Как вести бизнес, чтобы было не важно, есть кризис или нет – 10 лайфхаков Ольги Иваненко

Небольшими историями из собственного бизнеса, выводами и советами, которые могут пригодиться и начинающим, и опытным предпринимателям, делится Ольга Иваненко, учредитель бухгалтерской компании «БизнесСтарт».

– В последнее время все больше бизнесменов делятся своими правилами успеха в жизни и бизнесе. Какие-то из них схожи, а какие-то полностью противоположны друг другу. Что выбрать: готовые правила успешного бизнесмена или свою систему ценностей? Мое мнение – формировать собственную. В составляющих успеха слишком много переменных величин и слишком мало постоянных. Не стоит ориентироваться на результат, достигнутый кем-то, когда-то и где-то.Как бизнесмена и личность меня сформировали кризисы. Причем кризисы, с которыми столкнулся мой бизнес, были разными – вызванные как внешними причинами, так и собственными управленческими ошибками. И если первые нужно было преодолевать, то вторых могло и не быть – их появление зависело только от моего управленческого опыта и стратегических решений.

Хочу поделиться своими маленькими секретами для управления бизнесом – лайфхаками, помогающими развивать бизнес и в кризис, и вне его.

1. Никто и никогда не будет бороться за ваш бизнес так, как это сделаете вы

Поэтому не надо перекладывать проблемы на партнеров и команду – рассчитывать следует только на себя.

2. Не стоит рассматривать сотрудников как партнеров

Давайте реалистичную оценку команде. Самой главной мотивацией персонала во все времена является заработная плата. Все остальные мотиваторы вторичны.

За 8 лет моей работы текучка персонала в нашей компании не превысила 5%. При этом, по моим оценкам, доля лояльных сотрудников превышает 60% – с этими людьми мы спокойно перестраиваем бизнес под новые условия.

Этого удалось достичь благодаря четким задачам, личной ответственности и привязке заработной платы к KPI.

Тем не менее, я не исключаю понятия партнерства со своими подчиненными – просто применяю его в исключительных случаях. В 2009 году двое ключевых сотрудников компании вошли в состав учредителей. Это моя команда, они не раз доказывали свою преданность общему делу, и я ничуть не жалею, что подарила им часть своего бизнеса.  Но генерал в компании – один.

3. Ответственность за заключение сделки лежит на руководителе. За результат – на исполнителе

При заключении договора на финальную часть переговоров (в ней оговаривается и прописывается функционал) рекомендую приглашать сотрудника, ответственного за исполнение. В нашей компании это делается, чтобы оговорить технические моменты в индивидуальном порядке и чтобы познакомить клиента и исполнителя.Таким образом решается два вопроса:

• Сотрудник четче понимает нюансы, которые входят в его обязанности в конкретном проекте
• Клиент – как будет выглядеть процесс

4. Не работать с «проблемными клиентами»

Выбирайте клиентов с которыми комфортно работать вам и вашему персоналу. В нашей компании мы это называем «заключать договор по любви» – таким образом, обеспечивается долгосрочное сотрудничество и сводится к нулю процент текучести клиентов. Да и работать с проблемными не так эффективно, как с остальными клиентами.

Кроме этого высвобождается большее количество времени на устранение различного рода разногласий:

• Ценовой вопрос (клиент хочет сохранить цену при росте объемов работ)
• Клиент систематически нарушает сроки предоставления документов, сдает их в последние дни перед сдачей отчетности
• Клиент систематически задерживает оплату услуг

5.  Не играть в бизнес – а заниматься им

Не надо увлекаться совещаниями. Например, у нас они проводятся только по профессиональным причинам – если появляется изменения в законодательстве (бухгалтерском, налогов и т.д.).

Разбор полетов – всегда наедине с провинившимися.

Не надо увлекаться лишними задачами. В нашей компании это все, что не прописано в регламенте.

Рекомендую формировать точки контроля, которые не отвлекают сотрудников от выполнения ежедневных задач. У нас, например, это соблюдение сроков сдачи бухгалтерской отчетности клиентов и проверка точности ее выполнения.

6. Жесткий финансовый контроль без иллюзий

90% знакомых мне предпринимателей сфокусированы на отчетах о прибылях и убытках. Как собственник, я не советую жить в иллюзиях этих цифр – «бумажная» прибыль не обеспечит жизнедеятельность компании, не выдаст заработную плату, не оплатит счета и налоговые платежи. Мой отчет – отчет движения денежных средств (Cash Flow Statement).

Иными словами, я смотрю не только на прибыль по отчету о прибылях и убытках, а на то поступила ли эта прибыль на счета фактически или «зависла» у заказчиков.

Cash Flow Statement отвечает на три вопроса собственника:

• Сколько компания зарабатывает и насколько способна себя содержать
• Есть ли у нее свободные средств для дальнейшего развития
• Есть ли возможность выплачивать дивиденды и в каком размере, чтобы не снизить платежный баланс компании

Я уверена, что именно фокус на управлении денежным потоком и жесткой работе с должниками позволяет нашей компании развиваться, запускать новые проекты.

7. Аутсорсинг неосновных функций

Все что можно перевести на аутсорсинг, мы переводим:

• Системный администратор, программист, SEO-специалист, веб-дизайнер
• Маркетолог

При этом подрядчика никогда не выбираем по ценовому фактору, вопрос качества – первостепенный. В последующем это экономит и силы, и нервы, и деньги.

В этой части я перфекционистка, и рекомендую всем привлекать на аутсорсинг лучших. Малые компании с оборотом до $1 млн в год нуждаются в высококвалифицированных специалистах не меньше, а где-то гораздо больше, чем крупные. Но позволить себе таких специалистов в штате небольшому бизнесу не под силу.

8. Постоянная модернизация

Мы живем во времени технологичных бизнесов. Развитие компании смещается в сторону современных технологий, простоты и удобства. Остановился на день – отстал на месяц.

Мы, например, внедрили:

• Мобильную версию сайта
• Онлайн оплату консультаций
• Консультации через Skype
• В разработке – мобильное приложение
  

9. Гибкость

В любой момент, нужно быть готовым отбросить прошлый опыт, каким бы успешным он ни был.

Нужно принимать правила, которое диктует время и работать с тем, что есть, а не жаловаться на внешние обстоятельства. Например, в кризис мы:

• Отказались от традиционных для многих бизнеса мер: не проводили оптимизацию расходов и сокращения персонала
• Вместо этого – увеличили бюджет на продвижение
• Отказались от клиентов, которые задерживают оплату

10. Нет – звездной болезни

Не терять в себе молодого неопытного бизнесмена, смотрите на мир широко открытыми глазами.

Как этого достичь? Постоянно учится, брать в штат молодых сотрудников и работать с ними в команде по методу мозгового штурма. Не только говорить, но и слушать. И – ценить каждого клиента, вне зависимости от масштаба его бизнеса.