение. Я умышленно не стал проводить соответствующие стрелки, чтобы не усложнять восприятие диаграммы.
«Планировать работу склада». На вход данной работы поступает «План комплектования» и отчетная информация о результатах и ошибках других работ. На выходе будут конкретные задания на выполнение работ, непосредственно связанных с обработкой товара.
«Комплектовать заявки». На вход данной работы поступают задания на сбор товара. Выполняется эта работа согласно заданию. Собранный товар и является выходом данной работы.
Еще одним выходом может быть информация о товаре, который не был обнаружен при сборе (или не находился на указанном в задании месте).
Данная информация передается не в работу по снятию остатков, а поступает в управляющую работу по планированию деятельности склада. И уже оттуда будет подана команда на снятие остатков. Это один из возможных вариантов действий в данной ситуации (недостача товара в собранной комплектации). Он приведен в качестве примера и будет предпочтительным для ситуации, когда при ограниченных ресурсах персонала и техники нужно произвести отгрузки вовремя, пусть даже и ценой ошибок в комплектациях. В реальности такая ситуация возможна, когда склад обслуживает продуктовые сети, и можно пожертвовать недостачей нескольких единиц одного товара ради того, чтобы доставка была выполнена в срок.
Если же склад обслуживает какое-либо производство, то такой вариант управления работами, скорее всего, будет неподходящим, ведь ошибка в комплектации может привести к остановке конвейера. Поэтому работа по сверке остатков и устранению недостачи в комплектациях должна происходить более оперативно.
«Проверять остатки». Запускается данная работа по распоряжению на снятие остатков, которое приходит из работы «Планировать работу склада». Результатом ее является отчет об остатках товара, который в нашем примере уходит «вникуда» и обозначен стрелкой с квадратными скобками. Об этих скобках мы поговорим чуть позже. Исходя из ранее описанной логики управления работ, на схеме можно инициировать снятие остатков товара в трех случаях:
После снятия остатков необходимо сообщить клиенту (внутреннему или внешнему) о результате, чтобы он мог отразить этот факт в учете и сообщить, что делать дальше: отгружать как есть, сместить время отгрузки и устранить недостачу, включить найденные остатки в следующую заявку на доставку и т. д. Мы описываем упрощенный вариант создания графиков и схем, поэтому эти действия на Рисунке 4 не указываются.
Также рекомендуется передать отчет о снятии остатков в один из процессов по учету материальных ценностей, чтобы привести учетные данные в соответствие с фактом. Так как мы строим не полную схему процессов компании, то такой процесс будет внешним по отношению к нашей структуре и на нашей схеме отсутствует.
На Рисунке 4 показано, что задание на снятие остатков поступает на вход работы слева. Хотя оно должно изображаться управляющей стрелкой сверху. Кроме того, не указано, а с какими ресурсами проводятся операции в данной работе, так как на вход материальные объекты не поступают. В дальнейшем мы выясним, почему так произошло.
«Проверять комплектации». Работа, связанная с проверкой комплектаций после сбора. На вход подается собранный товар, что и является инициирующим событием для данной работы, то есть отдельного управляющего распоряжения не требуется. Чтобы проверить комплектацию необходимо знать, из каких товаров или материалов состоит собранный заказ. Об этом никакой соответствующей информации на Рисунке 4 нет, потому что:
В подобных случаях при указании названий стрелок надо подразумевать, что термин «товар» включает и товар, и сопроводительные документы.
Посмотрим на выходы данной работы. Их два – отчет о комплектации и информация об ошибках сбора.
Отчет о комплектации отправляется:
В «Информации об ошибках сбора» на Рисунке 4 этот выход поступает на вход работы по комплектации товара. То есть управление идет в обход управляющей работы «Планировать работу склада». Это сделано потому, что последующие действия после выявления ошибки сбора могут быть разными:
В подобных случаях при составлении нотации допускается типичная ошибка: информация подается на левую грань работы как вход. Мы специально изобразили это на Рисунке 4. На самом деле информация должна подаваться на верхнюю грань прямоугольника с названием работы в виде стрелки управления.
«Отгружать товар». В ходе данной работы собранный и проверенный товар (вместе с необходимыми документами) загружается в автомобиль. Инициирующим событием для данной работы не может являться факт наличия товара в зоне отгрузки, пусть даже собранного и проверенного. Должна быть отдельная информация о постановке транспорта на погрузку или задание на погрузку.
