Как составить очень подробную карту деятельности компании. Часть 1

Чтобы определить «узкие» и слабые места в работе любой организации, найти зоны ответственности и безответственности, рекомендуется составлять ее карту деятельности. На карте подробно изображаются все бизнес-процессы и работы, которые происходят в компании. Наш эксперт, бизнес-тренер Александр Сагалович рассказывает, как сделать это при помощи одного из самых удобных инструментов – нотации IDEF0.

– Нотация IDEF0 предназначена для детального описания структуры бизнес-процессов. Достоинство методов, которые она использует в том, что все процессы изображаются графически, и при этом делается акцент на их соподчиненности, показе логической зависимости и взаимосвязи.

О том, как работать с нотацией и пользоваться ею, я расскажу в материале, который состоит из трех частей. В качестве примеров будем рассматривать рисунки, которые являются составной частью нотации IDEF0. Иногда мы вновь будем возвращаться к некоторым из них и дополнять новой информацией.

Составление контекстной диаграммы

Прежде всего, нам необходимо составить общую контекстную диаграмму. Иными словами, сделать общее описание, как бизнес-процессы взаимодействуют с внешней средой, т.е. с контекстом.  Это делается при помощи графического изображения различных потоков, которыми система (компания) обменивается с внешней средой в ходе своей деятельности.

Для примера, построим схему такого процесса, как выполнение заявок клиентов по доставке товаров, которые находятся в условном логистическом центре. Товар этот хранится на складе, и перед отгрузкой его надо еще и скомплектовать.
 

Рисунок 1. Контекстная диаграмма

Опишем не всю систему процессов условного логистического центра, а только лишь ее часть, опустив этапы доставки товара на склад и его хранения, а также различные управленческие и вспомогательные процессы. Затем полученные знания можно масштабировать на все остальные процессы и деятельность компании.

Итак, суть процесса состоит в следующем:

• Клиенты передали товар на хранение на склад. Речь может идти как о внутренних (цеха, отдел закупок, отдел продаж или еще кто-то), так и о внешних клиентах (заказчики и покупатели).
• Затем клиенты присылают заявки на отгрузку и доставку товара в заранее определенные точки разгрузки. Отметим, что такие процессы, как комплектация товара на складе, отгрузка, доставка и разгрузка производятся силами логистического центра.
• Одновременно клиенты должны получать необходимую информацию о ходе исполнения заказа, т.е. отслеживать статус выполнения своих заявок, а также узнавать о возможных сбоях и нарушениях.

Декомпозиция работ и создание стрелок

Для составления нотации IDEF0 используется два типа объектов: работы и стрелки.

Работы – это процессы, функции или задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют конкретные результаты. Здесь и далее термин «работа» будем использовать как синоним терминов «процесс» или «функция» и подразумевать, что речь идет именно о них.

Каждой из работ должно быть присвоено название. На схеме работы обозначаются прямоугольниками, с вписанными внутри названиями.

По сути уже рассмотренная контекстная диаграмма (рисунок 1) является описанием одной работы самого верхнего уровня. Например, «Доставлять товар» является процессом верхнего уровня для таких процессов как «Следовать к месту разгрузки», «Отгружать товар», «Подписывать и оформлять накладные документы» и т.д. Таким образом, процесс верхнего уровня состоит из процессов более низкого уровня. 

Работа высшего уровня, которая изображается на контекстной диаграмме, может быть декомпозирована на так называемые родственные работы (работы, которые можно условно рассматривать как слагаемые для работы верхнего уровня). В свою очередь, по отношению к этим родственным работам, процесс высшего уровня будем являться так называемой родительской работой.

Родственные работы также могут быть детализированы. Схема, на которой отображены декомпозированные работы, называют диаграммой декомпозиции. 

Рисунок 2. Диаграмма декомпозиции верхнего уровня

На диаграмме декомпозиции может быть размещено от 2 до 8 работ, но рекомендуется размещать от 3 до 6.

Прямоугольники на диаграмме, внутри которых вписываются названия работ, обычно располагаются по диагонали от левого верхнего угла к правому нижнему. Такой порядок называется доминированием. По замыслу, сначала располагается самая важная работа, выполняемая в первую очередь.

