Технологии Анастасия Панкратова, «Про бизнес» 31 марта 2022

Можно будет забыть о просрочке платежей из-за потерянных документов: как рост цен на бумагу стимулирует переход на электронный документооборот

Санкции, которые ввели в отношении России после начала военных действий в Украине, отразились на производстве бумаги. Она уже подорожала минимум вдвое — и в Беларуси тоже, так как в нашей стране бумага в основном именно российского производства, для которого нужно не только дерево, но и отбеливающие целлюлозу химикаты. Так как их поставка из-за санкций прекратилась, вместе с ростом цен на бумагу вырастут и расходы на ведение документации на предприятиях и в компаниях. Однако директор компании представителя «Биржи грузоперевозок ATI.SU в Беларуси» Татьяна Солдатенко считает, что вся эта ситуация спровоцирует ускоренный переход на электронный документооборот.

**Татьяна Солдатенко**
Директор компании представителя «Биржи грузоперевозок ATI.SU в Беларуси»

«Затраты идут не только на бумагу, но и на краску, на почтовые и курьерские услуги»

— Курс на цифровизацию — это прогрессивный курс во всех отраслях. Для логистики — особенно актуально, потому что документооборот в этой сфере очень объемный. Конечно, вводить электронный документооборот (ЭДО) лучше постепенно, без спешки, тестируя и оттачивая все нюансы. Это происходит в нашей стране в последние несколько лет.

Проблемы с бумагой могут стать мощным толчком для ускорения перехода с бумажного на электронный документооборот.

К тому же, в сфере грузоперевозок такая система уже частично внедрена.

Цифровые документы значительно упрощают работу. Каждый контракт на перевозку сопровождается множеством многостраничных документов — заявки, доверенности, справки, распоряжения на отгрузку, счета-фактуры и акты. Все эти документы нужно распечатать и отправить контрагентам — то есть затраты идут не только на бумагу, но и на краску, на почтовые и курьерские услуги. Не говоря уже о том, что документы могут потеряться.

Или в бумагах может быть допущена ошибка: тогда их нужно исправить, перепечатать, заново отправить… Расходы удваиваются.

Преимущества ЭДО здесь очевидны. В электронном документе проще исправить ошибки и неточности, а его пересылка занимает несколько секунд. Количество времени, затраченное на работу с документами, уменьшается, а расходы на бумагу, краску для принтера, почту просто исчезают.

«Решение проблемы с просрочкой платежей из-за того, что документы не дошли»

— В сфере логистики электронный документооборот поможет решить еще и другую серьезную проблему — просрочка платежей из-за того, что документы не дошли или дошли не вовремя. Поэтому на современных цифровых платформах системы электронного документооборота уже внедрены.

Они позволяют пользователям создавать, обмениваться, хранить электронные документы и оставить в прошлом головную боль из-за того, что пакет бумаг не дойдет вовремя.

Электронная цифровая подпись и сертификат ключа проверки электронной подписи решают проблемы безопасности и подлинности документов.

Другой вопрос, что сами перевозчики не торопятся в полной мере использовать все возможности, которые дает ЭДО. И основная причина здесь — страх перед новым. Мол, зачем что-то менять, когда все и так работает? Ведь в новую систему, хотя она и предельно проста в использовании, нужно вникнуть, изучить.

Еще одна важная причина: чтобы ЭДО действительно работало, оно должно быть внедрено везде.

Ведь если компания с внедренной системой ЭДО сотрудничает с той, где документооборот на бумаге, ей придется делать двойную работу.

То есть оформлять документы в электронном виде для себя и в бумажном — для компании-партнера.

Но, надо думать, резкое повышение расходов на ведение документации «по старинке» сыграет свою ключевую роль: поможет решить обе проблемы и станет катализатором повсеместного внедрения и использования ЭДО.

«Скорость получения документов в логистике влияет и на скорость доставки грузов»

— И в сфере логистики ЭДО уже успешно работает. К примеру, в рамках экосистемы биржи грузоперевозок ATI.SU «АТИ-Доки» наши пользователи могут создавать и хранить электронные документы, обмениваться ими внутри системы и таким образом обеспечивать оперативный электронный документооборот. Это важно, потому что скорость получения документов в логистике влияет и на скорость доставки грузов.

Радует то, что и законодательство Беларуси способствует переходу на ЭДО.

Логистика — это связующее звено между многими отраслями. Именно логистические компании, внедряя цифровые решения, стимулируют другие предприятия перестраиваться и тоже совершенствовать свои бизнес-процессы.