Как защититься от «трудовых экстремистов»: кейсы от юриста и бухгалтера

Аудиту кадровой документации уделяется на такое большое значение, как финансовой или юридической. Между тем, ошибки кадровиков и следующие за ними финансовые последствия могут сильно потрепать нервы руководителей и собственников. Старший юрист международной юридической компании COBALT Татьяна Беляева и Маргарита Новосельцева, учредитель бухгалтерской фирмы «Райкири» приводят несколько кейсов из собственной практики аудита кадровых документов в Беларуси.

Три причины для проведения аудита кадровых документов

Аудит кадровых документов — это комплексная проверка и оценка кадрового документооборота (правильность оформления и заполнения документов, наличие всей необходимой документации и т.д.). Мы рекомендуем регулярно проводить ее всем компаниям. И вот почему.

---

Проверки контролирующих органов. В Беларуси работу с кадрами проверяет Департамент госинспекции труда Минтруда, причем проверяет весьма тщательно.

Можно вспомнить случаи, когда штрафы выписывались за неуведомление работника о плановом отпуске за 15 дней до его начала. И это при том, что на предприятии был утвержден график отпусков. А работники были с ним ознакомлены под роспись.

Словом, проверяют все: архивы, воинский учет, личные карточки, отпуска, уведомления. Мы советуем сверить работу кадровой службы в компании по чек-листу, которые используют при плановых проверках контролеры. И которые есть в свободном доступе.

Работники-экстремисты. Мы отмечаем выросшую грамотность граждан в трудовых спорах с нанимателями.

Появляется даже новый тип «трудовых экстремистов» (по аналогии с «потребителями-экстремистами»). Они устраиваются на работу с целью «отжать» всевозможные выплаты и компенсации с нанимателя в момент досрочного расторжения трудового контракта.

В практике COBALT были судебные разбирательства с участием одного из таких «экстремистов», который последовательно засуживал уже третью компанию по одному и тому же основанию, связанному с просчетами в кадровой работе.

Советуем обеспечить себе тылы в виде правильно заполненной кадровой документации.

Оптимизация документооборота. Большая часть ошибок в сфере кадровой работы связана с отсутствием необходимого набора правильно оформленных документов. Но жизнь не стоит на месте — инструкции и требования меняются, и некоторые нормы со временем выглядят явно избыточными. В ходе кадрового аудита одной из компаний эксперты обнаружили положение, по которому кадровая служба должна была знакомить работников с приказами о премиях.

Все бы ничего, но фирма была крупной, с представителями в регионах. Аудит как раз помогает обнаружить все эти абсолютно ненужные дополнительные движения, сделать документооборот более рациональными и понятным.

Что находят аудиторы чаще всего:

Несоответствие трудовых контрактов нормам законодательства (ст. 19 ТК, президентский декрет № 29)

Несоответствие алгоритмов приема-увольнения, привлечения к дисциплинарной ответственности — требованиям законодательства

Неправильные испытательные сроки (нарушения в разбивке по месяцам, отсутствие критериев для испытуемого и т.д.)

Неправильные сроки продления и заключения контракта (продлять контракт с согласия работника меньше чем на год можно. Но первоначальный заключать меньше чем на год нельзя)

Отсутствие обязательных для предприятия положений и инструкций (правил внутреннего распорядка, аттестации, коммерческой тайны и т.д.)

Мелочи, которые приводят к кадровым трагедиям

Мелочи, упущенные в кадровом учете, иногда выливаются в серьезные затраты на ликвидацию их последствий, судебные и финансовые издержки. Вот наиболее типичные примеры «маленьких кадровых трагедий».

1. Топ-менеджер крупной ИT-компании после увольнения продал коммерческую информацию конкурентам.

Что упущено: на предприятии не было положения о коммерческой тайне, с которым сотрудники знакомились бы под роспись. Да, были стандартные формулировки в контракте о неразглашении коммерческой тайны, но не было перечня того, что к ней на фирме относят.

2. Директора уволили по решению собственника, не обратив внимание, что тот оформил себе отпуск за день до даты увольнения.

Что упущено: в компании не был утвержден и подписан работниками график отпусков.

Мы рекомендуем тщательно прописывать систему ухода в отпуск топ-менеджеров, обладающих уставными полномочиями, вплоть до указания в контрактах сроков уведомления собственников о предстоящих отпусках.

