«Наговорят со страху, что начальник ворует и берет взятки» — как подготовить сотрудников и бизнес к проверкам налоговой

«Не "доводите" своих сотрудников - обиженный человек может направиться из вашего офиса прямиком в налоговую инспекцию», - рекомендует соучредитель бухгалтерской компании «Директ Актив», участник Клуба Про бизнес Вера Солянкова.

В последнее время в информационном пространстве часто появляются новости о внеплановых проверках белорусских компаний налоговой инспекцией, визитах ДФР. Как понять, что ваш бизнес попал в поле зрения проверяющих органов? Как подготовиться к их визиту и что делать, если к вам уже пришли - читайте в материале.

- В рамках проверки налоговые органы могут не только удаленно изучать информацию о вашей компании (камеральная проверка), но и заглянуть к вам в офис без предупреждения (выездная проверка). Чтобы визит проверяющих не стал для вас сюрпризом, рассмотрим виды выездных проверок.

1. Плановые. Как правило, в поле зрения проверяющих органов попадают компании с высокой степенью риска (критерии оценки степени риска можно посмотреть здесь) или рабочими отношениями с контрагентами, по сделкам которых идут судебные разбирательства. План визитов налоговых органов составляется каждое полугодие, но в него могут вноситься изменения и дополнения. Узнать, есть ли ваша компания в перечне проверяемых, вы можете на сайте Комитета государственного контроля.

2. Внеплановые. Проводится, когда у налоговой уже есть информация о компании или собственнике, которую необходимо проверить (поступила жалоба, были отмечены серьезные нарушения).

Если вы заметили предпосылки для внеплановой проверки вашей компании или нашли свою организацию в опубликованных списках, обратитесь к налоговому адвокату для выработки стратегии. Не лишним будет провести аудит компании.

Как подготовиться к проверке

1. В офисе должны находиться оригиналы учредительных документов, договор аренды помещения и первичные документы бухгалтерского учета. Все бумаги должны быть подписаны и заверены печатями.
2. Проследите, чтобы в вашем офисе не было документов сторонних компаний. Это даст основания для череды вопросов от проверяющих: какое отношение вы имеете к этой организации? почему чужие документы находятся у вас на хранении? и т.д.
3. На рабочих телефонах, накопителях и компьютерах не должна находиться личная информация. Удаление файлов - не самое надежное решение. Стереть данные безвозвратно очень сложно - обратитесь за советом к системному администратору.

4. Храните важные документы в электронном виде. Как правило, проверяющие органы изымают первичную документацию. Чтобы всегда иметь доступ к необходимым для работы документам, рекомендую хранить информацию на облачном сервисе. Для входа в облако используйте двухфакторную авторизацию (а также для входа в почту, доступа к виртуальным дискам и вообще везде, где это возможно). Пароли должны знать только вы.

5. Подготовьте команду. Проверяющие органы будут опрашивать ваших работников о процессах компании, контрагентах и сделках.

Нередки случаи, когда люди в стрессе рассказывают небылицы о своем руководстве: «Начальник и ворует, и берет взятки, только отпустите меня домой, пожалуйста».

Сотрудники обязаны отвечать на вопросы в соответствии с должностными инструкциями. По полученной информации в ходе допросов Комитет госконтроля будет проводить дополнительную проверку компании и ее собственника.

Что делать, если к вам уже пришли

1. Попросите у проверяющих документы, изучите предписание на проведение проверки.
2. Предъявите книгу учета проверок для внесения записи о проверке.
3. Оказывайте содействие. Смысла препятствовать нет. Открывайте двери, сейфы, показывайте документы, но только в рамках вопросов, указанных в предписании.
4. Выдайте заместителю директора доверенность на представление интересов компании, чтобы в случае вашего отсутствия он смог обжаловать решение проверяющих органов.
5. Действуйте в рамках закона. Если вы не согласны с актом проверки, при подписи документа ставьте пометку «с возражениями». Чтобы обжаловать решение, необходимо составить возражения (рекомендуем обратиться к экспертам и адвокатам) и представить в налоговые органы в течение 15 рабочих дней.

Особое внимание проверяющие органы обращают на систему налогообложения вашей компании. Если вы используете льготную систему, будьте готовы документально подтвердить право на получение налогового преимущества. При общей системе налогообложения компании проверяющие органы обращают внимание на затраты организации (в первую очередь управленческие, консалтинговые и рекламные услуги).

Возможные санкции за уклонение от уплаты налогов. Статья 243 Уголовного кодекса Беларуси (УК) предусматривает штраф, лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, арест или ограничение свободы. В 2021 году статья пополнилась еще одним размером ущерба - значительным. Если ваша компания погашает задолженность перед государством, возможна административная ответственность.

