«Порой становится жалко продавцов, которые вынуждены записывать в тетрадки проданный товар». Вот чем поможет Excel в инвентаризации

«Многие предприниматели сильно недооценивают Excel», — уверен интерим-менеджер по оптимизации процессов в дистрибьюторских компаниях Александр Зайцев. Получив более чем двадцатилетний опыт работы в сфере, он нашел простое прикладное применение Microsoft Excel совместно со сканером штрих-кода практически в любой компании: на складе, в магазине, на производстве. Помогла нащупать идею простая инвентаризация. Подробности — в материале.

Статья подготовлена при помощи международной организации интерим-менеджеров Interim Business Association (США, Польша, Украина, Беларусь, Казахстан).

Совместно с компанией Interim Business Association мы продолжаем рубрику «Управление изменениями в компании». Материалы этой рубрики выходят еженедельно в среду. В них вы найдете полезную информацию и практические советы по менеджменту и управлению изменениями.
Узнать, нужны ли вашей компании изменения, вы можете прямо сейчас с помощью экспресс-диагностики через специального бота или пройдя диагностику на сайте. Для этого вам понадобится не более 5 минут.

«Один зачитывает, другой ищет в Excel 150 000 SKU»

— Идея использования Microsoft Excel совместно со сканером штрих-кода появилась благодаря банальной инвентаризации.

Сканер штрих-кода — это устройство, которое считывает штрих-код, нанесенный на упаковку товара или иной носитель, и передает эту информацию в компьютер, кассовый аппарат, POS-систему.

Я тогда пришел в одну из известных белорусских компаний руководить складской и транспортной логистикой. И в первый рабочий день, войдя на склад, застал толпу сотрудников, двигающихся по рядам хранения продукции, считающих товар и громко выкрикивающих другому коллеге наименование, цвет, размер, SKU и его количество на остатке. Тот, в свою очередь, находил в толстом списке распечатанной ведомости эту позицию и вписывал услышанный остаток.

На свой вопрос: «Что это?» — услышал ответ с некой магической интонацией в голосе:
«Инвентариза-а-ация!»

Затем, по окончании подсчета, все должны были следовать в офис и приниматься за перенос данных из этой ведомости с бумажных носителей в электронный список методом «один читает, другой ищет в Excel и ставит количество уже в электронный документ».

Таким образом, процесс подсчета затягивается до бесконечности. Сначала считаем — пишем на бумаге, а потом читаем на бумаге и вносим в таблицу компьютера.

Думаю, не стоит говорить, какими словами это сопровождалось, если предстояло пересчитать 150 000 SKU. Зрение, голосовые связки от диктовки, моральное напряжение, чтобы не совершить ошибки (которые все равно случались), и, как результат, — пересорт/излишек/недостача… Единственное, что может зародиться в головах участников этого процесса — это очень крепкие слова.

Думаю, вам эта картина знакома. Особенно с ней сталкиваются компании, не имеющие WMS.

Warehouse Management System (WMS) — система управления складом — это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации управления процессами склада и работы складского комплекса.

И тут руку помощи вам протянет… Excel.

Я считаю, что для любого предприятия оптимизация своей деятельности играет ключевую роль. Время на подсчет, человеко-часы, стоп-отгрузки — все это операционные издержки и минус в вашу карму.

Ведение бизнеса в нынешних условиях можно сравнить с управлением летательном аппаратом в сложных метеорологических условиях.

Потому что среда, в которой бизнес развивается, так же изменчива, как и погода в ненастье.

И чтобы держать «летательный аппарат» бизнеса в устойчивом положении и направлять его в необходимой пункт назначения, нужно вовремя реагировать на изменения конъюнктуры рынка, конкурентную среду, развитие продуктового портфеля. Иначе вы разобьетесь.

Управление товарными запасами, имуществом, производимыми активами — все это важно учитывать и анализировать. И, анализируя, важно вовремя замечать негативные моменты, которые ведут к «потере высоты» и, как следствие, могут привести к крушению. Видели когда-нибудь, как устроена кабина летательного аппарата? Нечто подобное просто необходимо и вашему бизнесу.

Управление ради прибыльности — вот цель использования инструментов учета.
Вам нужно окружить себя массой «приборов», каждый из которых имеет важное значение и свой механизм в управлении бизнесом. Например, большие компании могут позволить себе купить дорогостоящие программы: 1C, Axapta, WMS, SAP и прочие. А розничные операторы и сети, как правило, прописывают свое ПО для учета товарооборота, дебиторской задолженности, выявления OUT OF STOCK (отсутствие товара) или OVERSTOCK (излишнее количество товара), АВС- и XYZ-анализа.

