«Могли потерять около $ 8000, если бы не было бумаг». Как двое минчан приучают бизнес к порядку в документах

Прошлым летом «Про Бизнес» публиковал статью про ребят, которые запускали сервис автоматизированной бухгалтерии и управленческого учета. С этого момента основатели стартапа Liloo Виктор Лянкевич-Комлев и Владислав Беляев успели столкнуться с хейтом и отказаться от части своих клиентов, пересмотреть продукт и увеличить прибыль компании на 150%. Читайте в новом тексте, как удалось найти свою нишу, какие проблемы автоматизации пока нельзя решить и как изменился этот бизнес за последние 10 месяцев.

«Мы стремились контролировать правильность всего процесса»

Виктор:

— Разработка Liloo ведется уже третий год. Программа была придумана намного раньше, но мы были заняты другим проектом — он не взлетел. В то время у нас был бизнес по бухгалтерскому аутсорсингу, поэтому решили масштабировать то, что уже приносило деньги.

Тогда мы много работали с ИП и юрлицами, поэтому заметили, что все в первую очередь думают, как заработать (и это, в принципе, нормально), но не задумываются о том, что у них в документах: правильно ли происходит списание, учет и т.д. Ну, а с тем, что порядок в документах сохраняет огромные суммы, мы столкнулись на своем опыте.

Раньше я занимался строительным бизнесом: была организация, которая передавала стройматериалы по накладной, а мы как подрядчики выполняли с ними работы. И вот однажды эта организация занесла в налоговую накладные с информацией о том, что они нам стройматериалы продали и мы им должны около $ 8000. Соответственно, наши счета арестовали. Благо, все документы были на руках, мы с ними поехали в налоговую и доказали, что это была не продажа материала, — арест со счетов сняли. После этого случая прошло восемь лет, эта организация подалась на ликвидацию, а мне пришло решение суда о том, что я им должен. Пришлось поднять документы еще раз. Итог — судья отменил решение. Это показательный пример для всех начинающих и действующих предпринимателей — если бы документов не было, мы бы не смогли ничего доказать.

Сам продукт включал в себя прием, обработку и хранение документов. Это выглядело так: наш клиент предоставляет нам документы «затратной части» (первичные учетные документы), они обрабатываются и сохраняются, а в системе формируются исходящие документы — договор, счет или акт выполненных работ. На основании этого происходит расчет налогов и формирование статистических отчетов.

Владислав:

— В то же время мы сталкивались с программами, которые «пропускали» ошибки. Например, один из наших клиентов смог успешно списать товар со склада одной своей организации на другую. При этом, если у юрлица появляется «товар ниоткуда», то он облагается налогом 20%. Если не оплатить, при проверке это чревато штрафом.

Такие ошибки вроде бы легко поправимы, но понятно, что если сама программа позволяет их совершать, то люди будут этим пользоваться. Поэтому в первую очередь мы стремились контролировать правильность ведения всего процесса. Допустим, если по документам два товара, то нельзя списать пять и наоборот. Мы на начальном этапе закладывали идею простой программы, которая показывала бы реальную картину и не позволяла даже самому неопытному предпринимателю ошибаться со своими документами и терять их. Задача была сделать так, чтобы сохранялась целостность данных на протяжении всего жизненного цикла работы с нами, все документы клиента были сохранены и их всегда можно было бы найти, просмотреть и скачать.

«Хотели услышать экспертное мнение, пусть даже негативное»

Виктор:

— Нам могли просто привезти документы в коробке и сказать: «Отфоткайте сами». Иногда мы делали это за дополнительную плату, но, конечно, это нарушало политику компании. Да и просто работать с такими клиентами было экономически невыгодно, поэтому мы прощались с теми, кто нарушал договоренности и не был готов работать с нами. После такого мы, естественно, сосредоточились на росте клиентской базы.

Как-то я увидел на одном из новостных сайтов анонс о наборе в программу Corporates to Startups. Позвонил Владиславу — решили участвовать.

Хотели услышать экспертное мнение, пусть даже негативное, ведь хейт мы тоже периодически проходили: «Вы пилите то, что уже есть: у вас под капотом 1С». Но одно дело, когда о своем продукте рассказываешь парню с района, и совсем другое, когда опытным людям с более масштабным мышлением. Очень обрадовались, когда нам пришло письмо о том, что нас взяли.

