Директор заболел или «застрял» в командировке? Вот как защитить бизнес на случай форс-мажора

Все больше собственников задумываются сейчас о создании резервных механизмов управления компанией. Это дает не только возможность в любой момент отойти от оперативного управления, но и гарантии, что бизнес продолжит работать в случае форс-мажора (например, временного отсутствия директора по причине болезни). Как подстраховаться в жестких условиях пандемии и общей неопределенности, рассказали специалисты компании REVERA - старший юрист Дмитрий Зикрацкий и ведущий юрист Ирина Кугейко.

- Все чаще случаются ситуации, когда директор, ключевое лицо, отвечающее за операционную деятельность компании, по каким-то причинам отсутствует в офисе. Например, он не может оперативно вернуться из-за границы или вовсе уехал туда на постоянное проживание, а для нормального функционирования бизнеса нужно срочно оформить документы. При этом все сложнее и сложнее предугадать риски, с которыми бизнес может внезапно столкнуться.

Создание качественных резервных механизмов управления компанией дает собственнику возможность в случае необходимости в любой момент отойти от «оперативки».

Такая страховка также дает гарантию продолжения работы бизнеса, если, например, директор компании заболел и пока не может исполнять обязанности.

Сейчас своевременно будет задуматься над оптимизацией процесса принятия и исполнения решений в компании. Сделать это помогут следующие шаги.

1. Оптимизация процесса проведения общих собраний.

Здесь можно выделить два аспекта:

• Проведение дистанционных собраний
• Корректировка сроков проведения и созыва собраний.

Недавние изменения в Законе «О хозяйственных обществах» закрепили возможность созывать и проводить общие собрания дистанционно, посредством электронной или иной связи, информационных сетей или программно-аппаратных средств и технологий. На практике теперь общее собрание (либо заседание совета директоров) может проводиться дистанционно с использованием программ, к примеру Zoom, Skype, MS Teams.

Однако одной нормы в законе, допускающей это, - недостаточно. Необходимо в обязательном порядке в уставе и/или локальных правовых актах предусмотреть:

• Возможность совместного присутствия лиц, участвующих в собрании (заседании) дистанционно
• Порядок подтверждения участия лиц с использованием систем дистанционного обслуживания.

Например, в уставе можно предусмотреть, что участие лиц в дистанционном общем собрании может быть подтверждено демонстрацией ответственному за регистрацию паспорта или иного документа. Сканы таких документов нужно обязательно продублировать на почту либо предусмотреть иной способ подтверждения факта их предъявления.

Решения, принятые общим собранием, оглашаются на этом собрании и доводятся до сведения его участников не позднее 10 дней после даты окончания общего собрания.

Также в уставе можно предусмотреть, что если общее собрание проводится дистанционно и протокол по нему подписывается всеми, кто принимал участие, это должно произойти в течение 30 дней с даты проведения собрания. Эти положения будут гарантировать, что все участники ознакомились с принятыми решениями.

Параллельно с введением возможности проводить общие собрания дистанционно можно также оптимизировать сроки проведения общих собраний таким образом, чтобы процесс принятия решений не затягивался. В текущих условиях это бывает необходимо, например, для случаев, когда требуется оперативное принятие решения о смене директора в связи с его болезнью или иными обстоятельствами вынужденного отсутствия.

Для случаев оперативной смены директора также необходимо предусмотреть возможность его увольнения при отсутствии виновных действий с его стороны. Это можно осуществить, если такая возможность и соответствующая компенсация были предусмотрены в контракте с директором.

Решения о внесении изменений в устав общества, предусматривающие случаи и порядок использования систем дистанционного обслуживания при проведении общего собрания, принимаются всеми участниками единогласно. В случае, если на сегодняшний день участники уже находятся в разных местах (за границей), такое решение можно принять заочно, подписав бюллетень для голосования.

2. Оформление генеральной доверенности или нескольких доверенностей.

Рекомендуем перед запуском процесса оптимизации проверить, как в компании работают бизнес-процессы, через моделирование ситуации отсутствия директора/собственников бизнеса. После чего можно рассмотреть два механизма:

• Делегирование части полномочий уже сейчас: «разбить» полномочия директора на несколько отдельных блоков, определить те из полномочий, которые можно безболезненно передать уже сейчас, и оформить соответствующие доверенности
• Создание резервного механизма с выдачей доверенностей или закреплением в локальных актах, приказах.

Так, в большинстве компаний часть решений фактически принимают не руководители (например, закупка канцелярии, организация корпоративных мероприятий, подготовка ответов на запросы, направление претензий), а иные лица.