Также рекомендуем при увольнении «топов» прибегать к услугам специалистов, которые не связаны с ними личными и деловыми контактами. И со стороны могут принять более оптимальное и юридически выверенное решение.

3. Работника уволили по причине выговора и такого наказания, как лишение премий. А суд восстановил его на рабочем месте и заставил выплатить среднемесячную зарплату за время вынужденного отгула.

Что упущено: были допущены сразу несколько ошибок.

1. Лишение премии хоть и является самым суровым наказанием для действующего сотрудника, но при этом по юридической квалификации к дисциплинарным взысканиям не относится.

• «Дисциплинарка» — это только замечание, выговор и собственно увольнение
• «Строгий выговор», штрафы, лишение бонусов и т.п. — все это дополнительные меры, не являющиеся основанием для дисциплинарного увольнения

2. Работник формально не был ознакомлен с приказом о выговоре: если его подпись не появилась под документом в течение 5 дней с момента вынесения, считается, что взыскание наложено не было. В случае, если работник отказывается подписывать приказ, надо составлять соответствующий акт. Также распространенная ошибка: у работника забывают брать объяснения по факту нарушения трудовой дисциплины или должностной инструкции.

В ходе судебных разбирательств на все эти документы обращают внимание – их наличие или отсутствие может оказаться решающим.

3. Запрос на объяснительную хоть и был направлен, но это сделали по скайпу.

Любят кадровики еще по вайберу написать или позвонить и попросить мужа, чтобы он передал жене, у которой прогул, чтобы она пришла и написала объяснительную…

Конечно, наши суды постепенно двигаются к тому, чтобы учитывать использование современных средств коммуникации. Но, к сожалению, в отношении трудовых споров практика до этого еще не дошла.

Если у предприятия есть возможность фиксировать и сохранять общение с работником через электронные средства коммуникации, и потом предъявлять это в судах в качестве доказательств, это замечательно. Но не стоит игнорировать старые проверенные средства: заказное письмо с уведомлением и описью вложения или передача письма уполномоченному лицу по доверенности.

Пробелы в бухгалтерии

Кадровый аудит — это не только полный пакет документов по персоналу, но и проверка системы внутрикорпоративных коммуникаций.

Наиболее чувствительными являются связи между кадровой службой и подразделением бухгалтерии, которое отвечает за начисление зарплаты и других выплат в пользу персонала.

Вот что больше всего беспокоит главных бухгалтеров и аутсортинговые бухгалтерские фирмы в работе кадровых служб:

Когда бухгалтеров не предупреждают, что работники переводятся с трудовых контрактов на договоры подряда. Ситуация может длиться годами, и когда «фокус» всплывает, то надо заново пересчитывать налогооблагаемую базу из-за завышения фонда оплаты труда, подавать уточненные налоговые декларации по налогу на прибыль и ждать по нему пени.

Когда бухгалтеров заранее не предупреждают о непродлении контракта. С работником нужно рассчитаться не позднее последнего дня его работы, и при окончательном расчете надо учитывать, что банковский день заканчивается в среднем в 15.00-15.30. И бухгалтер должен успеть рассчитать сотрудника до этого времени и сделать проводку через банк.

Бухгалтерские компании даже заказывают доработки в используемое у себя ПО, чтобы вносить туда сроки контрактов. И заранее делать автоматическую рассылку-«напоминалку» для сотрудников, которые принимают решения о непродлении контрактов.

Когда юристы и кадровики не предупреждают бухгалтерию о результатах судебных разбирательств по трудовым спорам. Если суд первой инстанции выносит решение, что работника надо восстановить, а руководству это не очень нравится, то все равно работника надо быстро восстанавливать и начислить ему зарплату. Иначе — грозят крупные штрафы, до 500 БВ. И уже только после процедуры восстановления организация может заняться опровержением судебных решений.

То есть, сначала надо убедиться в том, что судебное решение было передано человеку, который занимается начислением зарплаты.

Бухгалтеры, очевидно, не хотят оставаться крайними и отвечать за ошибки кадровых служб. Поэтому кадровый аудит помогает в будущем избежать и возможных внутрикорпоративных конфликтов между подразделениями.