Менеджмент
25 марта 2020Сотрудника увезли с подозрением на коронавирус. Как избежать паники в офисе — рассказывают айтишники из Мордовии
Что делать, если ваш сотрудник попал в больницу с подозрением на коронавирус? Как не допустить паники у остальных и убедить людей вернуться на свои рабочие места? Смотрите, что сделала эта компания - опытом экстренных мероприятий в такой ситуации поделился генеральный директор компании «Инфомаксимум» Александр Бочкин.
- Нашу компанию эпидемия коснулась 9 марта, когда поступила новость о госпитализации нашего сотрудника в инфекционную больницу с подозрением на коронавирус. Как и многие другие компании, мы были не готовы к такому развитию событий, но вынуждены были действовать быстро.
Генеральный директор «Инфомаксимум»
Дело было так. 1 марта, возвращаясь из Москвы, наш сотрудник оказался в одном вагоне с девушкой, которой было поставлено подозрение на коронавирус. 6 марта ему нанесли визит медицинские работники, где и рассказали об инциденте. Измерив температуру, ему дали четкие указания, в которые входили извещение медиков о своем самочувствии и рекомендации относительно мер профилактики.
Через пару дней парень почувствовал недомогание, решил последовать совету врачей и вызвал скорую. В больнице у него сразу согласно протоколу взяли анализы и обещали в течение 5 дней сообщить результат. А мы, как коллеги и как компания, - остались один на один с ситуацией и повисшим в воздухе вопросом: «Что делать?»
Что мы предприняли
Мы экстренно собрали руководителей на совещание и решили на 2 часа отложить объявление новости сотрудникам. Это время мы использовали, чтобы принять необходимые меры по предотвращению паники:
- Провели влажную уборку с обработкой всех поверхностей open space, в т.ч. полок и подоконников (в срочном порядке вызвали клининговую службу)
- Закупили бесконтактные градусники, средства для дезинфекции (кожные антисептики в виде гелей и спреев), маски
- Заказали бактерицидный рециркулятор воздуха.
Новость сотрудникам мы сообщили в рабочем чате и сразу рассказали о том, как защититься от вируса:
- Стараться не касаться рта, носа или глаз немытыми руками
- Избегать приветственных рукопожатий и поцелуев, пока эпидемиологическая ситуация не стабилизируется
- Регулярно очищать поверхности и устройства, к которым прикасаются сотрудники (клавиатура компьютера, панели оргтехники общего использования, экран смартфона, пульты, дверные ручки и поручни)
- В полной мере использовать все предоставленные средства дезинфекции, которые закупила компания
- При малейшем недомогании не геройствовать и не плестись в офис, а использовать возможность удаленной работы из дома. При ухудшении состояния немедленно обращаться к врачам.
Первой реакцией стало молчание. Потребовалось несколько минут, чтобы ребята смогли переварить информацию.
Очень порадовало то, что команда не стала задавать лишних вопросов и поднимать панику. Мы увидели сдержанные ответы и пожелания здоровья коллеге, который все это время оставался на связи.
Конечно, на следующий день все разговоры в офисе были связаны со случившимся. Однако мы достигли цели - атмосфера была спокойной, настроение - рабочим. Потому что мы не просто огорошили коллектив такой новостью, а перед этим предприняли ряд профилактических мер. Сотрудники знали, что придут в тщательно обработанный офис, что каждого ждет индивидуальный набор витаминов и дезинфицирующих средств. А при плохом самочувствии - у нас проработана и регламентирована возможность взять отгул или поработать удаленно из дома.
Психологический комфорт и контакты с клиентами
Сохранение психологического комфорта стало нашей основной задачей до момента объявления окончательного диагноза: 10 марта первичный тест нашего коллеги оказался отрицательным. Это взбодрило.
