Как собственными силами организовать внутреннее обучение проект-менеджеров – рассказ директора компании «Новый сайт»

В начале года компания «Новый сайт» разработала и запустила собственную систему внутреннего обучения – Project Management School. Какие задачи она помогает решать, и как организована подготовка сотрудников, рассказал автор программы, директор компании Алексей Шоркин.

Как родилась идея внутренней школы

– Сегодня идеальный менеджер проектов – это супермен, который должен владеть инструментами и знаниями в разных направлениях: управление проектами, организация работы в команде, навыки эффективных переговоров, знания технических инструментов реализации проектов, понимание маркетинга, рекламы и бизнес-процессов.

Все это должно быть умножено на знания о том, как работают различные сферы бизнеса. Плюс – высокий уровень личностного развития.

Наша компания заинтересована не только в развитии компетенций проект-менеджеров, но и в повторяемости результатов, в высокой эффективности процессов. Это возможно, если внутри компании сформирована своя «школа проектостроения» со стандартизацией подходов и методов управления.

Мы решили создать такую школу. Она помогает сформировать собственный стиль ведения проектов. Мы хотим, чтобы результаты нашей работы были на неизменно высоком уровне, независимо от особенностей конкретного проекта, менеджера или команды.

Конечная цель, которую мы хотим достичь – планирование постоянных проектных успехов.

Суть формата обучения

Во-первых, это собственно обучение, т.е. обмен опытом и систематизация знаний проект-менеджеров, которые в обычных условиях работают самостоятельно над разными проектами.

Во-вторых, обучение ведется полностью на английском языке.

Это позволяет не только улучшить общий уровень языка, но и расширить профессиональный словарный запас – для общения с зарубежными клиентами. При таком формате обучения и в дружественной обстановке не страшно ошибиться или задуматься на середине фразы. Коллеги тебе обязательно подскажут правильную формулировку или решение.

К тому же это весело и хорошо развивает командный дух.

Чему обучаются слушатели внутренних курсов?

У нас есть «основная» программа, в которой мы прорабатываем или изучаем вот эти темы:

1. Стандартизация в ведении проектов, в том числе их этапность.

2. Вопросы документации: какие вопросы нужно в ней отображать, насколько детально прописывать. Например, обязательно нужно указывать, при помощи каких инструментов можно решить бизнес-задачи заказчика.

3. Сложные кейсы и типовые проблемы.

4. Тонкости психологии заказчика. Например, его сопротивление инновациям.

5. Инструменты, помогающие в ведении проектов. Например, Mindjet. Этот сервис позволяет структурировать сложные задачи, изобразив их на одной картинке. Благодаря этому проект-менеджер может видеть как общую картину, так и конкретные детали проекта.

6. Сервисы, которе позволяют настроить ежедневную работу:

• Jira, Confluence, Tempo, Structure (системы, которые помогают ставить задачи между участниками проекта и отслеживать ошибки)
• Инструменты для самообслуживания заказчиков: сервис-порталы, в которых заказчик может создавать задачи для проект-менеджеров и отслеживать исполнение
• Инструменты для совместной работы между проект-менеджером и командой. Например, Axure (приложение для быстрого создания прототипов программного обеспечения) для быстрого прототипирования
• Конечно, новинки в сайтостроении: новые модули сайтов, которые решают узкоспециализированные задачи, инновации от больших компаний вроде Google или Яндекс

В общем, в рамках школы нам всегда есть о чем поговорить, что обсудить или рассмотреть.

Работу с английским языком мы тоже постепенно совершенствуем: для формирования собственного словаря используем корпоративный аккаунт в сервисе Lingualeo.

Разработка программы заняла несколько недель и еще продолжается в процессе обучения. При ее составлении я собирал ведущих специалистов компании. Вместе мы формировали максимально широкий список возможных тем и вопросов, а уже из него голосованием выбирали самое важное и интересное.

Сотрудники предлагали и целые тематические блоки по своим специализациям (например, «банковские сайты»).

По какой программе идет обучение

Программа – не детальная пошаговая инструкция, а скорее стратегический план, которым определяется общее направление обучения.