В реальности же это доминирование очень условно, а работы в целом могут выполнятся одновременно, последовательно, с разной длительностью цикла исполнения и т.д.

Стрелки – это данные, которые помогают дополнить информацию о происходящих процессах. Стрелки бывают двух видов:

• Внутренние стрелки: информация и материальные ресурсы, которыми работы могут обмениваться между собой.
• Граничные стрелки: информация и материальные ресурсы, которыми ваша компания во время функционирования бизнес-процессов (во время работ) обменивается с внешней средой.

Еще существует пять типов стрелок:

1. Вход (input) – материал и/или информация, которые используются работой для производства продукта (выхода). Допускается, что работа может не иметь ни одного входа. Стрелка входа рисуется, как входящая в левую грань прямоугольника, обозначающего работу. К примеру, на рисунке 2 к таким стрелкам относятся:

• «Товар на складе» – относится к работе «Комплектовать товар». Это материальный ресурс, который в ходе выполнения работы преобразуется в продукт «Собранный товар».
• «Заявки от клиентов» – относится к работе «Принимать и обрабатывать доставки». Информационный ресурс, который используется в ходе данной работы для формирования планов по доставке и комплектации заказа. В реальности для формирования планов еще необходимая информация о свободных мощностях склада и службы доставки (далее на схеме СД). Но чтобы не перегружать схему, будем условно считать, что эта информация присутствует в вашей реальной практике.
• «Отчет о комплектовании» – относится к работе «Доставлять товар». Это информация, которая поступает от работы по комплектации товара к работе по его доставке, чтобы просигнализировать, что товар собран и можно подавать автомобиль на его загрузку.

2. Управление (control) – различная управляющая информация постоянного или оперативного характера (регламенты, стандарты, чертежи, планы, приказы и т.д.).

Каждая работа должна иметь хотя бы одну управляющую стрелку. Они должны располагаться вверху прямоугольника.  Если посмотреть на рисунок 2, то можно заметить, что «План доставок» на рисунке обозначен как стрелка, относящаяся к типу «вход», на самом деле она должна являться стрелкой управления и должна находится, соответственно, вверху прямоугольника. То же самое относится и к стрелке «План комплектования».

Сейчас эти стрелки умышленно были расставлены «неправильно». Дело в том, что на практике иногда трудно определить, к какому из двух типов относится стрелка – ко «входу» или к «управлению». Отмечу, если действие, которое обозначает стрелка, будет в дальнейшем преобразовано, или же оно несет сугубо информационную функцию – стрелка относится к типу «вход». А вот если «продукт», доставленный стрелкой, в ходе работы не изменяется, а используется как нормативный (планирующий, информационный документ), то стрелка относится к типу «управление».

В дальнейшем мы еще вернемся к рисунку 2 и дополним его.

3. Выход (output) – материал или информация, которая производятся работой. Каждая работа должна иметь хотя бы один выход. Он рисуется как выходящая стрелка из правого ребра прямоугольника. На рисунке 2 выходами являются, например, «Собранный товар» – относится к работе «Комплектовать товар».

4. Механизм (mechanism) – это ресурсы, которые используются в ходе выполнения работы. Это могут быть станки, персонал, программное обеспечение, автомобили и т.д. Данный тип стрелок входит в прямоугольник снизу. По вашему усмотрению, эти стрелки могут и не отображаться на схеме.

В нашем примере на рисунке к механизмам относятся: персонал, складская техника, складской комплекс, транспорт.

5. Вызов (call) – стрелка, указывающая на другой (альтернативный) вариант выполнения работы. Рисуется как исходящая из нижней грани прямоугольника. Используется для указания того, что некоторая работа выполняется за пределами описываемой системы. В некоторых программных средствах стрелки вызова используются для слияния и разделения различных моделей.

На рисунке 3 стрелка вызова «Передача доставки на аутсорсинг» обозначает, что при определенном сценарии развития событий доставка будет выполнять силами внешнего исполнителя, в соответствии с другой моделью выполнения работ.

Рисунок 3. Пример стрелки типа «Вызов»

Продолжение следует.