Фактически это расходы на операционную деятельность. В них входит:

• Покупка самой программы
• Оплата работы программиста(-ов)
• Дальнейшие оплаты лицензий с продлением продавцам ПО
• Зависимость от третьих лиц: в случае, если вам нужно будет сделать поправку в каком-либо нестандартном быстром отчете, вы никак не сможете обойтись без обращения к своему программисту или аналитику для формирования «матрицы» этого отчета в программе.

Но есть альтернативный путь — использование Excel, который по умолчанию установлен на каждом ноутбуке. И эта программа позволяет творить чудеса и создавать невероятные отчеты.

Одно из решений, которое я рекомендую, — это учет активов и основных средств компании, количественный ежедневный учет продаваемого товара из магазина, учет возвратов на объект хранения при помощи таблицы Exel и сканера штрих-кода. Впрочем, варианты применения этого решения достаточно широки. Но особенно оно будет полезно там, где требуется четкий контроль движения учитываемых позиций.

Итак, мы знаем, что каждую учетную единицу, будь то мебель, оборудование, товар, можно идентифицировать штрих-кодом. Товар, который вы покупаете в магазине, уже на заводе у производителя снабжается штрих-кодом. Поэтому оборудование или мебель вы можете идентифицировать штрих-кодом сами, придумав его согласно вашей логике.

Все, что дальше необходимо сделать — это занести в Excel информацию о том, какому штрих-коду какая учетная единица соответствует. Таким образом, вы можете быстро и эффективно:

• Делать ревизии имущества в офисе
• Проводить инвентаризации товара на складе
• Учитывать продажи товара в магазине
• Контролировать остатки товара
• При возврате товара от клиента контролировать соответствие документального возврата с тем товаром, который фактически прибыл с этим документом.

При этом важно понимать, что если вы примете товар по документу, но не проверите фактическое соответствие тех позиций, которые указаны в сопровождающем документе, то у вас большая вероятность возникновения излишков/недостач/пересорта либо приема товара на склад, который до этого вы никогда не отгружали.

Давайте теперь по отдельности разберем, как Excel и штрих-код могут быть полезны в каждом конкретном случае.

1. «Не нужно диктовать длинные номера»: инвентаризация основных средств имущества фирмы

В каждой компании есть имущество, которое она закупила для ведения своей деятельности. Это столы, стулья, шкафы, офисная оргтехника и прочие материальные ценности, которые не подлежат списанию как расходные материальные средства. Данное имущество значится в бухгалтерской ведомости и должно быть посчитано и быть в наличии.

К подобному имуществу, оборудованию прикреплен или на нем написан инвентарный учетный номер. Вы наверняка помните этот забавный сюжет в фильме «Служебный роман» Э. Рязанова, когда в кабинет к героиням Алисы Фрейндлих с Лии Ахеджаковой врывается толпа участников инвентаризации во главе с актером Георгием Бурковым, и они начинают наперебой читать инвентарные номера имущества, которое находится в этом кабинете, и отмечать его наличие в журнале.

На самом деле этим процессом может заниматься один ответственный сотрудник, имея сканер штрих-кода в одной руке и Excel на планшете — в другой.

При этом не нужно диктовать длинные номера имущественных кодов, искать их визуально в сотнях строк ведомости, что в свою очередь влечет временные и эмоциональные затраты, а также возникновение ошибок.

Ваша задача — лишь отсканировать все штрих-коды в данном помещении, зале, предприятии. Excel сам найдет в списке соответствующее наименование имущества и учтет его. Все необходимые данные берутся из инвентаризационной описи основных средств вашей учетной программы в бухгалтерии. Все новое имущество вводится в данный файл, а списанное либо выводится, либо отмечается как списанное с учета.

Нажмите для увеличения

По завершении сканирования вы сохраняете список проверки и можете его экспортировать в учетную программу бухгалтера для формирования инвентаризационной ведомости.

2. «Таких я называю  „25 лет в торговле“»: учет товаров в магазине, на складе, инвентаризация

Продажи — это основная задача магазина или торгового объекта. Понимать, что продано, какие позиции на остатке и сколько, что пользуется спросом, а что является неликвидным товаром и требует меньших запасов, а порой вывода из ассортиментной матрицы — залог успеха торговой деятельности.

Я часто бывал в регионах и наблюдал, как предприниматели ведут учет продаж. Порой становится жалко продавцов, которые вынуждены записывать в тетрадки те позиции, которые продают в течение дня. Как результат — потом возникает дикое мучение подведения итогов, подсчета остатков магазина, заказа от поставщика, выяснения локомотивов продаж и так далее…

Особенно весело слышать слова так называемых гуру продаж, мол, они настолько гениальны и давно работают, что сами знают, какой ассортимент лучше всего продается.

