Как составить очень подробную карту деятельности компании. Часть 2

Публикуем продолжение материала бизнес-тренера Александра Сагаловича о том, как проиллюстрировать в деталях структуру бизнес-процессов компании при помощи нотации IDEF0. Такие иллюстрации позволяют увидеть деятельность организации целиком, проанализировать ее бизнес-процессы и найти недостатки.

– В Части 1 мы начали описание структуры процессов с разработки контекстной диаграммы, выполнения декомпозиции работ. Также рассмотрели виды стрелок в нотации IDEF0.

Продолжим разработку структуры процессов.

Выполнение работ

Составим диаграмму декомпозиции работы «Собирать и отгружать товар». На ней  размещено 6 работ, которые мы последовательно рассмотрим.

Рисунок 4. Диаграмма декомпозиции работы «Собирать и отгружать товар»

Все работы на этой диаграмме используют ресурсы персонала склада, складскую технику, складской комплекс (имеется в виду специально оборудованное здание со стеллажами, проездами, рампами, воротами и т. д.) и, конечно же, специальное программное обеспечение. Я умышленно не стал проводить соответствующие стрелки, чтобы не усложнять восприятие диаграммы.

«Планировать работу склада». На вход данной работы поступает «План комплектования» и отчетная информация о результатах и ошибках других работ. На выходе будут конкретные задания на выполнение работ, непосредственно связанных с обработкой товара.

«Комплектовать заявки». На вход данной работы поступают задания на сбор товара. Выполняется эта работа согласно заданию. Собранный товар и является выходом данной работы.

Еще одним выходом может быть информация о товаре, который не был обнаружен при сборе (или не находился на указанном в задании месте). 

Данная информация передается не в работу по снятию остатков, а поступает в управляющую работу по планированию деятельности склада. И уже оттуда будет подана команда на снятие остатков. Это один из возможных вариантов действий в данной ситуации (недостача товара в собранной комплектации). Он приведен в качестве примера и будет предпочтительным для ситуации, когда при ограниченных ресурсах персонала и техники нужно произвести отгрузки вовремя, пусть даже и ценой ошибок в комплектациях. В реальности такая ситуация возможна, когда склад обслуживает продуктовые сети, и можно пожертвовать недостачей нескольких единиц одного товара ради того, чтобы доставка была выполнена в срок.

Если же склад обслуживает какое-либо производство, то такой вариант управления работами, скорее всего, будет неподходящим, ведь ошибка в комплектации может привести к остановке конвейера. Поэтому работа по сверке остатков и устранению недостачи в комплектациях должна происходить более оперативно.

«Проверять остатки». Запускается данная работа по распоряжению на снятие остатков, которое приходит из работы «Планировать работу склада». Результатом ее является отчет об остатках товара, который в нашем примере уходит «вникуда» и обозначен  стрелкой с квадратными скобками. Об этих скобках мы поговорим чуть позже. Исходя из ранее описанной логики управления работ, на схеме можно инициировать снятие остатков товара в трех случаях:

• если товар не нашли при комплектации;
• если по прибытии в точку разгрузки в комплектации выявилась недостача. В этом случае надо проверить не забыли ли, например, товар на складе при погрузке в машину.
• если проводится инвентаризация (плановая или по просьбе поклажедателя). Отмечу, что в случае выявления недостачи в точке разгрузки надо связаться с другими точками разгрузок по пути следования автомобиля: может, товар выгрузили именно туда.

После снятия остатков необходимо сообщить клиенту (внутреннему или внешнему) о результате, чтобы он мог отразить этот факт в учете и сообщить, что делать дальше: отгружать как есть, сместить время отгрузки и устранить недостачу, включить найденные остатки в следующую заявку на доставку и т. д. Мы описываем упрощенный вариант создания графиков и схем, поэтому эти действия на Рисунке 4 не указываются.

Также рекомендуется передать отчет о снятии остатков в один из процессов по учету материальных ценностей, чтобы привести учетные данные в соответствие с фактом. Так как мы строим не полную схему процессов компании, то такой процесс будет внешним по отношению к нашей структуре и на нашей схеме отсутствует.

