Менеджмент
11 декабря 2019Обостряйте вкус: как провести крутую стратегическую сессию, опрос
Конец года для бизнеса можно по праву назвать сезоном стратегических сессий. Однако сам формат «стратегическая сессия» понимается топ-менеджментом по-разному - от light-форматов до многоэтапных выездных мероприятий, с длительной подготовкой и привлечением внешнего модератора.
Как правильно? Есть ли толк в стратегических сессиях или часто все наработки идут «в стол»? Как подготовить и провести по-настоящему полезную сессию? Мы попросили топ-менеджеров компаний PROMWAD, «А-100 АЗС», REVERA и «Ключевые решения» рассказать о своем опыте и результатах.
«За день напишем стратегию на 10 лет!»
«Сформируем команду и поднимем мотивацию!»
«Это дорого и абсолютно бесполезно…»
«Готовиться нужно… Давайте решим, кто будет докладчиком, кто подготовит аналитику».
«Модерировать будет шеф, справимся без подготовки».
Вот несколько распространенных мнений о том, как проводятся стратегические сессии. А как наиболее эффективно их организовать? Вот что говорят руководители компаний.
Идеальная сессия - не собрание, а процесс
Роман Пахолков, генеральный директор PROMWAD
- Мы в компании проводили много разных стратегических сессий. В целом они полезны, особенно в ситуации, когда мы находимся на переломе - когда быстро меняется рынок и нужно не просто стабильно работать, а развиваться, постоянно обсуждать и использовать новые бизнес-возможности.
Основная проблема проектных сессий (а возможно, не проектных сессий - а культуры нашей команды) - после обсуждений очень трудно обеспечить операционное внедрение всех придуманных решений. Этому проектная сессия не помогает, и нужны какие-то другие механизмы - более сильная фигура операционного директора, например (времени CEO на это не хватит).
Я не верю в проведение проектных сессий собственными силами, нужен внешний модератор. Причина проста: если в компании авторитарный стиль руководства, то в отсутствие внешнего модератора лидер будет доминировать и не даст раскрыться другим участникам. Зачем тогда сессия?
А если в компании демократическая культура, то на проектной сессии не будет порядка, ведь без внешней модерации никто в команде не возьмет на себя ответственность его наводить - ограничивать время коллег на выступления, систематизировать и т.д.
Вообще, идеальная сессия для меня - это не какое-то одно собрание, а процесс. Например, последний раз мы были близки к идеалу - провели три сессии с промежутком в 2−3 недели. На первой обсуждали бизнес-инициативы, на второй к бизнесу «подтянулись» функциональные руководители, а на третьей мы соединили все в понятный action-plan. Получается, что важны не просто проектные сессии, а хорошая подготовка между ними.
Ответьте на 5 «почему?»
Анна Красовская, директор группы компаний «А-100 АЗС»
- Считаю, что проектные сессии для нашего бизнеса - крайне полезная история. В нашей отрасли, с одной стороны, все жестко регламентировано, с другой - часто происходят изменения. Составить план действий на 5−10 лет просто невозможно, нам приходится быть адаптивными, искать новые способы действовать, в зависимости от того, как ведут себя государство, рынок и конкуренты. Искать ответы одному и в операционной работе нелегко, поэтому вполне хорош такой формат, когда мы собираемся командой решать возникшие вопросы.
Если говорить о модерации и «оргвопросах», то небольшие задачи мы решаем внутренними силами, при качественной подготовке и правильно расставленных ролях в команде. Для решения масштабных вопросов мы привлекаем внешних модераторов. Дело не в том, что у команды не хватает компетенций. Просто опыт консультантов позволяет делать референс к тому, как подобные проблемы решались в других отраслях, рынках и странах. Также важен не замыленный взгляд модератора и объективный фидбэк по работе команды. Это касается как корпоративной культуры в целом, так и отдельных ролей, которые играют в ней люди.
