Как грамотно подписывать договоры в онлайне — рассказывают юристы

Компания ушла на «удаленку», и оформлять документы стало проблематично? Юристы компании Arzinger рассказали о том, как подписывать договоры и другие документы с контрагентами в онлайн-режиме.

— Подписывать различные документы в цифровом формате можно с помощью электронной подписи (ЭЦП) или других аналогов собственноручной подписи. Такими аналогами могут быть: факсимиле, графическое изображение подписи (скан — как вариант), другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию лица.

Чтобы иметь возможность подписывать договоры с помощью электронной подписи, компания должна купить сертификат ЭЦП. Сделать это можно в Национальном центре электронных услуг. Оплатить и получить сертификат можно онлайн — с 1 апреля у центра работает облачное хранилище сертификатов. 

Есть существенная разница между подписанием онлайн-договоров и первичных учетных документов (ПУД). Последние в электронном формате могут подписывать только резиденты ПВТ. Все остальные — собственноручно или с помощью ЭЦП.

Как подписывать первичные учетные документы онлайн

— Первичный учетный документ — это документ, на основании которого хозяйственная операция (например, оказание услуг или приобретение товаров) отражается на счетах бухгалтерского учета. К такого рода документам относятся, например, товарная накладная (ТН), товарно-транспортная накладная (ТТН) и т. д. 

Для резидентов ПВТ. Благодаря Декрету № 8 резиденты могут:

• Подписывать первичные учетные документы с помощью аналогов подписи. Это может быть как электронная цифровая подпись, так и, например, графический вид подписи — скан
• Составлять акты и накладные в одностороннем порядке
• Использовать в качестве первичного учетного документа исходящий от иностранной компании документ в электронном виде.

Минимальные сведения, которые нужно указать в документе, — содержание, сведения о лицах, подписавших документ, и дата совершения операции.

При этом можно спокойно подписывать документы в электронном виде с помощью различных интернет-платформ, например, DocuSign, WonderShare и пр. Часто зарубежные компании просят именно о таких форматах. 

Для тех, кто не в ПВТ. Сейчас нерезиденты могут подписывать первичные учетные документы только собственноручно или с помощью электронной цифровой подписи. 

Для того чтобы пользоваться теми же возможностями, что у резидентов ПВТ, нужно внести изменения в белорусское законодательство. 

Как подписывать договоры онлайн

Заключать договоры (не ПУД) можно, не покупая сертификат ЭЦП на каждого человека с правом подписи. Цифровую подпись покупает организация, правом подписания пользуются сотрудники. Если работник, который использовал в работе ЭЦП, уволится, новому работнику необходимо получить новую ЭЦП.

Как подписывать документы онлайн без ЭЦП. Вопросы документооборота в Беларуси регулирует не только ГК, есть еще Инструкция по делопроизводству. И она предусматривает ограничения по использованию аналогов собственноручной подписи (не ЭЦП). Но эта инструкция не распространяется на процедуру заключения договора — то есть подписывать документы (не ПУД) можно и с помощью аналогов собственноручной подписи. 

Для того чтобы заключить договор, можно составить электронный документ (его целостность и подлинность подтвердит ЭЦП). Также возможен другой вариант — документ в электронном виде с использованием других аналогов собственноручной подписи: факсимиле, графическое изображение подписи (скан — как вариант) и т. д.

При составлении текста договора нужно добавить соответствующий пункт об использовании аналогов собственноручной подписи (надо прописать, что стороны соглашаются подписывать договор таким способом). 

Можно и нужно перечислить документы, которые планируете подписывать, указать, какие сервисы электронного документооборота планируете использовать.

Кроме того, рекомендуем прописать ответственность и порядок доступа к системам электронного документооборота. Это обязательно включите в ваш NDA — соглашение о неразглашении. 

Что, если возникнет спор или придет проверка?

И электронные документы (где есть ЭЦП), и документы в электронном виде, подписанные аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств.

Могут возникнуть споры по поводу целостности, подлинности и достоверности документа, подписанного не ЭЦП, а другим аналогом собственноручной подписи. Закон «Об электронном документе и ЭЦП» предусматривает соответствующий механизм проверки. 

Для других аналогов собственноручной подписи нет признанной законом возможности проверки. 

Читайте также

• «Бизнес считает, что коронавирус — это форс-мажор, договор можно не исполнять». Где здесь ошибка: объясняет юрист
• Вот сколько надо заплатить белорусскому работнику, если вы его увольняете или отправляете в простой