На Рисунке 4 показано, что задание на снятие остатков поступает на вход работы слева. Хотя оно должно изображаться управляющей стрелкой сверху. Кроме того, не указано, а с какими ресурсами проводятся операции в данной работе, так как на вход материальные объекты не поступают. В дальнейшем мы выясним, почему так произошло. 

«Проверять комплектации». Работа, связанная с проверкой комплектаций после сбора. На вход подается собранный товар, что и является инициирующим событием для данной работы, то есть отдельного управляющего распоряжения не требуется. Чтобы проверить комплектацию необходимо знать, из каких товаров или материалов состоит собранный заказ. Об этом никакой соответствующей информации на Рисунке 4 нет, потому что:

• вся необходимая информация находится в ПО (программе управления складом);
• все соответствующие документы на товар, независимо от его состояния (собранный, проверенный, отгруженный, доставленный), находятся вместе с ним, но это необходимо прописать при стандартизации входов-выходов.

В подобных случаях при указании названий стрелок надо подразумевать, что термин «товар» включает и товар, и сопроводительные документы.

Посмотрим на выходы данной работы. Их два – отчет о комплектации и информация об ошибках сбора.

Отчет о комплектации отправляется:

• как информация в работу более высокого уровня «Доставлять товар» для информирования о готовности товара к отгрузке.
• в работу этого же уровня «Отчитываться о работе склада». Формально, если ошибок при проверке не выявлено, то и отправлять в работу по отчетности можно просто пустой отчет, вся остальная информация есть в учетной системе.

В «Информации об ошибках сбора» на Рисунке 4 этот выход поступает на вход работы по комплектации товара. То есть управление идет в обход управляющей работы «Планировать работу склада». Это сделано потому, что последующие действия после выявления ошибки сбора могут быть разными:

• на исправления нет времени и ресурсов. Все работники, ответственные за сбор, могут быть заняты другими комплектациями. В этом случае принимать решения о том, надо ли исправлять ошибку или просто удалить позиции из накладных документов, поставив клиента в известность, является задачей управляющих процессов;
• возможна ситуация, когда такие ошибки исправляются всегда, для этого есть специально выделенный ресурс для выполнения подобных работ. В этом случае отправка информации в обход управляющей функции по планированию будет оправданной.

В подобных случаях при составлении нотации допускается типичная ошибка: информация подается на левую грань работы как вход. Мы специально изобразили это на Рисунке 4. На самом деле информация должна подаваться на верхнюю грань прямоугольника с названием работы в виде стрелки управления.

«Отгружать товар». В ходе данной работы собранный и проверенный товар (вместе с необходимыми документами) загружается в автомобиль. Инициирующим событием для данной работы не может являться факт наличия товара в зоне отгрузки, пусть даже собранного и проверенного. Должна быть отдельная информация о постановке транспорта на погрузку или задание на погрузку.

Выходами данной работы являются: собственно отгруженный товар (само собой с необходимыми документами) и отчет об отгрузке. Товар в кузове автомобиля уходит за пределы нашей диаграммы. А вот отчет об отгрузке как вход поступает в работу «Отчитываться о работе склада».

«Отчитываться о работе склада». На вход данной работы поступают различные отчеты, там они обрабатываются и на выходе получается «Отчет о работе склада».

Туннелирование и граничные стрелки

При прорисовке диаграмм работ нижнего уровня мы часто по ходу описания добавляем граничные стрелки. То есть указываем различные входы и выходы процессов, которые были «незаметны» при составлении схем более высокого уровня. При добавлении эти стрелки в специальных программах, поддерживающих нотацию IDEF0, помечаются квадратными скобками возле границы диаграммы, как, к примеру, стрелка «Отчет об остатках товара» на Рисунке 4. При работе просто в графических редакторах необходимо самостоятельно решить, каким образом вы будете помечать такие стрелки входов и выходов работ.

