Как белорусские бизнес-леди все успевают: наш опрос

Как проходит обычный день женщины в бизнесе? Как найти баланс между семьей и работой? Мы узнали, какими правилами тайм-менеджмента руководствуются белорусские бизнес-леди.

Своим опытом с нами делятся Мария Гвардейцева, Оксана Михайловская и Алена Авдеенко.

– Думаю, я могу оценить свою загруженность как высокую. У меня небольшой развивающийся бизнес, в месяц минимум две поездки, около 10-15 мероприятий. Немалая часть моего времени уходит на общественную деятельность – я председатель Совета Ассоциации компаний коммуникационных консультантов, состою в попечительском совете Фонда «Чистое Действие».

Мой обычный день выглядит так: мы встаем около 7 утра, я провожу время с детьми, 3 раза в неделю с утра езжу на тренировки.

До приезда в офис почту успеваю проверить несколько раз, делаю ключевые звонки. В офисе я около 11.00.

Я следую говорящему названию книги «Никогда не обедайте в одиночку» и почти всегда обед совмещаю с деловым общением. После обеда могут быть встречи, работа с командой. Стараюсь закончить рабочий день к 18.00.

Вечер провожу с семьей: играю с младшей дочкой, проверяю уроки у трех старших. Перед сном я всегда читаю, обычно художественную литературу. Сейчас перечитываю поэтов Серебряного века. В 22.30-23.00 я практически всегда сплю.

Я долго шла к тому, чтобы сформировать оптимальную загрузку по работе. В декабре прошлого года наше агентство работало с приглашенным консультантом по выработке оптимальных бизнес-процессов.

Благодаря новой структуре и схеме взаимодействия в команде у меня появилась возможность не быть задействованной в решении оперативных бизнес-задач.

Мои правила тайм-менеджмента:

В начале недели я всегда делаю два списка – личных и рабочих дел. Затем рабочие задачи я делю на три списка.

1. Дела, которые принесут прибыль/новые возможности или снизят издержки.

2. Задачи, которые нужно решить для поддержания текущего уровня бизнеса.

3. То, чего от меня хотят другие.

Вначале я берусь за дела из первого списка, только потом принимаюсь за остальные.

Открытием последнего года для меня стала простая, но очень важная мысль: ресурс принятия решений в день у человека ограничен. Если мне нужно сосредоточиться и принять важное решение, я стараюсь в этот день не отвлекаться на маленькие дела. Надеваю привычную одежду, ем знакомую еду, не отвлекаюсь на бытовые вопросы. И это очень помогает в тайм-менеджменте.

На самом деле, я довольна тем, как распределено мое время. Я всегда делю дела по приоритетам – как в долгосрочной, так и краткосрочной перспективе. Если что-то никак не получается – ну, значит, не судьба. Но баланс – это та недостижимая морковка перед носом, к которой мы все стремимся, но никак не можем достичь. Например, я хотела бы выделить время на то, чтобы восстановить свой французский, найти время на уроки живописи. 

А если необходимо почерпнуть идеи по тайм-менеджменту, то я бы посоветовала эти книги:

– Я встаю в 6 утра, и уже с момента подъема мой мозг активно загружается тем, что надо сделать за день. В 7 утра я поднимаю своего трехлетнего сына и провожу время с ним: собираю его, мы завтракаем, идем в детский сад.

Работаю до 17:20 и практически последней забираю ребенка из сада.

Два раза в неделю я обязательно посещаю тренажерный зал. Четыре раза в неделю отвожу малыша или к логопеду, или в детский образовательный центр. Выходные дни – это только отдых с семьей, плюс домашние дела и какие-то личные приятные хлопоты. Конечно, бывают исключения. Но если мне надо, например, поработать в выходной, я это делаю с самого утра, часов в 6, когда все еще спят.

Сказать, что я все успеваю – нельзя. Но есть пару правил, которые помогают мне не загонять себя в угол:

1. Лучше встать раньше, чем лечь позже. К такому выводу я пришла всего полгода назад. Я ложусь до полуночи, а утром можно начать или даже сделать очень много дел и уже к часам 10 получить чувство удовлетворения.

2. Откладываю сложную задачу или задачу, за которую не хочу браться сегодня, на утро завтрашнего дня. Честно себе в этом признаюсь, поэтому нет груза незавершенности к концу дня. Конечно, тут речь не идет о сверхсрочной задаче.

