Как не выбросить $ 50 000 при внедрении ИТ-проекта: выводы Максима Якубовича

Многие компании после внедрения ИТ-проектов иногда даже не задумываются об их эффективности. Какова вероятность получить серьезную выгоду от внедрения ИТ-системы – своими выводами делится наш эксперт Максим Якубович.

– Компания The Standish Group (услуги по исследованию и анализу эффективности работы ИТ-проектов) в 2014 году выпустила отчет, в котором был получен ответ на вопрос: какова вероятность получить серьезную выгоду от внедрения ИТ-системы. Причем для ответа были взяты успешные ИТ-проекты, завершенные в плановый срок, плановый бюджет и достигшие при этом установленных перед проектом целей. Это исследование актуально и сегодня. Вот некоторые важные выводы, сделанные мною по его итогам.

Итак, среди успешных проектов была получена следующая картина относительно выгод, полученных от проектов:

Итак, 73% (46 + 27) из успешных ИТ-проектов позволили получить высокую или среднюю выгоду для компании, заплатившей за результаты ИТ-проекта. Вместе с тем, в 15% проектов, признанных успешными, выгоды были слишком ничтожны для заказчика. А, значит, команде проекта трудно гордиться таким проектом. Нет ничего более глупого, чем платить за то, то вы никогда не будете использовать.

Второй вопрос, на который мы получили ответ благодаря этому исследованию: какая доля функциональности ИТ-системы, за которую заплатил заказчик проекта, никогда не используется?

Ответ – на диаграмме:

Как видим, 20% от оплаченного функционала приобретенной ИТ-системы используются часто, еще 30% функций используются редко и 50% от приобретенного функционала ИТ-системы не используются практически никогда. На месте заказчика проекта я бы задал вопрос: для чего вы тратите деньги на 50% функций, которые никто никогда не будет использовать. Или, если будет, то всего пара человек несколько раз за всю историю использования ИТ-системы.

Если вы заплатили за кастомизацию коробочного ИТ-продукта $ 100 тыс. (а проектов, к примеру, по внедрению ERP-систем с таким бюджетом в Беларуси большинство), и при этом 50% доработанного функционала никогда не будет использоваться, вы выбросили на ветер $ 50 тыс.

А если ваш проект кастомизации программного продукта стоил $ 1 млн (такие проекты внедрения ERP для резидентов Беларуси также мне известны), а результат по использованию функционала был тем же? Масштаб выброшенных денег в этом случае поражает.

Еще один интересный факт: исследование показало, что менее 40% организаций имеют навыки оценки стоимости проекта.

Управление тройным ограничением проекта – это скорее искусство, чем наука. Однако любое искусство граничит с наукой, а навыки формируются в том числе после приобретения знаний.

Насколько хорошо развиты навыки оценивания проекта у тех руководителей проекта, которые приняли участие в исследовании:

Как видим, отличными и хорошими навыки оценивания исследователи сочли только у 38% планировщиков проектов (31 + 7).

Выводы

1. Прежде чем начинать ИТ-проект, попробуйте оценить выгоды, которые вы ожидаете получить от его реализации. О том, как это можно сделать – можно почитать здесь.

2. В случае, если вы сейчас выполняете роль заказчика ИТ-проекта, подумайте о том, как не «золотить» вашу ИТ-систему функциями, которые никогда не будут использоваться. Думайте о том, как побыстрее нащупать и внедрить 20% функций, которые будут нужны пользователями ИТ-системы часто. А затем добавьте еще 30% функций, которые будут востребованы изредка. На остальные же 50% денег лучше не тратить – ими все равно не будут пользоваться.

3. Нанимайте на управление ИТ-проектом профессионального руководителя проекта, который будет останавливать вас от непродуманных шагов по добавлению ненужных функций, а, главное, сможет вовремя спрогнозировать, каким станет срок и бюджет проекта, если заказчик не остановится в своих неуемных желаниях по поводу функционала продукта и сможет наладить управление изменениями в проекте. Если такого специалиста у вас нет, есть смысл обратиться к компаниям, которые предоставляют услуги по аутстаффингу профессиональных руководителей проектов.

4. Если вы считаете себя профессиональным руководителем проекта, не переставайте развивать свой навык оценивания объемов работ. По-моему, навык оценки объемов работ – чуть ли не самый важный навык руководителя проекта, который надо развивать в себе на протяжении всей карьеры в управлении проектами.

Максим Якубович Эксперт по управлению проектами. Директор компании «АйТи уит» Опыт работы в сфере управления проектами — с 2003 года. Более 20-ти выполненных проектов в роли руководителя проекта и руководителя программы проектов. Опыт преподавания — с 2005 года. Около 2300 студентов, прошедших обучение на его семинарах. Консультант и бизнес-тренер в консалтинговой группе «Здесь и сейчас». Преподаватель модуля «Управление проектами» Русской школы управления. Приглашенный преподаватель курса «Управление проектами» в Британской Высшей школе дизайна. Приглашенный преподаватель компании «Инфопарк-проект» Ведущий блога по управлению проектами.