Вот как надо с ними работать:

• Затуннелировать стрелку (сделать так, чтобы она не попала на другую диаграмму). Стрелка выходит за пределы описываемой системы, но как несущественный выход или вход. Такая ситуация у нас была со стрелкой «Письмо о приеме/отклонении заявки» (Часть 1, рисунок 3). В этом письме мы сообщаем клиенту о принятии или отклонении заявки по каким-либо причинам. И эта стрелка не отображена на диаграмме более высокого уровня.
• Мигрировать стрелку на диаграмму верхнего уровня. Именно так мы поступили со стрелкой «Отчет о работе склада». На диаграмме верхнего уровня в Части 1 (Рисунок 2, работа «Комплектовать товар») такого выхода нет. А вот на Рисунке 4 он появляется.  Затем я мигрировал его на верхний уровень, и эта стрелка появилась и на диаграмме верхнего уровня в работе «Принимать и обрабатывать доставки» на Рисунке 5. Далее я расскажу, для чего это было сделано.
• Существует еще один вариант туннелирования, который называется «не в дочерней работе». Он используется, когда стрелка механизма или управляющего документа мигрирует с верхнего уровня на нижние. В подобных случаях на нижнем уровне эта стрелка может быть удалена. На родительской диаграмме она будет затуннелирована, а в комментариях к ней необходимо указать, что механизм или документ будет использоваться во всех работах дочерней декомпозиции.

Рисунок 5. Измененная диаграмма декомпозиции работы «Выполнять заявки клиентов по доставке товаров»

Внутренние стрелки

Теперь давайте немного поговорим о внутренних стрелках. Они используются для связей между работами. В IDEF0 различают пять типов связей между работами:

1) Связь по входу (input-output), когда стрелка выхода одной работы идет на вход другой работы. То есть предыдущая работа «производит» сырье или полуфабрикаты для другой работы. На Рисунке 4 к связям по входу-выходу относятся, например, стрелка «Собранный товар» и стрелка «Собранный и проверенный товар». На Рисунке 5 – стрелка «Собранный, проверенный и отгруженный товар» и «Отчет о доставке».

2) Связь по управлению (output-control), при которой выход вышестоящей работы направляется на управление нижестоящей. При этом сам выход (информация или данные) не изменяется в ходе выполнения управляемой работы. На Рисунке 5 примером такой связи может быть «Распоряжение снять остатки».

3) Обратная связь по входу (output-input feedback), при которой выход нижестоящей работы направляется на вход вышестоящей. Это информация подобная «Отчету о работе склада» или же указанию на материальные потоки, например, брак, который может отправляться в начало цикла производства на переделку.

4) Обратная связь по управлению (output-control feedback), когда выход нижестоящей работы направляется на управление вышестоящей. На рисунке 5 такому варианту соответствует стрелка «Распоряжение снять остатки товара».

5) Связь выход-механизм (output-mechanism), когда выход одной работы направляется на ресурсный (нижний) вход другой работы. Стрелка довольно редкая. Чаще используется, чтобы показать, что одна работа подготавливает ресурсы, необходимые для другой.

Скорее всего, вы уже обратили внимание, что некоторые стрелки на рисунках разветвляются или сливаются. Это происходит в нескольких случаях:

• результат одной работы используется в нескольких других работах;
• различные работы производят одинаковый продукт, который затем используется в одной работе;
• какой-либо ресурс или управляющий документ используется в нескольких работах. При этом, если это один и тот же документ или ресурс, то стрелка будет иметь одно наименование, находящееся перед разветвлением. Например, ресурсная стрелка ПО (программное обеспечение) на Рисунке 5. Если же первоначальный ресурс или документ являлся общим массивом для ресурсов или документов после разветвления, то каждая стрелка после разветвления имеет собственное наименование.
  Таким же образом разветвляются стрелки «Персонал» («ОЛ» – отдел логистики; «СД» – служба доставки; «Работники склада») и «Регламенты» (стрелки «Регламент планирования», «Регламент отчетности», «Регламент работы склада» и «Регламент работы СД»).

Если часть стрелок после разветвления поименована, то считается, что она соответствует стрелке до разветвления.

Считается ошибкой, когда до разветвления стрелкам не было дано название, а после разветвления не была именована какая-либо ветвь.

Ошибкой будет, если после слияния стрелка не поименована, а до слияния при этом не поименованная какая-либо из ветвей.

Нумерация работ

Номер состоит из префикса и числа. Сам префикс может быть любой длины, но чаще используют префикс А. Контекстная диаграмма имеет номер 0 после префикса, работы на первой декомпозиции – 1, 2, 3 и т. д.

У работ на последующих декомпозициях первая цифра (или цифры) в числе наследуется от родительской работы, а последняя цифра – ее номер на декомпозиции.

Продолжение следует.