Не стали «сапожниками без сапог» — протестировав решения SAP, эта компания решила тоже на них заработать

Компания SAP и «Про бизнес.» продолжают серию публикаций об эффективной автоматизации бизнес-процессов. Сегодня у нас материал с производства «Гросвер Груп» — эта группа компаний перед тем, как стать партнером SAP и предлагать ее решения рынку, сначала протестировала их у себя. Как сказал Сергей Костенок, основатель и директор, они не хотели быть «сапожниками без сапог».

Что из этого получилось, и как автоматизация рабочих процессов изменила работу «Гросвер Груп» — в нашем репортаже.

Компания находится на территории минского завода «Интеграл» — арендует несколько производственных помещений.

На «Интеграле», как и на других похожих предприятиях, которые сдают производственные помещения в аренду, дух советского времени прочно обосновался в бетонных стенах. Но для развивающейся компании это не самое главное. Важнее то, что аренда обходится не дорого, помещения просторные, месторасположение для сотрудников удобное. И, как отмечают сотрудники «Гросвер Груп», — здесь «чисто, светло и тепло».

Итак, чем же занимается предприятие? Это 5 компаний, почти 50 сотрудников, 10 станков и несколько разных направлений деятельности, включая заказное производство деталей, металлообработку, консалтинг, продажи, поставки, запуск и наладку оборудования под ключ и т.д.

— Мы можем работать с самыми разными материалами, от пластиков до титановых сплавов, от конструкционных до инструментальных и жаропрочных сталей, — дополняет Сергей Костенок. — Фрезерные работы ведутся на 3-х, 4-х и 5-ти координатно-расточных станках, токарные — на станках с ЧПУ, в т.ч. оснащенных фрезерными приводами и осью Y. Мы выполняем все виды шлифовальных работ, термическую и электроэрозионную обработку деталей, различные виды зубообработки, гальванопокрытия и т.п.

Основные рынки, с которыми работает компания — Беларусь, Россия и Германия, но есть заказы и из других стран Европы.

Компания изготавливает детали и узлы для горно-шахтного оборудования, приборо- и машиностроительной отраслей, а ее комплектующие используются в узлах на конвейерах МТЗ, МАЗ, «Амкодор» и других.

Сергей подтверждает: чем эффективнее работа персонала, тем меньше операционные затраты и конечная стоимость продукции. В свою очередь эта эффективность напрямую связана с автоматизацией рабочих процессов: планирования производства и загрузки мощностей, контроля качества, отгрузки готовой продукции, взаиморасчетов с поставщиками, обработки заказов и формирования отчетности.

— Без современной системы автоматизации через какое-то время мы просто пришли бы в тупик, — убежден Сергей. — Ты можешь иметь хороших сотрудников, отличное оборудование, много заказов. Но без правильно выстроенной системы управления компанией долгосрочных перспектив развития компании нет.

Не нужно поддерживать несколько дешевых систем — в итоге получается все равно дорого и неэффективно. Достаточно одной хорошей, которая свяжет все процессы.

К примеру, в решении SAP Business ONE все — в одной системе: от первого звонка клиента до прогнозирования денежных потоков и оценки финансовых результатов.

— С помощью SAP Business One можно контролировать финансы, расходы, запасы, склад, закупки и продажи, дебиторскую задолженность, выстраивать ценовую политику и отношениями с заказчиками и поставщиками, заниматься планированием.

Первый модуль в компании появился около 1,5 лет назад. С тех пор внедрены модули по взаимоотношению с клиентами, управлению производством, снабжением и финансами.

— