Менеджмент
11 января 2022До 30% ежемесячной экономии: 6 советов компаниям, как эффективнее внедрить SaaS-решения
Безопасность данных, масштабируемость, легкий вход — в чем еще плюсы SaaS-решений? И что можно посоветовать компаниям, которые выбирают их для работы? Разобрали это вместе с Полиной Ганкович, директором «1С-Битрикс» (онлайн-сервис «Битрикс24»).
Рынок удваивается
SaaS (Software as a Service, программное обеспечение как услуга) — любой сервис, который обслуживает пользователей через интернет. Работает это так: программное обеспечение находится у провайдера, а вы пользуетесь им из браузера или через дополнительное приложение. Почта на Gmail, Facebook, хранилище файлов Dropbox, облачный Битрикс24 — все это типичные примеры SaaS-продуктов.
Активный рост отрасли SaaS происходил с 2018 по 2020 год. За это время в мире появилось свыше 20% новых SaaS-компаний. На рынке лидирует США: там больше 15 тысяч фирм — разработчиков SaaS. Второе место у Великобритании: 2 тысячи компаний.
В Беларуси — 8 компаний с общим доходом $ 11 млн.
В России работает 129 компаний, в Украине — 54. Их общий доход — $ 1,3 млрд и $ 265 млн соответственно.
По прогнозам, к 2026 году объем мирового рынка SaaS удвоится по сравнению с 2020 и достигнет отметки в $ 307,3 млрд. Во многом такой рост связан со спросом на SaaS-решения со стороны бизнеса. Например, в Китае SaaS развивается быстрее других отраслей — ежегодное увеличение на 30% сами разработчики связывают с ростом числа МСП в стране, половина из которых пользуются услугами SaaS. Что же привлекает бизнес в «арендном» ПО?
Плюсы SaaS для бизнеса
1. Низкие затраты.
Сокращение расходов на ИТ-инфраструктуру за счет SaaS может давать до 30% ежемесячной экономии.
Платформы SaaS — облачные решения и распространяются по подписке. Значит, компании не нужно покупать, устанавливать и обслуживать собственное оборудование или арендовать сервер и платить лицензионные сборы за традиционный софт. А при изменении продукта или масштабов бизнеса не придется менять схему администрирования.
2. Гибкость и масштабируемость. SaaS позволяет увеличивать или уменьшать свои расходы в зависимости от использования.
Например, современные CRM-системы очень адаптивны. Внутри есть инструменты для бизнеса разных размеров — от ремесленника до крупных корпораций. Если стартап начинает расти, ему не нужно менять инструмент: достаточно расширить настройки текущей системы под задачи бизнеса. Большинство сервисов тарифицируются по пользователям либо по пакетам. Понимая свой текущий объем ресурсов, команду и основные задачи, можно легко выбрать нужный тарифный план, от этого зависят и расходы на ПО.
3. Быстрое подключение. Поскольку инструменты SaaS расположены в облаке, в большинстве случаев для мгновенного доступа к функциям продукта достаточно просто зарегистрироваться, указав имя и адрес электронной почты.
С начала пандемии многим компаниям пришлось переводить бизнес в онлайн, организовывать рабочие места для удаленных сотрудников и оптимизировать взаимодействие между ними. Даже консервативные сферы, такие как финансовые организации и научные центры, стали использовать облачные SaaS-решения. Без таких решений невозможно в считаные часы развернуть единое корпоративное пространство.
4. Безопасность данных. SaaS не зависит от конкретного устройства. А значит, ни замена девайса, ни его потеря не влияют на данные, которые находятся в облачном хранилище. Управление ПО и безопасностью происходит централизованно, что снижает риски. Вендоры и провайдеры вкладывают огромные деньги в безопасность, потому что не могут рисковать своей репутацией. Когда бизнес подключается к сервису, ему гарантируют защиту и конфиденциальность информации. Кроме того, задача вендора — выполнение требований локального законодательства.
5. Широкое распространение. Использовать инструменты SaaS возможно в любой точке мира. Вся привычная рабочая среда может быть доставлена на любое устройство с доступом в интернет.
Взять, к примеру, наш офис.
Битрикс24 используют более 10 млн компаний по всему миру.
Наши подразделения и удаленные сотрудники есть в десятках стран — более 500 человек работают и постоянно взаимодействуют, находясь за тысячи километров друг от друга. В белорусском офисе физически нет сисадмина или HR-специалиста, а продакт-менеджеры и специалисты техподдержки, живущие в Минске, работают в распределенной команде с калининградским офисом. Это возможно только благодаря единому корпоративному пространству, которое обеспечивает наш сервис.
6. Всегда обновленный софт. Не надо думать о том, когда и как ставить новую версию. Об этом думает вендор — разработчик софта. Он расширяет функционал системы, добавляет новые инструменты как по запросам клиента, так и на основании стратегии развития своего продукта. Клиент получает мгновенный доступ к последним инновациям и обновлениям. Все изменения в системе устанавливаются автоматически.