Целесообразно будет наделить полномочиями заместителя директора, бухгалтера, менеджера по продажам или любое другое лицо на:

• Совершение сделок
• Работу с товарно-материальными ценностями (при этом установив лимиты по сумме сделки или предмету)
• Проведение переговоров и ведение переписки
• Выставление оферт, счетов, заявок.

В качестве опции можно дополнительно наделить кого-то из сотрудников правом подписи финансовых, банковских, первичных и других документов.

Специалиста по кадрам либо руководителя отдела персонала можно наделить полномочиями по представлению интересов нанимателя при принятии решений, вытекающих из трудовых и связанных с ними отношений. К примеру, HR может принимать на работу и увольнять работников, применять меры поощрения и налагать взыскания, издавать (принимать), подписывать, утверждать, согласовывать (визировать) документы, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения, вносить записи в трудовые книжки работников.

В случае необходимости, опять же, можно ограничить его полномочия, например, исключив право налагать взыскания или нанимать/увольнять сотрудников определенных должностей либо с определенной заработной платой. Вместе с выдачей доверенности следует также включить кадровые полномочия в должностную инструкцию cоответствующего специалиста.

Иногда бывает целесообразно, кроме делегирования фактического подписания документов, осуществить и дублирование принятия решений. Для этого следует назначить ответственных за различные направления деятельности, чтобы в случае отсутствия одного лица всем остальным работникам не пришлось для принятия решения (даже в случае наличия доверенности) выискивать необходимую информацию.

В зависимости от выбранной стратегии после оформления доверенности ее оригинал может не передаваться сотруднику. Достаточно, чтобы он хранился в документах компании так, чтобы только в случае наступления форс-мажорных обстоятельств сотрудник смог получить доверенность и начать осуществлять закрепленные в ней полномочия.

Собственникам важно оформить доверенности:

• На участие и принятие решений на общих собраниях
• Продажу доли в уставном фонде компании
• Отказа/дачи согласия на реализацию преимущественного права приобретения доли
• Принятие решения о ликвидации (и других решений, по которым требуется единогласие всех участников общества, либо решений, которые не могут быть приняты другими участниками в отсутствие данного лица).

Такие доверенности оформляются нотариально и на практике выдаются зачастую не на сотрудников компании, а на близких родственников или адвокатов.

3. Передача полномочий исполнительного органа управляющей организации.

Полномочия исполнительного органа в компании можно передать управляющей организации. Кроме очевидных операционных плюсов (отсутствие отпуска или больничного у управляющей компании), преимуществом ее привлечения является возможность подстраховать топ-менеджмент, предусмотреть имущественную ответственность управляющей организации, а также застраховать ее ответственность.

Одним из преимуществ является невозможность оперативного отстранения управляющей организации от исполнения обязанностей (в отличие от директора, ее нельзя ограничить в действиях). Даже если что-то случится с директором управляющей организации (заболел, отсутствует в момент необходимости принятия решения и т.д.), сама организация как юридическое лицо (и исполнительный орган) продолжит функционировать. Участники управляющей организации, в случае необходимости, оперативно назначат нового директора.

При передаче полномочий исполнительного органа общества, помимо соблюдения внутрикорпоративных процедур, с управляющей организацией заключается гражданско-правовой договор. Дополнительно при привлечении профессиональной управляющей организации можно снять с собственников и топ-менеджеров риски принятия решений при отсутствии юридической экспертизы, выстроить правильные управленческие механизмы, соответствующие задачам общества.

4. Дополнительные меры.

Кроме вышеперечисленных шагов по оптимизации управления бизнесом, можно также рассматривать дополнительные меры для решения задач в условиях отсутствия собственника бизнеса:

• Проведение независимого юридического аудита с возможным последующим переструктурированием бизнеса в целом
• Оптимизация корпоративной структуры, подразделений и полномочий (например, образование совета директоров и передача ему части полномочий общего собрания)
• Расширение полномочий директора (в случае, если они были ранее ограничены, чтобы для принятия решений не созывать и не проводить общее собрание).

Читайте также

• «Просто "кинжал в спину"!» Кейс компании, которая пережила форс-мажор и сумела нарастить продажи
• Когда кризис давит на мозг. Вероника Коппек о том, как помочь сотрудникам справиться с трудностями

• «Даже в войну хотят "хлеба и зрелищ"» - как «резать» расходы и оставаться в ресурсе во время кризиса