Сколько можно сэкономить, если автоматизировать процессы: пример и расчеты

Какой результат - в экономии времени и денег - можно получить, если внедрить в компании систему по автоматизации процессов (CRM, ERP, бухгалтерские программы и пр.). Максим Якубович, наш эксперт по управлению проектами, директор по проектам компании «КейТуБи», приводит пример.

- В мире происходит цифровая трансформация бизнеса. Некоторые белорусские и российские бизнесмены надеются, что ничего не изменится в ближайшие 5−10 лет, что все это только разговоры и очередной хайп.

---

Но, на мой взгляд, достаточно посмотреть презентацию стратегии «Сбербанка», чтобы понять: умные компании осознают, что цифровая трансформация неизбежна.

Вопрос только в том, как она отразится на вашем бизнесе и сможете ли вы извлечь из нее выгоду.

Первым шагом на пути к цифровой трансформации является автоматизация бизнес-процессов компании. Она должна привести к сокращению расходов на оплату труда, получению оперативной и достоверной аналитики для принятия важных управленческих решений, сокращению дебиторской задолженности.

Можно ли подсчитать эффект от автоматизации бизнеса, оценить эффективность инвестиций в автоматизацию? Конечно, можно. Вопрос только, когда это делать: до старта проекта внедрения новой информационной системы или в конце?

Мой опыт показывает, что собственники начинают считать эффекты в конце проекта, когда наступает время судить о его успешности.

Однако можно просчитать заранее предположительные выгоды от внедрения. Приведу пример одного из проектов из практики, для которого были сделаны расчеты: за счет чего будет получена экономия от автоматизации бизнес-процессов.

Поделюсь результатами:

1. Информационная система (далее - ИС) вводится в эксплуатацию на 5 лет, после чего потребуется ее значительный апгрейд или внедрение новой системы.

2. Для расчета объема инвестиций в ИС будет использоваться показатель TCO (совокупная стоимость владения).

3. Для расчета эффективности - показатель ROI.

4. Внутренняя cтоимость 1 часа работы пользователя - $ 10 (сюда входят заработная плата за 1 час и все виды выплат с нее).

Вот какие результаты мы получили:

Cтатья	Экономия времени, в часах	Экономия, в $
Менеджеры не будут обращаться к ответственному за контроль дебиторской задолженности сотруднику, чтобы распечатать свежие данные. Они смогут самостоятельно создать отчет за 30 секунд	670	6200
Сотруднику отдела расчетов не придется «разносить» выписку по каждой позиции по отдельности	600	6000
Подготовка отчетов по дебиторской задолженности, для каждого контрагента, занимает 30 секунд	450	4500
Создание счета на основании документа «Заказ клиента» занимает 1 минуту	700	7000
Своевременная подготовка пакета документов на оплату приводит к сокращению периода оборачиваемости дебиторской задолженности		25 000
Всего:	2420	48 700

Допустим, проект автоматизации бизнес-процессов стоит $ 25 000. На поддержку внедренной информационной системы будет потрачено $ 12 500 за последующие 5 лет эксплуатации системы. То есть TCO для этой системы будет равен $ 37 500.

• Выгоды от внедрения ИС составят $ 11 200 = $ 48 700 - $ 37 500
• ROI проекта $ 11 200 / $ 37 500*100% = 29%

В моей практике был пример проекта автоматизации бизнеса, где размер эффекта от внедрения был в 32 раза выше, чем в приведенном выше примере расчетов.

При этом расчет делался также на 5 лет эксплуатации новой информационной системы.

Кстати, информационная система позволяет получить не только прямые выгоды, но также резко увеличить точность оперативного и управленческого учета. Это приведет к принятию более правильных решений и косвенно повлияет на увеличение оборота и прибыли бизнеса. Но рассчитать этот эффект в количественном выражении не всегда представляется возможным, хотя о его наличии также необходимо помнить.

От чего зависит результат внедрения ИТ-систем

Успешность проектов внедрения ИТ-систем зависит от многих факторов.

Статистика компании Panorama Consulting в 2018 году говорит, что из более чем 500 проектов автоматизации бизнеса на базе ERP-решений:

• 64% проектов превысили плановый бюджет
• в плановый срок внедрения уложился 21% компаний.

Естественно, такая статистика может только отпугнуть от внедрения информационных систем.

Что могут сделать компании, которые занимаются внедрением информационных систем, для того чтобы проекты их заказчиков достигали целей, завершались в плановый срок и укладывались в плановый бюджет?

Поделюсь опытом.

Начинать беседу с потенциальным клиентом надо с вопросов:

• Какие проблемы сегодня есть в вашем бизнесе?
• Может ли автоматизация бизнес-процессов решить эти проблемы?

На наш взгляд, это очень важные вопросы. Так как если вы не будете понимать, в чем ограничение бизнес-системы в данный момент, то не сможете помочь. Иногда после первой встречи и ответов на эти вопросы нам становится понятно, что мы ничем не сможем помочь потенциальному клиенту.

Обсуждение бизнес-требований, сбор и анализ пользовательских требований и разработка технического задания на проект - второй шаг.

Некоторые предприниматели не понимают важность этого шага и не готовы платить за него. Тогда можно работать по схеме: предприниматели ставят задачи, мы оцениваем их, выставляем коммерческое предложение и, если оно устроит, реализуем.

Для некоторых компаний такой вариант вполне приемлем и тоже приведет к получению выгод от автоматизации.

Разработка технического задания. Важно обсудить архитектуру будущей информационной системы, сделать оценку трудоемкости проекта внедрения, оценку сроков и бюджета.

Вопрос архитектуры будущей информационной системы очень важен. Например, недавно я узнал, что в одной из компаний разрабатывается информационная система на базе типового решения бухгалтерской 1С, в котором дорабатывается функционал для автоматизации процессов продаж, производства и закупок. Это очень странное решение с точки зрения архитектуры, так как обычно бухгалтерскую программу стараются не дорабатывать, чтобы ее можно было достаточно легко обновлять.

При этом оперативный учет стоит автоматизировать на отдельном продукте и между программой для оперативного учета и программой для бухгалтерского учета делать интеграцию - чтобы избежать двойного ввода данных. Предотвратить похожие ошибки как раз и помогает выбор правильной архитектуры ИС.

На этапе реализации, конечно, важно обсудить, какой подход для управления проектом выбирается: водопадная модель или итерационная.

Читайт также: Agile, Waterfall или «гибрид»: какая модель управления проектами самая популярная в мире

И после этого начинается самое интересное: бессонные ночи, сопротивление пользователей, непонимание менеджеров компании. И здесь - я абсолютно уверен - проект внедрения информационной системы лишь на 50% - это ИТ-проект. И еще на 50% это проект по внедрению организационных изменений.