5 сентября
Space Day 2024: форум возможностей для будущих предпринимателей
5 | 3 | 1 | 1 |
В логистической компании «СТА Логистик» объем списания безнадежной дебиторской задолженности (которую уже нельзя вернуть) ежегодно в среднем не превышает 0,021% от суммы оборота. Достичь этих показателей помогает разработанная в компании система, которая проверяет каждого клиента, помогает предотвратить возникновение просроченной «дебиторки». Об опыте этой работы рассказывает Ольга Зимина, руководитель службы взыскания долгов «СТА Логистик».
— Эффективное управление дебиторской задолженностью (УДЗ) — это, прежде всего, предотвращение долгов. Гораздо проще предотвратить болезнь, чем лечить ее. Система УДЗ, как фильтр, должна отбраковать весь «мусор» для компании. Я имею ввиду тщательную, детальную, глубокую проверку каждого клиента без исключения. О методах управления дебиторской задолженностью и о проверке клиентов я расскажу подробно.
УДЗ в нашей компании — это не прерогатива и обязанность финансовой службы. Это сквозной процесс, который связывает все департаменты и всю деятельность компании.
В основе этой работы — работа кредитного совета. Он был создан спустя несколько месяцев после создания компании. В его составе — собственники бизнеса, финансовый директор и риск-менеджер (кредитный менеджер).
Несколько функций КС:
На начальном этапе кредитный совет проходил в виде собрания с фиксацией решений на бумаге. Но очень скоро стало очевидно, что такой вид обсуждений — крайне бюрократичен и неповоротлив. Собрать вместе занятых управленцев — сама по себе задача непростая, а решения требуется принимать оперативно.
Поэтому сейчас все кредитные лимиты назначаются в электронном формате, кредитный совет принимает решения, используя корпоративную информационную систему (далее — КИС). Так мы можем действовать оперативно и без потери качества принятых решений.
Мы закрепили все правила и требования во внутренних регламентах, положениях компании. Назначили ответственных за их исполнение и санкции в случае пренебрежения или неисполнения — это обязательное условие, чтобы документ «работал» на практике.
Цикл взаимодействия с клиентом мы разделили на 6 стадий.
1. Время неизвестности, когда перед компанией множество потенциальных клиентов — благонадежных и не очень.
2. Лидогенерация. Это стадия разработки концепции клиента в зависимости от сферы и масштаба деятельности компании. Наша концепция такова: клиент — это юридическое или физическое лицо, заинтересованное в наших услугах, которое желает с нами сотрудничать и способно рассчитаться по своим обязательствам.
Сотрудники подразделения маркетинга присвоят клиенту статус «активен» только когда проверят все регистрационные документы, репутацию клиента, отзывы о работе с ним от других контрагентов, информацию об участии в судах с транспортно-экспедиционными компаниями в качестве ответчика и пр.
3. Лидоконвертация — этап, когда потенциальный клиент становится реальным. В него входят первый контакт с клиентом и его тестирование, за которые отвечает подразделение продаж. Они проверяют клиента по определенным маркерам, полученную информацию заносят в КИС, чтобы она была доступна всем заинтересованным.
Приведу примеры:
Рекомендуем каждому разработать список таких вопросов и обязательно фиксировать ответы на них. Это позволит создать еще более ясную картину о клиенте. Это работает — проверено на практике!
Далее к сквозному процессу системы УДЗ подключается новый участник — финансовая служба (ФС).
1. Проверяет финансовую отчетность клиента.
2. Готовит аналитическую записку, в которой финансовое состояние клиента определяется в зависимости от его соответствия общепринятым в международной и белорусской экономической практике коэффициентам и показателям.
Для удобства восприятия показатели, которые находятся в зоне риска, подсвечены желтым, критические — красным, в нормативной зоне — зеленым.
Поиск этой информации и ее анализ — отдельный вид деятельности финансовой службы. Сейчас мы пришли к аналитической форме, в которой кратко изложены данные о компании
Часто возникает вопрос, а откуда взять финансовую отчетность клиента, чтобы оценить его реальное состояние? Мы не стесняемся запросить у клиента бухгалтерскую отчетность: баланс и отчет о прибылях и убытках.
Особенно это актуально для белорусских клиентов. В России эта информация не составляет коммерческую тайну, отчетность находится в открытом доступе на сайте Росстата.
Если же клиент отказывается предоставить отчетность, это может расцениваться как попытка скрыть убытки, ввести нас в заблуждение по поводу платежеспособности и финансового состояния в целом. Если клиент твердо стоит на ногах и планирует сотрудничество — скрывать ему нечего. Исключения могут составлять известные брендовые компании, репутация и финансовое положение которых могут быть оценены по косвенным признакам.
