И «плюшка» сотруднику, и гарантия работодателю — как грамотно оформить займ

Предоставление сотрудникам займов может сыграть вам на руку дважды - повысит вашу конкурентоспособность как работодателя и станет эффективным инструментом для удержания ценных кадров. На что нужно обратить внимание при оформлении таких займов - рассказала начальник отдела заработной платы бухгалтерского сервиса «Делай Свое Дело» Алеся Третьякевич.

- На собеседованиях специалисты, знающие себе цену, часто интересуются, какие еще «плюшки» может предложить компания, кроме стандартного соцпакета.

---

Под социальным пакетом понимают все не предусмотренные законодательством бонусы, которые наниматели предлагают сотрудникам, чтобы повысить привлекательность компании как работодателя. Это может быть: оплата питания, занятия спортом, обучение за счет компании, премии к праздникам и т.п.

Но иногда помимо стандартного набора бонусов все чаще можно услышать и такой - предоставление займов сотрудникам.

В большинстве случаев займы воспринимаются как дополнительный плюс в пользу работодателя, в то время как наниматели используют их для удержания сотрудников на рабочем месте.

Поэтому, если у компании есть свободные денежные средства и желание удержать ценные кадры, договор займа может быть отличным (взаимовыгодным) инструментом. В этой статье я расскажу о том, как грамотно выдать займ сотруднику.

Что нужно знать нанимателю

Чтобы оформить займ правильно, работодателю нужно знать следующее:

1. Займы сотрудникам могут быть двух видов:

• Беспроцентные: сотрудник вернет только ту сумму, которую взял у нанимателя, и не выплачивает по ней ничего сверху (никаких процентов)
• Процентные: сотрудник вернет сумму, которую занял у нанимателя, а также выплатит проценты за пользование средствами.

2. Чаще всего наниматели выдают займы на:

• Строительство (покупку) жилья
• Покупку автомобиля
• Оплату обучения
• Покупку бытовой техники
• Лечение/оздоровление
• Другое (в списке приведены наиболее распространенные примеры, то есть это не значит, что займ не может быть выдан под любую другую потребность человека).

3. Сотрудникам выгодно получать займ от компании. Такие займы - это всегда более гибкие условия по сравнению с банками (срок займа, порядок возврата, оценка дохода сотрудника и т.п.). Более того - ставки по процентам ниже, чем в банках, или вовсе отсутствуют.

4. Наниматель и сам получает выгоду. И вот какую:

• Как я уже говорила, у нанимателя появляется инструмент, с помощью которого можно удержать сотрудника в компании. В некотором роде это дополнительная страховка стабильности в кадрах. Например. Сотрудник обратился к нанимателю с просьбой предоставить ему беспроцентный займ на покупку авто сроком на 2 года. Наниматель согласился на беспроцентный займ с условием, что в случае увольнения сотрудника оставшийся долг по займу должен быть возвращен не позднее дня увольнения. Также были согласованы штрафные санкции за нарушение условий договора. Условия приняли все стороны, договор займа был заключен. В итоге сотрудник приобрел авто дешевле, чем сделал бы это, взяв кредит в банке, а наниматель снизил риск незапланированного увольнения сотрудника.
• Что касается денежной выгоды: если наниматель предоставляет займ под проценты, то получает выгоду в сумме уплаченных сотрудником процентов за пользование средствами.

Стоит иметь в виду, что предоставление займов сотрудникам никак не помогает экономить на налогах:)

5. Какие налоги возникают при выдаче займа в денежной форме. НДС на выдачу денежного займа работнику не начисляется. Прибыль по займу (процент, который сотрудник выплачивает компании по договору) включается во внереализационные доходы и облагается налогом на прибыль. Деньги, которые были перечислены работнику как займ, затратами для налога на прибыль не являются.

ФСЗН и Белгосстрах при выдаче займов работнику не начисляются. Подоходный налог при выдаче займа работнику организация обязана уплатить. Он рассчитывается так:

Подоходный налог с займа = сумма займа х 13%. Подоходный налог уплачивает организация за счет своих средств не позднее дня, следующего за днем выдачи займа. В дальнейшем по мере возврата займа работником сумма налога возвращается пропорционально погашенной задолженности. Возврат идет за счет общей суммы налога, начисленной организацией к оплате в бюджет в текущем месяце.

Разберем это на примере:

03.01.2019 организация выдала работнику займ 10 000 белорусских рублей ($ 5000) и заплатила подоходный не позднее 04.01.2019: 10 000×13% = 1300 белорусских рублей ($ 650).

В феврале работник вернул 1000 белорусских рублей ($ 500). У организации в феврале был начислен подоходный с 5000 белорусских рублей ($ 2500). Значит, она может зачесть 1000 р. х 13% = 130 белорусских рублей ($ 65) подоходного из-за возврата займа и оплатить подоходный с ЗП в сумме 5000 − 130 = 4870 белорусских рублей ($ 2435).

Если работник не возвращает (или не полностью возвращает) займ в установленный договором срок, возврат подоходного налога с займа организации идет за счет его удержания у работника. То есть если работник просрочил платеж по займу (к примеру, 700 белорусских рублей ($ 350), то компания подоходный налог с платежа (700 * 13%) 91 белорусский рубль ($ 45) будет возвращать, не оплачивая меньше подоходного с зарплаты, а удерживая эту сумму подоходного из дохода сотрудника (к примеру, из его заработной платы). Чтобы компания не удерживала подоходный из зарплаты, сотрудник может внести его в кассу организации.

Если это невозможно (например, работник уволился), возврат налога производится налоговым органом в течение месяца после проведения проверки по заявлению организации.

Обратите внимание, что подоходный налог не надо платить с займа, выданного на:

• Строительство или покупку жилья работникам, стоящим на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий
• Оплату обучения в белорусских учреждениях образования при получении первого высшего, среднего специального, профессионально-технического образования.

6. Компаниям - резидентам ПВТ тоже можно выдавать займы собственным сотрудникам (п. 19. гл. 4 Декрета «О Парке высоких технологий»). При выдаче займа резидент ПВТ также обязан уплатить подоходный налог по ставке 13% (льготную ставку подоходного налога применить нельзя). НДС на выдачу денежного займа работнику не начисляется. Проценты по договору займа, которые причитаются нанимателю, включаются во внереализационные доходы и облагаются налогом на прибыль.

Документальное оформление займов в компаниях - резидентах ПВТ будет таким же, как и в любой другой компании - об этом я расскажу далее.

Как правильно оформить

1. Проинформируйте сотрудников о возможности получить займ. Если компания небольшая, достаточно устно рассказать сотрудникам о такой возможности. А выдачу займа оформить заявлением, договором, приказом и т.д. (я вернусь к этому далее). Если компания крупная, возможность и порядок предоставления займов можно предусмотреть в локальных нормативно-правовых актах. Например, создать «Положение о порядке предоставления и возврата займов» или «Коллективный договор с сотрудниками». Но наличие этих документов не обязательно.

2. Чтобы оформить займ, вам понадобится:

• Заявление от сотрудника в произвольной форме с просьбой выдать займ
• Договор займа. Чтобы избежать недопонимания, в договоре обязательно пропишите: вид (процентный или беспроцентный) и сумму займа, срок займа и порядок (график) возврата денег. Отдельно опишите порядок возврата займа в случае увольнения сотрудника. Укажите, куда (кому) должен быть перечислен займ, если денежные средства переводятся не сотруднику, а третьему лицу, например, застройщику. Пропишите в договоре любые другие особые условия. Например, можно описать штрафные санкции, если сотрудник не отработает в компании 3 года, в течение которых должен был выплатить займ
• Приказ о предоставлении займа сотруднику.

3. Выберите способ выдачи займа. В Беларуси займ можно выдавать сотруднику-резиденту только в белорусских рублях (но в договоре суммы можно привязывать к эквивалентным значениям в валюте). Выдать займ можно двумя способами:

• Наличными деньгами из кассы организации. Для этого потребуются: расходный кассовый ордер (далее - РКО), если речь идет о выдаче займа одному сотруднику, или платежная ведомость + РКО, если наниматель выдает займ сразу нескольким работникам.
• В безналичной форме - путем перечисления на карт-счет работника или указанной работником организации. Например: при выдаче займа на покупку жилья наниматель может перечислять деньги сразу организации-застройщику.

Вернуть займ сотрудник также может по-разному:

• Перечислить деньги на счет компании
• Внести наличные средства в кассу организации в счет погашения займа
• Компания может ежемесячно удерживать из зарплаты сотрудника платежи по займу. Но для этого варианта потребуется оформление дополнительных документов: заявление + приказ (сотрудник должен написать заявление в произвольной форме с просьбой удерживать у него из ЗП суммы по займу, а наниматель должен издать приказ об удержании из заработной платы).

Читайте также

• Гонорар успеха или почасовая ставка: варианты оплаты работы юриста
• Что делать, если ввезли товар в ЕАЭС с нарушениями - советы юриста