С чего начать работу над проектом: 6 обязательных действий

С чего начать, когда приступаете к работе над проектом, как не запутаться в массе данных, учесть интересы всех заинтересованных лиц? Виктор Степанов, руководитель проектного офиса холдинга «Изовак», тренер компании BusinessTools, эксперт в сфере управления проектами рассказал о необходимых действиях на старте проекта. Они помогут эффективно подготовиться к работе и достичь результатов.

1. Определяем владельца проекта

В самом начале следует ответить на вопрос: кому и зачем нужен этот проект? В случае с внешним заказчиком все просто – там есть конкретный клиент. Во внутренних же проектах главное заинтересованное лицо – это владелец проекта.

В разной литературе его также называют спонсором или заказчиком. Все это синонимы и они обозначают человека, для которого делается проект. Подчеркиваю: это именно человек, а не компания, бизнес или общество.

Определить владельца проекта можно по двум признакам: проект решает какую-то проблему этого человека, и сам он способен решить судьбу проекта (дать ему «зеленый свет» или остановить). До тех пор, пока вы не поймете, для кого делаете проект, можно даже не начинать работу: без увлеченного владельца проект обречен. Рано или поздно интерес к нему угаснет.

2. Определяем всех заинтересованных лиц

В каждом проекте кроме владельца есть такие обязательные роли, как:

• инициатор,
• руководитель проекта,
• конечные пользователи.

Бывают также члены команды проекта, их руководители (проекты редко ограничиваются одним подразделением компании), руководитель программы (если проект является частью стратегической программы), поставщики и подрядчики, внешние контролеры, – словом, все, чьи интересы затрагивает проект. В проектной методологии заинтересованных лиц называют «стейкхолдерами». Причем, их интересы не только различаются, но часто противоречивы.

Например, руководители членов команды проекта, как правило, не могут выделить столько времени своих людей, сколько хотел бы получить руководитель проекта; поставщики и подрядчики заинтересованы поднять цены, а внешние контролеры накладывают серьезные ограничения на те или иные затраты или действия.

3. Определяем цели проекта

Любой проект ориентирован, прежде всего, на цели его владельца. Если проект не соответствует интересам, скажем, поставщика или специалиста – в проекте просто будет другой поставщик или специалист, и это не трагедия. Но если владелец проекта не получает то, что ему нужно – проекта не будет.

Проект-менеджеру важно детально обсудить с владельцем проекта, зачем ему все это нужно, какие проблемы должны быть решены или какие должны быть использованы возможности. Например, компания разрабатывает новый продукт. Зачем это делается? Чтобы продавать больше имеющимся клиентам? Или чтобы привлечь новых клиентов, диверсифицировать риски и потеснить конкурентов? Ответы на эти вопросы и становятся целями.

4. Определяем результаты проекта

Цели и результаты проекта – отчасти синонимичны, ведь и то, и другое для нас желанно. Но если цели – это «зачем» проекта, его движущая сила, то результаты – это нечто конкретное: вещи, документы, программное обеспечение, которые берется получить команда к концу проекта.

Например, при разработке нового продукта (пусть это будет пирожок с начинкой) результатами будут: рецептура пирожка, калькуляция себестоимости, возможно, печи для выпекания, если их не было раньше, необходимые разрешительные документы.

За получение результатов ответственность полностью лежит на команде проекта. Когда результаты будут получены и переданы владельцу проекта, далее уже он будет достигать целей проекта. И совершенно нормально, если понимание успешности проекта может прийти лишь спустя некоторое время после того, как он будет завершен.

Результаты проекта – это четкое обязательство команды проекта, в то время как цели проекта – его путеводная звезда. Вы можете пойти не тем путем, выбрав ошибочный способ реализации проекта; но вы всегда можете «перезагрузить» проект, согласовав с его владельцем новые результаты проекта, притом, что цели его останутся неизменными.

5. Беремся за планирование проекта

Все мы хорошо знаем, что реализовывать чужие идеи никто не хочет. Планы, разработанные без нашего участия не вызывают у нас доверия: сроки кажутся нереальными, сам подход к решению проблем может вызывать сомнения. Поэтому для выработки плана нужно работать не в одиночку, а всей командой.

Я рекомендую такой прием: соберите команду на так называемый «семинар по планированию». Выберитесь из стен компании в отдельное помещение (если бюджет проекта не позволяет, можно собраться у кого-то дома или на даче) и посвятите целый день проработке проекта. Закажите пиццу, возьмите большие листы, фломастеры и стикеры – это позволит не отвлекаясь работать с большим объемом разрозненной информации и не упустить важные детали.

Уточните формулировки целей и набор результатов, «поштурмуйте» разные подходы к реализации проекта, вместе оцените сроки и прикиньте бюджет. День пролетит быстро, не факт, что вы получите идеальный план, но можете быть уверены: это будет основа, на которую команда «подпишется» вместе с вами.

Кстати, этот день даст наблюдательному проект-менеджеру очень много информации о том, кто у него в команде. Насколько эти люди умеют слушать других, есть ли у них свои идеи, на что они готовы ради успеха проекта, можно ли на них положиться? Сейчас еще не поздно кого-то «высадить на берег». Те, кто останутся в проекте и сформируют костяк команды, должны ясно понимать, за что отвечает каждый член команды проекта.

6. Составляем устав проекта

Зафиксировать все это (цели, результаты, критерии успеха, ответственность каждого) можно в уставе проекта. Готовый устав проекта должен утвердить его владелец.

Нужен ли этот документ для любого проекта? Здесь я могу провести аналогию между началом проекта и открытием бизнеса. Сегодня можно зарегистрировать фирму за один день, и никто в исполкоме даже не будет читать ваш устав: за содержание этого документа полностью ответственны учредители. Но чем хуже проработан устав регистрируемой компании, тем сложнее будут разбирательства на более поздних стадиях развития бизнеса (причем, как в случае проблем, так и в случае успеха бизнеса).

Отсюда и совет: не закладывайте мину под свой проект, договаривайтесь на берегу. Я считаю, 80% своей пользы устав приносит на старте, т.к. помогает всем участникам проекта понять друг друга, устранить разночтения, зафиксировать обязательства.

Разумеется, небольшие проекты не нужно перегружать методологией и процедурами. Не нужно писать устав проекта офисной вечеринки на дюжину сотрудников. Хотя проделать всю описанную выше работу в уме организатору вечеринки не помешает. Тогда довольны будут и сотрудники, и босс.