В конечном счете самое главное для проведения идеальной сессии - определение истинной проблемы, а не декларируемой. Необходимо ответить на истинный вопрос по принципу «пять "почему?"» (задавайте этот вопрос о причине до тех пор, пока не докопаетесь до сути), знать, зачем люди хотят обсудить эту проблему.
Работа над истинной проблемой будет лечить корневую ПРИЧИНУ, мешающую развиваться, а не следствие. Это и есть главная задача стратегической сессии.
Не только про развитие, но и про команду
Дмитрий Архипенко, партнер юридической компании REVERA
- Коллективная разработка позволяет сделать стратегию более полной и органичной, собрать разные идеи и взять из них самое лучшее. Причастность команды к разработке стратегии позволяет достичь осознанности движения, понимания и общности целей. Сотрудники осознают, что они значимы и их слышат.
Поэтому стратегическая сессия - это не только про развитие, но также про команду. Наш опыт показывает, что лучше всего чередовать стратегические сессии, проводимые самостоятельно, и сессии с приглашением внешнего консультанта. К модератору/консультанту лучше обращаться, если:
- Компании необходимо общее стратегическое планирование (например, на 3 года)
- Требуется максимальная интеграция и эмоциональная включенность участников команды
- В компании нет опыта коллективного обсуждения.
Промежуточные стратегические сессии по корректировке стратегии, не предполагающие кардинального ее изменения, где в большей степени идет работа с анализом план-факта, по моему мнению, эффективнее проводить самостоятельно.
Теперь о подготовке. Во-первых, на сессии необходимо работать с готовой аналитикой и данными.
При этом вся информация, которая не требует коллективного обсуждения и работы в группах, должно быть вынесена за пределы мероприятия.
Во-вторых, должна быть сформирована правильная команда. В сессии должны принимать участие «заряженные», проактивные сотрудники, которые имеют свое мнение, хотят что-то менять, не боятся говорить, готовы слушать мнение других. Стратегическая сессия не должна превращаться в монолог собственника, иначе зачем ее вообще проводить?
В-третьих, необходимо полное погружение команды! Все должны быть сфокусированы. Сессия должна проводиться минимум два дня, без отвлечения на звонки, мейлы и текущую работу. Локацию лучше выбирать вне офиса и проводить в те дни, когда нет большой загрузки по работе.
В-четвертых, должен быть проработан детальный сценарий, с четким таймингом. На сессии должна вестись фиксация результатов, в том числе в ходе процесса, чтобы можно было вернуться и проанализировать, понять, почему пришли к тем или иным результатам. К этому также надо подготовиться заблаговременно.
Нужны не просто модераторы - аналитики
Андрей Черныш, директор по консалтингу компании «Ключевые решения»
- Проектная сессия - это просто «перевалочный пункт» стратегического процесса в компании. Для нас, консультантов, это, конечно, удобный продукт для продажи, но я бы рекомендовал всем честно говорить клиентам, что сам по себе он ценности не несет, если только не является частью чего-то большего - процесса разработки и уточнения стратегии, включающего подготовку и финализацию итоговых планов. Все ингредиенты для блюда (сессии) должны быть в идеальном состоянии до начала приготовления. Тогда что-то получится.
Мы видим, что культура проектных сессий повышается и теперь компаниям нужны не просто модераторы и «тайм-киперы» для наведения порядка в обсуждении. Нужны аналитики, которые повысят качество исходной информации, обеспечат полноту вариантов для обсуждения, направят групповую динамику на стратегически важные вопросы. Кроме того, все мы люди, и даже у самых ответственных топ-менеджеров нет желания каждый год ходить по проторенному (пусть даже самому правильному) кругу во время проведения стратсессии. Хочется пробовать что-то новое - свежие подходы к аналитике, выбору стратегических моделей и форматам командной работы. Тогда «вкус» к стратегической сессии обостряется, и мышление включается на новой высоте.
Таким образом, лучшая стратегическая сессия получается, если:
- Все воспринимают ее как важный, но не единственный элемент стратегического планирования
- Участникам предварительно «загружен» достаточный объем качественных данных для анализа
- Есть ощущение, что команда реально сработала «по-новому», с новой энергией.