«Некоторых рекрутеров давно пора заменить роботами». Смотрите, как компания с 30 000 сотрудников набирает штат

Как объединить и использовать практический опыт интерим-менеджеров и экспертов по автоматизации процессов? Например, можно создать ПО, которое решает реальные задачи бизнеса, упрощая труд персонала, коммуникации с клиентами, повышая эффективность и прибыльность компании.

О том, как устроены роботы-рекрутеры, какой результат в цифрах они могут принести компании с большим штатом и почему соискателям не нужно их бояться, рассказали Олег Афанасьев, Николай Иняхин, учредители Interim Business Association (США, Польша, Украина, Беларусь). Они поделились опытом применения такого ПО для набора персонала для крупного ритейлера со штатом более 30 000 человек.

Совместно с компанией Interim Business Association мы продолжаем рубрику «Управление компанией во время перемен». Материалы этой рубрики выходят еженедельно в среду. В них вы найдете полезную информацию и практические советы по менеджменту.

Узнать, нужна ли вашей компании помощь в организации более эффективного управления, вы можете прямо сейчас с помощью экспресс-диагностики через специальный бот или пройдя диагностику на сайте.

---

- «Роботы для бизнеса» - это совместный проект команды Interim Management Group и CRM Project, в котором объединился наш практический опыт (интерим-менеджеров и экспертов по автоматизации процессов). Благодаря этому проекту появились роботы (ПО), которые в онлайн-режиме решают практические задачи бизнеса.

Читайте также: Всего за 2 года эта компания попала в список Forbes самых дорогих компаний Рунета - мы узнали, как

Ориентируясь на собственный опыт, можем сказать, что эти программы приносят видимый результат, который можно измерить и оценить. А получаемая дополнительная выгода от использования роботов позволяет окупать стоимость их ежемесячной аренды, которая не превышает зарплаты двух рекрутеров.

Робот «Рекрутер», о котором пойдет речь далее, - это один из продуктов, предназначенных для компаний, у которых есть постоянная потребность в поиске и подборе персонала. Эта программа взаимодействует с соискателями в мессенджерах Telegram и Viber. Но прежде чем перейти непосредственно к кейсу, давайте посмотрим на то, о чем говорят мировые тенденции в этом направлении, на которые мы обратили внимание.

Например, в июне 2017 года банк «Открытие» завершил совместный с ИТ-платформой Skillaz пилотный проект по автоматизации найма персонала. Робот «набрал» 113 сотрудников колл-центра в Саратове и девять менеджеров по продажам в отделение банка в аэропорту Шереметьево. Интересно, что в первую же неделю робот-рекрутер нашел больше кандидатов, чем пять обычных кадровиков за месяц. При этом сотрудники банка утверждают, что в итоге стоимость найма и время закрытия вакансий сократились в два раза.

Программисты SuperJob создали чат-бот, который распознает текст и поддерживает диалог. Его задача - собеседовать кандидатов: бот задает вопросы, соискатель отвечает и получает обратную связь. За десять часов чат-бот провел 2000 интервью - человеку такое не по силам. Причем 600 соискателей оставили контакты, чтобы продолжить диалог с рекрутерами. Так SuperJob подбирал сотрудников для крупной российской розничной сети, которая специализируется на продаже смартфонов.

Заграничные разработчики пошли дальше. Например, чат-бот, созданный в прошлом году калифорнийской компанией FirstJob, умеет оценивать резюме на соответствие вакансии, задает дополнительные вопросы и передает отклик HR-менеджеру, и все это в чате Facebook. Разработчики утверждают, что робот-рекрутер помогает экономить до 75% времени работы HR-отдела.

Далее мы расскажем о роботе для подбора персонала на примере белорусской частной компании, которая занимается ритейлом, со штатом более 30 000 человек.

Почему возникла необходимость внедрения робота-рекрутера

В конце 2019 года мы провели несколько встреч с ритейлером, который в данной статье выступает в роли заказчика. Первоначально мы согласовывали сценарий работы ПО для обучения складского персонала. Но впоследствии ритейлер обозначил более объемную проблему: требовалось найти эффективный механизм привлечения кандидатов на массовые вакансии.Найти хорошего, ответственного и исполнительного кассира-контролера, продавца, грузчика, охранника и специалиста на другие массовые вакансии - дело хлопотное.

По результатам встречи мы вместе с заказчиком обозначили несколько причин, которые делают процесс подбора персонала на массовые профессии проблемным:

• Для заполнения анкеты нужен компьютер
• Для прохождения собеседования нужно по телефону согласовать время визита в офис компании, приехать в офис, после чего кандидату сообщают, подходит он или не подходит в качестве сотрудника
• Если не подходит - кандидат и рекрутер зря потратили свое время, а это более двух часов для кандидата и не менее часа для рекрутера
• Если подходит - кандидату нужно будет согласовать еще один визит, на который он привезет нужные документы

Читайте также: Грузчики, продавцы, строители: готовы менять работу за прибавку в $ 10. Что поможет их удержать

Открытым остался вопрос: как в течение месяца закрывать вакансии кассиров-контролеров, продавцов, грузчиков, охранников и делать это качественно?

Поиск решения. Мы взяли недельную паузу, чтобы глубже погрузиться в озвученную нам проблематику и посетили рекрутинговые отделы разных ритейлеров, чтобы со стороны понаблюдать за процессом. Мы также опросили знакомых своих знакомых (это десятки человек), которые работают кассирами-контролерами, продавцами, грузчиками и охранниками.