Финансовая информация, которую мы получаем от наших клиентов, строго конфиденциальна. Доступ к ней имеют только специально допущенные сотрудники ФС. Разглашение, передача сторонним организациям или нецелевое использование исключены.
В преддверии 2017 года мы сделали большой шаг вперед и интегрировали со своей КИС базы данных, содержащие информацию о юридических лицах РФ. Теперь нам уже не надо собирать всю информацию по крупицам в различных базах данных, она автоматически транслируется в нашей системе, включая расчет упомянутых коэффициентов, которые ранее определялись вручную. Это еще один из примеров нивелирования человеческого фактора и исключения ошибки.
Далее финансовая служба по запросу отдела продаж или клиент-менеджеров проводит анализ клиента и запускает на голосование кредитного совета, который принимает решение о назначении кредитного лимита.
Возвращаюсь к вопросу о кредитных лимитах. Это одномоментно назначенная клиенту сумма, в рамках которой с ним разрешено сотрудничество. Мы фиксируем ее в евро, а после согласования она автоматически отображается в электронной карточке клиента в КИС. Одним словом, КЛ — это кредит доверия клиенту, выраженный в евро.
Чтобы был назначен кредитный лимит, клиент, как я уже говорила, проходит проверку финансовой службы, а затем участники кредитного совета на основании предоставленной информации голосуют в формате «за» или «против». У каждого из участников есть право вето, если кто-либо из участников использует его — кредитный лимит не будет согласован и сотрудничество с клиентом автоматически станет невозможным.
В зависимости от величины кредитного лимита, различается глубина проработки и оценки контрагента. В таких решениях нет места человеческому фактору. Все правила закреплены в Положении о кредитном совете. Чем выше запрашиваемая сумма КЛ и меньше история взаимодействия с клиентом, тем выше требования к оценке.
У нас действует единое для всех правило: нет работы с клиентом, если нет согласования и одобрения на кредитном совете.
Можно найти множество отговорок, почему надо было срочно начать сотрудничество с клиентом без его проверки. Но пренебрежение этой установкой неизбежно приведет к долгам для компании и санкциям для сотрудника. Исключений из этого правила нет. Оно позволяет преградить путь в компанию неблагонадежным и неплатежеспособным клиентам уже на первом этапе потенциального сотрудничества.
Например, мы никогда не назначим кредитный лимит клиенту, который погряз в судах с транспортными компаниями, или результаты деятельности которого зафиксированы со знаком минус и нет положительной динамики. Не назначим мы кредитный лимит компании, директор либо учредитель которой были замечены в составе руководства ликвидированных и ставших банкротами организаций.
Мы начинаем сотрудничество с новым клиентом с минимально возможного кредитного лимита. В зависимости от типа перевозки это может быть € 500−5000.
Мой совет: на первых порах никогда не предоставляйте клиенту максимум того, что вы можете предложить..
Только когда мы убеждаемся в порядочности и платежеспособности клиента, мы начинаем увеличивать объемы сотрудничества и сумму кредитного лимита.
Каждый запрос увеличения КЛ опять же выносится на согласование. Чем больше сумма, тем большее количество участников высказывает свое мнение в формате да/нет. Если хотя бы один участник не согласен, кредитный лимит клиенту увеличен не будет до устранения препятствующих этому недостатков.
Как только кредитный лимит превышен — корпоративная система блокирует проведение любой новой сделки до момента оплаты по счетам либо до увеличения кредитного лимита.
В системе можно проследить историю сотрудничества с клиентом, назначения и увеличения КЛ, а при просрочке платежа проанализировать ее и выявить, на каком этапе что-то пошло не так, как мы планировали. Приведу несколько примеров, когда мы отказываемся увеличить КЛ:
Ольга Зимина
Начальник службы взыскания долгов ГК «СТА Логистик»
Спикер семинара «Дебиторская задолженность: предотвращение, контроль, возврат»
5 сентября
Space Day 2024: форум возможностей для будущих предпринимателей
26 августа
Основные правила продавцов на Ozon: 7 способов повысить продажи на маркетплейсе
14 августа
Бесплатные консультации по привлечению инвестиций в бизнес
5 августа
С клиентом работают только профи. World Class меняет рынок фитнес-услуг в Беларуси
1 августа
МТС — бизнесу: полезные сервисы и удобные тарифы
23 июля
Ограниченная партия кроссоверов Haima 8S по специальной цене 89 990 BYN уже в Минске!
17 июля
Уезжаете учиться или работать в Россию? Вам точно пригодится карта от Т-Банка
16 июля
Ювелирная выставка брендов «ERA JEWELLERY» и «Primo Prezioso» в сети салонов ORO