Когда мы пришли в акселератор, то оказывали только аутсорсинговые услуги и ставили цель привлечь клиентов. Изначально планировали доводить до идеала бухгалтерский аутсорсинг, разработать зарплатный проект, но на самой первой встрече наш трекер Александр Булах показал стартап с похожим продуктом, который прогорел. Тогда мы поняли, что нужно срочно меняться. Это сильно вдохновило здесь и сейчас пересмотреть продукт и политику Liloo.

Мы созванивались с трекером раз в неделю. Александр всегда спрашивал про изменения, продвижения в разработке, идеи, занимался навигацией, направлял без давления, например, говорил: «Было бы неплохо посмотреть в эту сторону». Дальше мы с командой собирались и смотрели. Эта программа нас подтолкнула давать то, что нужно юрлицам, найти перспективную нишу и возможности масштабирования.

«Стоимость услуг зависит от количества входящих документов и штата сотрудников»

К примеру, мы ввели модуль «Wildberries». Выяснили, что большинство селлеров неправильно формируют накладные — товар пришел за 1 BYN, накладная оформлена на эту сумму, а маркетплейс заплатил за него 1,5 BYN. Юридически вы должны маркетплейсу 50 коп.

Что предлагаем мы: когда приходит заявка на товар, модуль уведомляет селлера и формирует правильную накладную. При этом мы сразу понимаем, какой товар был продан с НДС, а какой — с нулевой ставкой. Затем сводим накладные с отчетом о том, какой товар был продан. Это очень важно, особенно для ИП, которые платят налог только с товара, за который заплатили.

Если мы предлагаем клиентам бухгалтерский аутсорс, в большинстве случаев нам отвечают, что он есть и все решено. Когда же мы пришли в Corporates to Startups, то начали развиваться в разные стороны, стали решать прикладные задачи — это самое главное, что произошло с Liloo. Есть те, кто в нас поверил на старте, — на этих компаниях делали обкатку модулей и не скрывали это. Нам стало интересно стратегически решать проблемы предпринимателей, а не придумывать ноу-хау.

Модуль «Wildberries» — один из примеров, но у нас в разработке модули по кассовым аппаратам, банкам, другим маркетплейсам, складам, сайтам. Продукт постоянно улучшается, еще год — и мы считаем, что сможем за вменяемые деньги предложить улучшенную замену 1С с единой экосистемой. Сейчас понимаем, что если бы мы ничего не изменили и увеличили поток клиентов, то просто «захлебнулись» бы. Теперь, когда к нам приходят со своими задачами, мы понимаем, куда направить и что предложить, — это, в том числе, упростило продажи. Мы стали более маневренные, появились кейсы.

Число клиентов увеличилось в два раза, а прибыль Liloo — на 150% за счет новых разработок. Первоначальную задачу мы выполнили и сейчас можем ставить среднесрочные планы, понимать, что нас ждет ближайшие полгода.

Мы нащупали эту нить, когда наши клиенты нам рассказывали, как их бизнес работает. У каждого предпринимателя есть несколько независимых систем, которые не соединены и не обмениваются данными — это не рационально, когда мы можем черпать всю информацию из одного источника. Мы не разделяем менеджмент, бухгалтерию и другие процессы. Это как сказать: «Пойду на одной правой ноге, а левая пусть болтается».

Владислав:

— В этом большое преимущество Liloo — мы открытая система с закрытым исходным кодом и готовы интегрироваться с любой системой, если она позволяет это делать. При этом каждый модуль может работать как отдельно, так и в совокупности. Если говорить архитектурно, то Liloo выступает и как интегратор, и как источник информации. В зависимости от того, какое место в информационной системе бизнеса она займет, может быть своего рода дирижером, а может и просто соединять одну программу с другой, как безмолвный работник — терминальный подход.

Виктор:

— Один из клиентов сказал, что Liloo сэкономила ему 20% от затрат его бизнеса.