Рассмотрим несколько примеров, когда проверки закончились не в пользу компаний.

Провели инвентаризацию и пересчитали налоги: кейсы торговых компаний

1. Нарушение условий валютных договоров.

Компания экспортировала продукцию в Китай и не заботилась о репатриации валютной выручки (обязанность резидента - при экспорте товаров обеспечить зачисление на счета, открытые в банках Беларуси, белорусских рублей и (или) иностранной валюты). После превышения срока в 200 календарных дней Комитет госконтроля проверил плательщика и сделку.

Были запрошены следующие документы:

• Внешнеэкономический контракт (оплата в течение 180 дней с даты отгрузки)
• Авианакладная и товарная накладная
• Таможенная декларация на товары.

В результате: КГК установил превышение сроков завершения внешнеторговых операций с наложением штрафа за каждый день просрочки.

Справка «Про бизнес»: В июле 2021 года в силу вступила новая редакция закона «О валютном регулировании и валютном контроле». Сроки в 180 дней по получению выручки и 90 дней по поступлению товаров были отменены, также компаниям больше не нужно обращаться в Национальный банк за продлением сроков завершения внешнеторговых операций. Однако обязанность регистрировать валютные договоры на портале Национального банка Беларуси и ответственность за непоступление выручки осталась.

Читайте также:

Новые правила валютного регулирования в Беларуси - что нужно знать бизнесу

Опять девальвация?! Нужно ли бояться новых валютных ограничений и бежать в обменники

2. Занижение налога на прибыль.

Белорусская компания импортировала мобильные телефоны из Китая и реализовывала их в Беларуси через представителей и мобильных операторов. По договору с мобильным оператором стоимость гаджетов, не пригодных к ремонту, поставщик должен был компенсировать за свой счет.

Налоговые органы проверили условия сделки и посчитали их некорректными. По их мнению, белорусская компания должна была вернуть не пригодные для ремонта телефоны в Китай, а не относить возмещение неустойки операторам в статью собственных расходов, так как это уменьшает сумму налога на прибыль.

В результате: стоимость неремонтопригодных товаров сняли с затрат, налоги на прибыль пересчитали в соответствии с новой суммой. Также поставщик не посчитал нужным перевести товарные накладные с китайского на русский язык. Налоговая вычла суммы, затраченные на покупку продукции, из статьи расходов компании и начислила налог на прибыль в размере 18% на всю партию товара.

Чтобы не попасть в подобную ситуацию, проверяйте ваши договоры с поставщиками:

• Предусмотрен ли возврат неремонтопригодных товаров
• Каким образом подтверждается факт признания товара не пригодным к ремонту
• Кто несет риски и расходы по ремонту товаров
• Переводите все документы на русский язык (особенно накладные на отпуск товара).

3. Умышленное занижение налогооблагаемой базы по налогу на НДС.

Белорусская компания приобретала замороженную рыбу для реализации в России с НДС 0%, но на самом деле отправляла в страну-соседку лишь малую часть продукции. Согласно разъяснениям директора, нереализованный товар хранился на складе в морозильниках. При проверке рыбу на складе не обнаружили.

В результате: компании начислили налоги в полном размере, а исчезнувший товар приравняли к реализованному.

4. Пропажа или порча продукции.

Белорусская компания импортировала мобильные телефоны из Китая. Перед отгрузкой китайская компания сфотографировала партию товара, тем самым подтвердив его целостность. При приемке на складе временного хранения была обнаружена недостача - 600 коробок.

Представители транспортной компании не стали составлять акт о недостаче товара. Исчезнувшие 600 коробок отнесли в статью расходов предприятия, а НДС, уплаченный при растаможке товара, приняли к вычету в полном объеме.

В результате: проверяющие органы провели инвентаризацию склада, признали недостачу реализованной и доначислили компании налог на прибыль в размере 18%.

Пропажу или порчу продукции необходимо фиксировать законно. Для этого стоит вызвать милицию и оформить акт о хищении при свидетелях. В противном случае при отсутствии документов о неполной приемке товар считается оприходованным в полном объеме.

Кейсы уклонения от уплаты налога на заработную плату

1. Манипуляции с ФСЗН.

Руководство фитнес-клуба решило сэкономить на налоговых отчислениях: директор уволил своих сотрудников, чтобы они открыли ИП и оформились в компанию по договору оказания услуг. По штатному расписанию общий фонд заработной платы сократился на 70%, по отчету «4-Фонд» взносы в Фонд социальной защиты населения были уменьшены пропорционально. Налоговые органы заинтересовались такими резкими переменами и в ближайшем квартале пришли в фитнес-клуб с внеплановой проверкой.

