Как отчет о ходе проекта уместить на одной странице А4

Руководители проектов часто озабочены вопросом: Как сделать отчет в такой форме, чтобы у заказчика уходило 5 минут на получение информации по проекту? Я мучился этим вопросом довольно долго. А так как у практикующего менеджера проектов времени на разработку чего-то нового, как правило, нет, то ничего у меня толкового не получалось.

В один прекрасный день мой знакомый консультант по управлению написал мне: «А ты читал эту книгу?».

Конечно, не читал, но я ждал ее долгие годы. Это была находка.

Книга была прочитана за пять-шесть часов, и, завершив ее прочтение, я решил не откладывать новые знания «в долгий ящик» и сделать отчет по новой форме на текущем проекте.

На заполнение первого отчета по предложенной форме у меня ушло около 2-х часов, ну а последующие отчеты требовали куда меньше времени. Заказчик проекта, получив свежий отчет, сказал мне: «Теперь отчеты по моим проектам я хочу получать только в этой форме!».

Отличная обратная связь, чтобы убедиться, что инструмент работающий.

Итак, что за форма отчета и как ее заполнять?

Основная идея заключается в том, чтобы на страничке формата А4 компактно изложить данные о ходе работ над достижением целей проекта, выполнении работ в срок, расходовании бюджета и прогнозах по ходу проекта.

Вот как выглядит пустая форма для заполнения.   

А вот как может выглядеть готовый отчет по этой форме.

Подсказка, что где находится в форме отчета, расположена внизу: «Цели – задачи проекта – сроки – расходы – прогнозы».

Обычно я заполняю разделы в таком порядке.

«Цели проекта». Здесь нужно сформулировать несколько целей, из которых станет понятно, ради чего проект затевается (я для своих проектов этот раздел переименовал в «Продукты проекта», мне показалось, это точнее).

«Задачи проекта». Сюда нужно перенести 20-25 задач из расписания проекта.

После того, как прописаны цели (продукты) и задачи проекта, есть смысл заполнить матрицу на пересечении целей и задач. Круг ставиться на пересечении строки с названием задачи и столбца с названием цели, если выполнение задачи приблизит проект к достижению данной цели. Таким образом, в этой части прорисовывается влияние задач на реализацию целей. Как только все круги в столбце с названием цели будут закрашены – цель считается достигнутой.

«Сроки». Если проект рассчитан более чем на год, нужно будет создавать форму для каждого года.

Следующая область для заполнения – «Ответственный/Роль». В той же строке, где указаны названия периодов, вводятся фамилии участников команды проекта и ключевых заинтересованных сторон, которые могут быть приемщиками по некоторым задачам.

Выше заполняется матрица ответственности.

Я использовал следующие роли:

Ответственный (О)

Исполнитель (И)

Контролер (К)

Раздел «Расходы» – для информирования о плановых и фактических расходах по статьям бюджета проекта. Как видите, места для этого раздела выделено немного, а , значит, мы можем отчитаться по трем-четырем статьям бюджета. Придется свернуть статьи бюджета в три-четыре пункта. Размер статьи бюджета можно указать длиной отрезка, плановое значение – справа от отрезка, а фактическое – в центре отрезка.

Ну и раздел «Выводы и прогнозы» – у руководителя есть всего три строчки, чтобы убедить заказчика в том, что он знает, как вырулить проект в срок и бюджет. А если этого уже не сделать – то можно прописать свои предложения о пересмотре параметров проекта (целей, срока и бюджета).

Коротко о том, как заполняется отчет каждый отчетный период.

Если объем фактически выполненной работы был не меньше планового – в отчете круг отмечается зеленым цветом,

Если фактический объем меньше планового, но есть шанс наверстать расписание – желтый цвет.

Ну и если сроки по задаче уже сорваны – красный цвет.

Та же система «светофоров» используется и для закрашивания отрезков для статей бюджета. Если бюджет осваивается по плану – зеленый цвет, наметился перерасход – желтый, статья бюджета превышена – красный.

Как отчет читает заказчик? Он проверяет выполнение задач в срок по цветам «светофоров». Если горит желтый цвет напротив названия задачи, заказчик может узнать, кто является ответственным за задачу и запросить у него отчет. По красным светофорам заказчик ищет в разделе «Выводы и прогнозы» информацию о том, повлияет ли срыв сроков по этой задаче на срок проекта и что предлагает руководитель проекта делать в данном случае.

Вот такой формат, удобнее которого я для отчета по проекту пока ничего не видел.

Удачи в проектах!