3. Каждый понедельник я составляю список задач на неделю. Обязательно фиксирую сроки.

Планирую я по старинке – в ежедневнике. В него я заношу как рабочие, так и личные задачи. Это обязательный пункт, иначе можно жить с неработающим холодильником, текущими батареями и голодной семьей. Я даже меню составляю на неделю.Покупаю все продукты в выходной, чтобы не грузить себя ежедневно задачей, чем кормить моих любимых.

4. В большей степени работаю дома. Далеко не все люди умеют продуктивно работать дома, а у меня это получается. На домашние и личные дела всегда есть вечер, поэтому нет желания заниматься ими в течение рабочего дня. Здесь стоит обратить внимание на две важные детали: в квартире обустроен кабинет, и в рабочее время дома я соблюдаю офисный стиль. В любое время я могу сесть в авто и уехать на встречу.

5. Делегирую задачи на аутсорсинг. Если знаю, что не справлюсь сама с задачей или она у меня займет довольно длительное время, делегирую ее только специалистам, которым доверяю. Их не много, но они есть.

К примеру, я готовлюсь выступать. Накидываю слайды, продумываю их. Но поручаю дизайнеру подготовить презентацию.

6. Не трачу время на бесконечные совещания и длинные электронные письма. Такого формата просто нет в нашей компании. Хочешь поинтересоваться мнением коллег, узнать новости – подтягивайся к кофемашине, когда там стоит интересующий тебя коллега. Пять-десять минут – и ты заполнен информацией. А если не удалось – напиши в скайп.

7. Не трачу рабочее время на новости, форумы и социальные сети. Сканирую информацию только в рамках работы: проверяю, что происходит на рынке электронных платежей. Смотрю сайты, группы, людей, которые также отслеживают эти новости и комментарии.

Остальной формат – вечером.

– Я живу на два города: Лида и Минск. 7 лет назад я переехала в Лиду по работе. Работать приходилось 24 часа в сутки, чтобы наверстать уровень конкурентов и выйти на опережение.

За эти годы удалось и прописать бизнес-процессы, и внедрить их. Учитывая, что в Минске у меня самый большой штат сотрудников – порядка 90, и основной штат менеджеров там же, большую часть времени нахожусь теперь в столице. 

Конечно, хотелось бы немного больше времени уделять дочери, но жизнь на 2 города это усложняет.

В таком ритме сложно найти баланс между работой и семьей. За эти годы дочь выросла, ей уже 18. Она уже живет самостоятельно практически целую неделю. Мне просто с ней повезло, она уже понимает мою загруженность. Конечно, ей недостаточно было внимания в момент взросления, поэтому всегда отпуск проводили вместе и как минимум еще одну поездку. Когда была возможность, обязательно забирала ее с собой в Минск. Ну а когда возвращаюсь на выходные в Лиду, с огромным удовольствием провожу все время дома, с дочерью и собакой.

Мои основные правила тайм-менеджмента:

Мой обычный будний день выглядит достаточно структурированно. И несмотря на высокую загруженность, я успеваю практически все.

1. Все сложные и важные дела начинаю с утра. Это разработка стратегии, бизнес-процессов, формирование отчетности с аналитикой и комментариями, подготовка к переговорам. Пока это не сделаю – не занимаюсь другими делами, стараюсь не отвлекаться. 

2. Все важные встречи, собрания и совещания планируются заранее: от недели до года. На год мы планируем все региональные выездные собрания команды продаж, собрания команды маркетинга и все обучения, как корпоративные, так и групповые.

Сдвигать намеченные планы приходится крайне редко, не более 1-2 раз в год. Причиной этому могут послужить встречи с нашими собственниками, назначенные на эти даты, либо невозможность проведения по состоянию здоровья. 

Все остальное время расписано по приоритетности и важности задач. 30% времени всегда оставляю на непредвиденные вопросы. Редко бывает форс-мажор, который может полностью поменять мой день.

3. Если не получается что-то сделать, если дело идет с огромным трудом, оставьте его. Либо оно не продумано, либо не то делаете. Не плывите против течения.

Сейчас мой рабочий день перешел в нормальное русло. Конечно, когда мы в командировке, он не нормированный. Есть периоды, когда работать приходится чуть больше и интенсивнее, как, например, в период формирования бюджета. Но в целом, это предсказуемые рабочие будни без тушения пожаров.