Выходами данной работы являются: собственно отгруженный товар (само собой с необходимыми документами) и отчет об отгрузке. Товар в кузове автомобиля уходит за пределы нашей диаграммы. А вот отчет об отгрузке как вход поступает в работу «Отчитываться о работе склада».
«Отчитываться о работе склада». На вход данной работы поступают различные отчеты, там они обрабатываются и на выходе получается «Отчет о работе склада».
При прорисовке диаграмм работ нижнего уровня мы часто по ходу описания добавляем граничные стрелки. То есть указываем различные входы и выходы процессов, которые были «незаметны» при составлении схем более высокого уровня. При добавлении эти стрелки в специальных программах, поддерживающих нотацию IDEF0, помечаются квадратными скобками возле границы диаграммы, как, к примеру, стрелка «Отчет об остатках товара» на Рисунке 4. При работе просто в графических редакторах необходимо самостоятельно решить, каким образом вы будете помечать такие стрелки входов и выходов работ.
Вот как надо с ними работать:
Рисунок 5. Измененная диаграмма декомпозиции работы «Выполнять заявки клиентов по доставке товаров»
Теперь давайте немного поговорим о внутренних стрелках. Они используются для связей между работами. В IDEF0 различают пять типов связей между работами:
1) Связь по входу (input-output), когда стрелка выхода одной работы идет на вход другой работы. То есть предыдущая работа «производит» сырье или полуфабрикаты для другой работы. На Рисунке 4 к связям по входу-выходу относятся, например, стрелка «Собранный товар» и стрелка «Собранный и проверенный товар». На Рисунке 5 – стрелка «Собранный, проверенный и отгруженный товар» и «Отчет о доставке».
2) Связь по управлению (output-control), при которой выход вышестоящей работы направляется на управление нижестоящей. При этом сам выход (информация или данные) не изменяется в ходе выполнения управляемой работы. На Рисунке 5 примером такой связи может быть «Распоряжение снять остатки».
3) Обратная связь по входу (output-input feedback), при которой выход нижестоящей работы направляется на вход вышестоящей. Это информация подобная «Отчету о работе склада» или же указанию на материальные потоки, например, брак, который может отправляться в начало цикла производства на переделку.
4) Обратная связь по управлению (output-control feedback), когда выход нижестоящей работы направляется на управление вышестоящей. На рисунке 5 такому варианту соответствует стрелка «Распоряжение снять остатки товара».
5) Связь выход-механизм (output-mechanism), когда выход одной работы направляется на ресурсный (нижний) вход другой работы. Стрелка довольно редкая. Чаще используется, чтобы показать, что одна работа подготавливает ресурсы, необходимые для другой.
Скорее всего, вы уже обратили внимание, что некоторые стрелки на рисунках разветвляются или сливаются. Это происходит в нескольких случаях:
Если часть стрелок после разветвления поименована, то считается, что она соответствует стрелке до разветвления.
Считается ошибкой, когда до разветвления стрелкам не было дано название, а после разветвления не была именована какая-либо ветвь.
Ошибкой будет, если после слияния стрелка не поименована, а до слияния при этом не поименованная какая-либо из ветвей.
Номер состоит из префикса и числа. Сам префикс может быть любой длины, но чаще используют префикс А. Контекстная диаграмма имеет номер 0 после префикса, работы на первой декомпозиции – 1, 2, 3 и т. д.
У работ на последующих декомпозициях первая цифра (или цифры) в числе наследуется от родительской работы, а последняя цифра – ее номер на декомпозиции.
Продолжение следует.
30 октября
BFS 17-й сезон: живая музыка, дух путешествий и инновационные гаджеты
28 октября
10 лет с VOKA: от небольшой ТВ-платформы до онлайн-кинотеатра номер один в Беларуси
28 октября
Запускаем акцию — «Заяви о себе с Про бизнес»!
24 октября
Аккредитив с дисконтированием от Белагропромбанка: деньги за товар сразу на счете
23 октября
Суперакция на размещение рекламы на Про бизнес до 31 октября — не пропустите!
22 октября
МТБанк запустил масштабную акцию для бизнеса: бесплатное оборудование MTkassa, скидки на обслуживание и зарплатный проект за 0%
21 октября
Клиент Betera поставил 50 000 BYN на Лигу чемпионов. Что из этого вышло?
16 октября
Компания МиСофт объявляет о проведении масштабной конференции о цифровизации бизнеса в Минске