Как это работает:

1.За счет определения подходящей системы налогообложения — сразу видно, сколько денег нужно на налоги. За счет сбора документов можно выявить свою реальную прибыль и не переплачивать налоги.

2. Документы, которые влияют на расчет налогов, не теряются. Если их нет, вы не можете сказать контролирующим органам: «Сделайте перерасчет».

3. Упрощается коммуникация с сотрудниками и клиентами — Liloo убирает человеческий фактор и его влияние на данные.

4. Liloo дает картину реальной рентабельности бизнеса.

У нас есть такой клиентский кейс: менеджеру через сайт приходили заявки в «Битриксе», там он проводил сделку, делал договор и счет, далее шел в 1С, опять делал счет, выписывал накладную. Потом оказывалось, что товара нет на складе и менеджер был вынужден перезванивать и извиняться. Понятно, что в такие моменты клиент испытывает негатив, а в бухгалтерии начинается коллапс.

Стоимость услуг зависит от количества входящих документов и штата сотрудников. Чеки начинаются от 95 BYN в месяц, есть кейсы и на 1500 BYN в месяц — там очень большой объем первичных документов. На сайте мы сделали удобный калькулятор, где можно рассчитать ориентировочную стоимость услуг.

Если говорить про узел «Wildberries», то чек на него начинается от 100 BYN в месяц за 1000 карточек товаров. В этот пакет входит взаимодействие со складской учетной системой «Мой склад» или «Склад Liloo», передача информации в маркетплейс о заявках и формирование документов. Многие используют этот узел для самоконтроля — какие позиции продались, какие вернулись, какие потерялись.

При этом, если обслуживать бухгалтерию в Liloo, узел «Wildberries» предоставляется бесплатно. И конечно, если клиент хочет узкую интеграцию, мы рассматриваем все индивидуально.

Если говорить о полной автоматизации, есть проблема в том, что нельзя предусмотреть автоматическую отправку данных компаний государственным структурам.

Владислав:

—  Эту проблему испытываем не только мы. Те, кто занимается разработками CRM и подобных систем испытывают с этим трудности. Хотелось бы, чтобы обыденные операции были более человекоориентированны. Возьмем, к примеру, элетронные счета фактур: юрлицо, которое работает с НДС, после отгрузки по накладной, должно этот документ загрузить на электронный портал. Для этого нужно его подписать электронной цифровой подписью (ЭЦП), а потом передать по API. Хотя это можно было бы передать к ним на портал в виде черновика, а бухгалтер бы уже поставил ЭЦП, как вариант. Сейчас передать на портал можно документы только с уже подписанными ЭЦП. Ключ ЭЦП очень защищен — это плюс, но он действителен только в Беларуси. Если мы работаем с компаниями из других государств, мы не можем сразу вести документацию в цифре.

На наш взгляд, проблема возникла из-за усложнения того, что могло быть проще — в доступе, в получении каких-то прав на использование. Было бы логично передавать одной клавишей информацию госструктурам, но пока мы не можем проинтегрироваться с ними — полная автоматизация упирается в это. На текущий момент других ситуаций, где бы мы не могли наладить клиенту автоматизацию, нет.

Есть задумки по выходу на другие рынки, пока идут переговоры.

Более подробно о проекте Виктора и Владислава можно почитать в сервисе «Про бизнес — Инвестиции». Там также можно связаться с предпринимателями, чтобы задачь вопросы или договориться о сотрудничестве.

Виктор:

— Нам интересно, но чтобы туда идти, нужны надежные партнеры на месте, которые будут понимать, как устроен рынок, боли местного бизнеса, местное законодательство. Мы заинтересованы в таких партнерах, но центральное направление — белорусский рынок.

Сейчас прорабатываем гипотезу с автоматизацией производства в компаниях по 50−100 человек, получаем обратную связь. Проблема одна — списание товара, отходов. Они все еще вручную сводят материалы каждый со своей бумажкой. Но если наименований тысячи, это очень тяжело. Уже есть готовое решение, надстройка, которую мы можем доработать — это будет новый узел.

Бухгалтер — одна из самых нервных профессий, потому что в их работе нет финала. Это удручает психологически — для человеческого мозга важно видеть результат. Хотелось бы эти проблемы и рутину с людей снять.