Тем не менее мы постарались донести до персонала, что:
- Им могут позвонить медики и осведомиться об их здоровье, нужно воспринимать это адекватно и не утаивать никаких недомоганий (звонков так и не поступило)
- Никто никого не отправит на карантин без серьезных причин, а это - контакт с потенциальным переносчиком вируса и появление симптомов ОРВИ (мы сразу пресекли опасения, что весь офис дружно изолируют)
- Отмена деловых поездок и перевод всех встреч в скайп - мера необходимая, но временная
- В офисе ежедневно проводится клининг с дезинфицирующими средствами
- В поисках информации обращаться лишь к проверенным и достоверным источникам, в числе которых сайт Всемирной организации здравоохранения.
Так мы убедили всех, что переживать и паниковать - это не выход. Справиться с ситуацией можно лишь общими усилиями, ради чего можно и нужно объединиться.
Сотрудники переживали относительно отмены очных встреч с клиентами, однако те с пониманием отнеслись к сложившейся ситуации.
Мы открыто говорили о том, что крайне обеспокоены данной ситуацией и не хотели бы подвергать здоровье сотрудников малейшей опасности.
Наша компания базируется в регионе, поэтому многие переговоры мы изначально вели в формате созвонов или видеоколлов. Привыкнув к такому формату работы и не испытывая сложностей с техническими нюансами, мы уже могли гарантировать, что проблем в общении и решении важных вопросов не возникнет. Многих из наших клиентов и партнеров затронула та же проблема: персонал либо на карантине, либо перешел на частичную или полностью удаленную работу. Поэтому дистанционный вариант взаимодействия устраивал всех.
Командный дух
В целом мы полностью контролировали ситуацию. Коллега, который находился в инфекционной, был постоянно на связи и даже делился забавными историями из больничной жизни.
Для сохранения командного духа мы провели внутренний субботник.
На нем - не только привели в порядок рабочие места, но и, прежде всего, сплотились: уборка плавно перетекла в посиделки с чаем и импровизированный турнир по пинг-понгу. Негатив отступил.
Несколько сотрудников, которые неважно себя чувствовали, воспользовались возможностью удаленной работы. Проблем с командной работой или выполнением поставленных задач не возникало благодаря нашей же разработке - системе мониторинга загруженности персонала CrocoTime. Мы уже привыкли к использованию программы в офисе, поэтому сотрудники работали по четко налаженному алгоритму: записывали задачи, использовали функцию тайм-трекинга и не выпадали из рабочего ритма даже в непривычных условиях.
Кроме того, у всех сотрудников есть доступ к корпоративному чату в Telegram, управлению задачами и проектами в Trello и Jira, к облачным документам и работе со связкой Google-документов, сервисом Figma и базой знаний Confluence.
14 марта стало известно, что сотрудник здоров, как и все помещенные на карантин. Официально подтвержденных случаев заболевания COVID-19 на данный момент в Мордовии не зарегистрировано. Однако несмотря на это, мы по-прежнему акцентируем внимание на превентивных мерах защиты и советуем выполнять все рекомендации ВОЗ.
Расходы себя оправдывают
Все затраты на 80 человек составили около 30 000 тысяч рублей. Очевидно, что для любого работодателя в разы дешевле будет предупреждать распространение коронавируса, нежели «пожинать плоды» невнимательности к своим сотрудникам. Поэтому мы с пониманием относимся к тому, что все больше и больше компаний переходят на режим удаленной работы, среди них - Яндекс, Ситимобил, Райффайзенбанк, Нетология, Mail.ru Group (MRG), Русал и др.
Несмотря на опасения многих руководителей, что организация удаленного доступа может подорвать работу, мы считаем, что паника повлияет на продуктивность работы куда больше.
И чем быстрее получится осуществить переход - тем больше шансов победить пандемию.
Мы, в свою очередь, уже перешли на частично удаленный формат работы, но готовы перейти полностью, если того потребует ситуация. Все регламенты прописаны, отработаны, а технические возможности позволяют эффективно работать из дома. Безопасность здоровья - в приоритете.