В результате: договоры с ИП приравняли к трудовым и обязали компанию выплатить недостающий процент зарплатных налогов.

Нельзя прикрыться оптимизацией налогов по заработной плате и необоснованно заменить сотрудников компании на предпринимателей, чтобы платить меньше налогов. Это не оптимизация, а обман.

2. Приобретение услуг у ИП.

Предприниматель оказывал управленческие услуги для крупной сети торговых центров и выплачивал налоги по упрощенной системе налогообложения. Налоговые органы заинтересовала сумма выручки ИП, отраженная в декларации за 2020 год, - 400 000 бел. руб (около $ 158 800) при лимите в 441 000 бел. руб (около $ 175 290).

Проверке подлежали следующие аспекты:

• Оказанные услуги: есть ли в акте выполненных работ более детальная информация
• Привязка ИП к внутреннему трудовому распорядку: совпадает ли установленное время прихода на работу и обеденного перерыва предпринимателя с режимом сотрудников торговой сети
• Дата создания ИП: сотрудник был принят на работу как физлицо, а после уволен и оформлен как предприниматель или его взаимоотношения с торговой сетью сразу начались в статусе ИП
• Порядок и сроки оплаты труда: в те же даты, что и выплата заработной платы штатным сотрудникам торговой сети, или нет.

В результате: компанию признали налоговым агентом с решением об исчислении 13% подоходного налога по перечисленному доходу предпринимателю.

Кейсы ИТ-компаний

1. «Попались» на договоре оферты.

ИТ-компания использует в работе мобильные приложения из AppStore, фото или видеоматериалы со стоковых порталов, удаленную конференц-связь и коммуникационное программное обеспечение Zoom. Фирма приобретает контент и услуги по договору оферты, расплачиваясь корпоративной картой.

В результате: при детальном рассмотрении договора оферты налоговые органы выявили принадлежность стокового сервиса, а также компании Zoom Video Communications Inc. к штату Делавэр - офшорной зоне. ИТ-компанию обязали уплатить офшорный сбор в размере 15% от суммы перечисления, согласно Налоговому кодексу Беларуси.

Обращайте внимание на договор оферты и проверяйте принадлежность получателя денежного перевода к офшорным зонам.

В этом может помочь информационный ресурс SEC и официальный портал штата Делавэр. Список офшорных зон опубликован на портале Министерства по налогам и сборам Беларуси.

2. Отклонение от бизнес-плана резидента ПВТ.

ИТ-компания, которая является резидентом Парка высоких технологий (ПВТ), обязана соблюдать собственный бизнес-проект, который представила Наблюдательному совету парка в момент регистрации. Компания, кейс которой рассматриваем, сосредоточилась на показателях по выручке. В итоге пострадали производительность труда, рентабельность и уровень среднемесячной заработной платы. Инвестиционный план в части основных средств и нематериальных активов не выполнялся.

В результате: по итогам годовых отчетов Наблюдательный совет предложил лишить ИТ-компанию статуса резидента в связи с систематическими нарушениями бизнес-плана. В случае исключения из ПВТ компания будет вынуждена выплатить налоги по общей системе налогообложения за каждый год, в котором было зафиксировано нарушение.

Еще на стадии вступления в ПВТ нужно разумно подходить к составлению бизнес-плана. Все написанное в бизнес-проекте должно быть реалистичным. Вы должны четко осознавать, чем компания будет заниматься, какие проекты намерена реализовать и какие финансовые результаты ожидаются от данных активностей.

Вместо вывода - простые советы

• Не стоит дожидаться проверок, проводите аудит своей компании не реже 1 раза в год. Это поможет выявить ошибки бухгалтерии (и не только их), которые в будущем могут стать основанием для визита налоговой инспекции
• Соблюдайте Трудовой кодекс и не «доводите» своих сотрудников - обиженный человек может отомстить, направившись из вашего офиса прямиком в налоговую инспекцию
• Составляйте трудовые договоры и внешнеэкономические контракты у юристов. Это поможет избежать проблем в будущем.

Читайте также

• Три причины, почему к вам могут нагрянуть из ДФР
• Скандалы вокруг спонсоров Олимпиады-2020 - посмотрите на кейсы «Кока-Кола», Toyota, Nike, Adidas

• «Потеряли $ 13 000 из-за одного тире». Смотрите, как теперь эта компания проверяет контрагентов