7. Отсутствие заботы о мощностях. Не нужно заморачиваться с их апгрейдом и обслуживанием. Все, что касается техподдержки и обеспечения работоспособности, лежит на плечах разработчиков/поставщиков сервиса. Они же отвечают за объем мощностей для хранения и резервирования данных.
8. Экономия на штате.
Отпадает необходимость нанимать сотрудников для администрирования серверов, установки обновлений и решения прочих вопросов.
Один из главных плюсов SaaS-решений в том, что профессиональные команды аналитиков, программистов, тестировщиков и менеджеров каждый день работают над улучшением своих программ. Даже если сейчас в наборе функций чего-то нет, то с большой вероятностью это появится быстрее, чем компания, особенно небольшая, разработает то или иное решение самостоятельно.
9. Легкий вход и выход. Бизнес платит относительно небольшую сумму за подписку, которую при желании можно быстро отменить. Разрабатывать свой софт или покупать лицензионное ПО, которое может в итоге не подойти под задачи компании, — более рисковый путь для предпринимателя.
Советы компаниям, которые решили использовать SaaS
1. Посчитайте, сколько компания платит за используемый софт. Далее вместе с техническими специалистами составьте список ПО, которое нужно обновить. На замену идет устаревшее, чересчур дорогое, применяемое неэффективно. Сколько сотрудников или служб используют ту или иную программу и сколько вам это стоит? Используете ли вы все ПО на практике?
Оцените, насколько ваш софт соответствует задачам бизнеса, и сравните его с готовыми решениями на рынке.
Возможно, для вашей конкурентной среды нужен «лазерный бластер», а не консервативная дубинка.
2. Погрузитесь в настройки. Важно, чтобы внутри коллектива было понимание, как новый функционал поможет работать лучше и эффективнее.
При этом нужно выбрать ответственного за внедрение — того, кто учтет потребности компании при настройке сервиса и обеспечит согласованность действий и командную работу. Это может быть и внутренний сотрудник — тот, кто понимает процесс изнутри. А если у бизнеса масштабные и кастомные задачи, он инициирует привлечение интегратора или внешнего консультанта в помощь. Не забывайте, что быть экспертом во всем невозможно. Порой найти на рынке готовых специалистов и быстрее, и эффективнее.
3. Обучите сотрудников пользоваться новыми программами. Покажите и объясните наглядно преимущества и «фишки» нового ПО. Расскажите, что
цель обновлений — помочь выполнять работу легче и эффективнее.
Организовать обучение очень важно — какой бы классной ни была система, в ней работают люди.
Обучать команду не обязательно должен внешний специалист, может и кто-то из сотрудников. Много полезной информации вендоры размещают внутри программы, на своих сайтах, в YouTube. Вовлечение команды в понимание продукта, демонстрация работы и помощь в использовании на начальном этапе — важная часть внедрения.
4. Замеряйте метрики и определяйте контрольные бизнес-показатели. На старте ответьте для себя на вопросы: «Для чего нам нужен этот софт? Что мы хотим получить? Что мы хотим улучшить?»
Например: «Хотим, чтобы наши клиенты не терялись», «Нужно, чтобы все сотрудники общались в едином пространстве», «Нужен контроль сотрудников: важно знать, на ком та или иная задача, чтобы ничего не "западало" без ответственного лица», «Нужно оценить эффективность и рентабельность рекламных кампаний». Формулируя эти ответы, вы сможете лучше понять, какие показатели важно замерять. Это может быть недельная выручка, время на обработку заказа, количество лидов, стоимость лида, его конверсия в продажу и т.д.
При этом метрики могут меняться в зависимости от изменений, которые происходят в компании. В процессе внедрения и после анализируйте результаты и если нужно — корректируйте бизнес-показатели.
5. Не стойте на месте! Помните о том, что многие SaaS-сервисы гибки и прекрасно интегрируются с другими системами. Вы можете использовать API, внутренний маркетплейс и другие способы развития ИТ-системы вашего бизнеса. Запланируйте этапы следующих интеграций или введения новых инструментов.
К примеру: вы начали с того, что сделали для сотрудников единое пространство, где можно ставить задачи, контролировать ответственных, вести процессы, общаться в чате, обмениваться файлами. Затем вы начали работать в CRM — заполнили карточки клиентов, ведете клиентскую базу, сделки. Следующим этапом может быть интеграция с IP-телефонией, социальными сетями, чат-ботами на сайте для того, чтобы не терять ни одного лида. Можно внедрить электронный документооборот, освоить сквозную аналитику. Или оцифровать другие процессы в компании: HR, складской учет, бухгалтерию, кадровую службу и т.д.
6. Регулярно обсуждайте с коллегами новые инструменты, которые еще больше прокачали бы возможности сотрудников, отделов, департаментов и всей организации.
На рынке облачных решений конкуренция достаточно высокая, и на стороне каждого разработчика работает команда профессионалов. Они постоянно генерируют новый функционал сервисов в зависимости от запросов рынка.
Если раньше бизнес-анализ был прерогативой крупных международных организаций, то сейчас инструменты бизнес-аналитики востребованы даже в небольших компаниях.
Нет такого SaaS-решения, которое годами оставалось бы в неизменном виде, и нужно следить за обновлениями, которые предлагает разработчик.