У меня для таких есть кодовое название — «25 лет в торговле».

Важно понимать, что инструмент учета продаж при помощи сканера штрих-кода и Excel — невероятно доступный и незаменимый для тех продавцов, которые хотят отслеживать ликвидность позиций, шлак на полках, делать ABC-анализ и проводить аналитику из месяца в месяц и на основании этого делать вывод о продаваемости товара.

Я не буду сейчас напоминать развернуто Матрицу БКГ (Бостонской консалтинговой группы). Кратко скажу, что товары, согласно МБКГ, делятся на 4 категории:

1. «Звезды».

2. «Дойные коровы».

3. «Дикие кошки».

4. «Дохлые собаки».

Так вот, используя учет товара при помощи сканера штрих-кода, вы можете делать ABC-анализ и делить эти товары по продаваемости, по вялой ликвидности и, соответственно, прибегать к тактическим ходам в управлении ассортиментом и достижении стратегической цели — рост прибыли.

Вся самая сложная работа ждет вас только в самом начале этой истории и заключается в том, чтобы внести ассортимент в файл учета.

Далее вам потребуется вводить лишь новинки, которые периодически будут появляться у поставщиков. Информацию вы спокойно берете у дистрибьюторов, которые поставляют вам продукцию в магазин. Эти поставщики обязательно предоставят вам прайс-листы в Excel, которые имеют названия товарных единиц или SKU с их баркодами, артикулами, категориями ассортимента товара и ценами. И все, что вам остается сделать, — это скопировать данные из прайс-листов и внести их в ваш файл.

В дальнейшем, ведя торговую деятельность и день за днем учитывая продажи по каждому SKU, вы сможете создавать месячный отчет, видеть те позиции, которые продаются чаще всего, и те, которые залеживаются на полках магазина, генерируя низкооборотистую товарную массу, как я это называю, «шлакование матрицы».

Ваша задача как продавца — выделить у всех поставщиков «локомотивы» из категорий А и В и минимизировать у себя товарные запасы из категории С. Поэтому любому магазину крайне необходимо как можно скорее переходить на сканированный учет товара в продажах.

Аналогичная ситуация и со складами. Ведь приход товара на склад для хранения и отгрузка его после хранения — это такие же продажи, только в большем объеме, и тут для вас являются важными адресное хранение и учет наличия товара. Тут вступают в роль критерии складской логистики — FIFO, FEFO и LIFO.

Это также можно учитывать при помощи Exel и сканера при приемке, размещении товара на хранение, перемещении в пикинг (доминирующий процесс, вокруг которого строится организация всех складских процедур) для обеспечения заявок, отгрузке со склада и приемке возвратов из розницы. Словом, разработанный Excel-файл имеет универсальное прикладное применение в различных областях.

Предвижу зарождение предложения или вопроса об использовании данного инструмента в Google-таблицах. Скажу сразу, у меня были мысли о выводе этого продукта в интернет-пространство, чтобы можно было сканировать через интернет. Но на практике выяснилось, что здесь есть очень серьезный недостаток: вы будете зависеть от интернет-соединения.

Из опыта скажу, что иногда магазины находятся в местах с неустойчивой связью, на территории зданий, где интернет или отсутствует, или имеет весьма неустойчивое соединение. Или, к примеру, вы сканируете имущество, товар на складе хранения — в подобных помещениях и на производственных территориях также часто отсутствует интернет.

Поэтому моя принципиальная позиция — связь ноутбука должна быть только со сканером, а вот сканер использовать принципиально беспроводной, чтобы у вас была свобода действий и в процессе работы вы могли дотянуться до любого труднодоступного места сканером и не быть привязанным к ноутбуку.

Выводы

Резюмируя вышесказанное, определим направления деятельности, где можно применить разработанный файл учета в Exel в паре со сканером:

• Магазины и торговые объекты для учета продаж и инвентаризаций
• Возвраты отгруженных товаров
• Склады хранения
• Офисы с основными средствами (станки, мебель)
• Общепит с оборудованием
• Больницы с дорогостоящим оборудованием
• Производство и сборка мебели, когда при помощи сканирования определяется комплектность деталей конструкции
• Учет сотрудников предприятий
• И т.д. и т.п.

Читайте также

• «Не устраивайтесь на работу, которую себе не продали». Что помогает строить блестящую карьеру
• «Наговорят со страху, что начальник ворует и берет взятки» — как подготовить сотрудников и бизнес к проверкам налоговой

• «Дружили-дружили и на тебе!» — что делать, если у партнера по бизнесу «на лапки прилипает»