Мы специально избегаем жестких рамок, так как технологии сегодня развиваются буквально с каждым днем. И стратегический план предоставляет нам необходимую свободу.

Что-то подобное – внутреннее обучение и процесс обмена опытом – мы сегодня можем порекомендовать всем технологическим компаниям, даже если они работают на аутсорс. 

Как проходят занятия?

Для занятий мы выбрали утро – потому что это самое оптимальное время для обучения с точки зрения проект-менеджеров:

• Так проще собрать всех слушателей вместе
• Все бодрые и еще не уставшие
• Так как это время до начала работы, сотрудники еще не успели погрузиться в ежедневные процессы, из которых «вырвать» человека почти невозможно без вреда для результата
• Никто не спешит по личным делам (тренажерный зал, семья, развлечения)

Каждое занятие длится около 1 часа. Условно каждое занятие можно разделить на ключевые части:

1. В начале встречи у каждого участника есть возможность пятиминутного спича – это время мы посвящаем обсуждению отраслевых новостей или полезных статей, прочитанных за последнее время.

2. Затем – если накануне было домашнее задание – мы посвящаем часть занятия его результатам.

3. Основная часть зависит от темы занятия. Мы можем обсуждать кейсы известных проектов, изучать «инструменты» для оптимизации проектной работы или организации работы в команде. Часто в этой части занятия мы используем медийные материалы: подкасты, видеоролики, презентации – если они посвящены выбранной теме.

4. Одной из форм обучения стала дискуссия: она не была запланирована изначально, но появилась уже в процессе обучения. Я это считаю хорошим показателем эффективности нашего обучения. В дискуссии отлично практикуются коммуникативные и языковые навыки. И, бесспорно, истина рождается в диалоге.

5. После занятия всем участникам на почту приходит письмо с итогами. В нем мы собираем «знания» занятия, в том числе ссылки на проекты, которые обсуждались, напоминаем о домашнем задании. 

Несмотря на то, что есть план занятий – он достаточно гибкий, чтобы адаптировать под наши текущие запросы.

Если необходимо, мы прямо во время занятий расширяем и углубляем тему. 

Да и технологии с их интенсивным развитием обеспечивают нас неиссякаемым источником тем. Поэтому у нас нет плана, например, «закончить обучение 1 мая».

Первые результаты

Наша Project Management School началась в январе – и я уже замечаю позитивные изменения.

1. Стало легче собрать всех в 8-30 в офисе. Это не шутка: раньше рабочий день менеджеров начинался в более позднее время, поэтому на первых занятиях было много опоздавших. Но со временем все организовались и подстроили ритмы.

На самих занятиях участники стали более свободно себя чувствовать в непривычных условиях: ведь им нужно не просто обсуждать рабочие инструменты или проекты, но делать это на английском языке. Теперь речь у них смелее, словарный запас ощутимо растет. Одним из результатов стали те самые дискуссии – активные обсуждения в процессе занятий.

Все участники «втянулись» в процесс и у нас уже есть идеи дальнейшего развития формата обучения, в том числе – с учетом интересов компании. И несмотря на использование английского языка, объем уже переработанной вместе информации приятно радует.

2. Позитивные изменения в работе отмечают сами проект-менеджеры: рассмотренные инструменты они сразу внедряют в повседневную работу. Новые сервисы «примеряют» в текущих проектах и могут предложить нашим заказчикам более широкий перечень возможностей или функций. Заметно, что в позитивную сторону меняется и общий командный дух.

3. В рамках школы мы планируем запустить «аквариумный» проект: один из проект-менеджеров будет вести обычный проект в рабочем режиме, но при этом будет делиться текущим состоянием дел на наших занятиях. Показывать, как он внедряет в проект стандартизированные элементы и инновации.

Так каждый из участников сможет принять участие в обсуждении процессов или результатов. В коллективном формате мы сможем не только решать частные вопросы, но и вырабатывать общие принципы работы в аналогичных проектах.

И конечно, формировать стандарты для будущих проектов.