Основной вопрос, который всем им задавали, был следующим: «Что вам доставило неудобства в процессе трудоустройства?» И вот какие ответы мы получили:

• Для заполнения анкеты нужен компьютер, а не у всех он есть
• Обязательный визит к рекрутеру в назначенное им время, и при этом не факт, что тебя возьмут на работу, а деньги и время на дорогу уже потрачены
• Невозможно связаться с рекрутером, чтобы перенести время запланированного собеседования, потому что контактный номер телефона кандидату не оставили
• Гнетущая обстановка в помещении, в котором кандидаты ждут своей очереди для собеседования с рекрутером
• Необходимость приехать еще раз, чтобы привезти документы, которые сразу не взял, а это опять затраты на проезд.

В общем, сплошное преодоление разных препятствий и трудностей, а также трата личных денег еще до того, как кандидат станет сотрудником.

После анализа всей собранной информации мы определили несколько ключевых вопросов, которые нам предстояло решить:

• Как сделать процесс заполнения анкеты быстрым и простым для кандидата?
• Как сократить время рекрутеров по обработке анкет и исключить «пустые» звонки?
• Как сделать так, чтобы компания всегда знала состояние каждого кандидата?

После мозгового штурма мы разработали концепцию робота для подбора персонала, предназначенного для компаний, у которых есть постоянная потребность в этом.

Вот основные функции, которые мы посчитали необходимыми к исполнению для робота «Рекрутера» в данном случае:

• Анкетирование и оценка кандидатов согласно профилю должности выглядит следующим образом. Например, кандидат получает вводную информацию о компании, выбирает нужный ему город и вакансию, подтверждает согласие на обработку персональных данных, отвечает на вопросы робота, получает приглашение на верификацию
• Далее робот предлагает кандидату выбрать удобное для него место, дату и время встречи с рекрутером
• Затем просит кандидата подтвердить выбранные им дату и время и напоминает о необходимом пакете документов для встречи с рекрутером. На этом первая часть общения с роботом закончена
• За день до запланированной встречи робот напоминает кандидату о запланированном визите и необходимом пакете документов
• Робот информирует рекрутеров о новых кандидатах, а также о тех кандидатах, которые подтвердили, перенесли и отменили предстоящий визит
• Робот автоматически формирует два отчета: анкеты кандидатов за прошедший день с детализацией и отчет о подтверждениях предстоящих визитов.

Промышленная эксплуатация «Рекрутера»

Еще в начале 2020 года робот «Рекрутер» был готов к работе. Но ряд обстоятельств (конечно, COVID-19 в том числе) вынудил перенести его запуск с февраля на октябрь 2020 года. Перед запуском мы зафиксировали его функциональные возможности для подбора персонала. Вот как работает программа:

Шаг 1. Кандидат заполняет анкету через удобный для себя канал связи.

Шаг 2. Компания получает уведомление о новой оставленной анкете. Тоже в удобный для себя мессенджер.

Шаг 3. Робот напоминает кандидату о записи на визит. В тот же мессенджер, через который кандидат оставил анкету.

Результаты - новая проблема и новое решение

Спустя три недели после запуска мы выявили новую проблему, которая касалась отдела рекрутинга.Оказалось, что рекрутеры саботируют работу с кандидатами, которых передал им робот. Иными словами, рекрутеры не хотят принимать новые регламенты работы, поскольку понимают, что каждая анкета передается в виде отчета их руководителю и они должны отчитаться о каждом кандидате.

Чтобы убедиться в правильности своих выводов, мы провели аудит выборки кандидатов, пообщались с ними и всем задали три одинаковых вопроса:

• Позвонили ли им из компании после того, как кандидат оставил анкету?
• Если перезвонили, то как быстро?
• Пригласили ли кандидата на визит?

Это позволило нам удостовериться в том, что рекрутеры действительно в части случаев просто не обрабатывают входящий поток кандидатов от робота или работают с ним «по настроению». Не пора ли вообще заменять таких сотрудников роботами?

В цифрах результаты аудита получились следующее:

• 28% кандидатов вообще не перезвонили после того, как была оставлена анкета
• 14% кандидатов перезвонили только через 2−3 дня

Это значит, что 42% кандидатов было не обработано. Мы стали думать, как можно эффективно контролировать рекрутеров по тем кандидатам, которые оставили анкету через робота, и нашли решение. Мы разработали дополнительное ПО для контроля и оценки работы рекрутеров с кандидатами с ежедневными отчетами для руководства.

Вот основные фyнкции и задачи робота для контроля штатных рекрутеров:

А теперь давайте взглянем на результаты работы в цифрах:

Конверсия соискателей в заполненные анкеты:

Бронирование кандидатами временных слотов:

Таким образом, несмотря на саботаж штатных рекрутеров и на то, что активное продвижение свободных вакансий началось только через месяц после запуска робота, вот что мы получили в итоге.

Из 1 117 персональных чатов в мессенджерах было оставлено 682 анкеты. Конверсия составила 61%. А из 682 анкет мы получили 348 записей на визит. Из них на визит в офис пришло 73 человека. Конверсия составила 21%.

В качестве вывода важно отметить то, что эффективность работы робота для подбора персонала напрямую зависит от качества работы рекрутеров.

Как выяснилось, качество работы рекрутеров напрямую зависит от ежедневного контроля их работы начальником отдела. У и у робота есть свои недостатки. Например:

• Он не может сам звонить кандидатам, которые не подтвердили свой визит в назначенное время
• Он не может заставить рекрутера совершить звонок кандидату.

Все остальные показатели его эффективности, на наш взгляд, превосходны.

Читайте также

• Как перестать быть лузером и натренировать «мышление победителя»: 7 советов
• «Всех считал идиотами и "вампирил" команду». Что делать, если компания больна токсичным собственником

• «Не победишь себя - будешь побежден собой». Как грамотное планирование помогает компании захватить лидерство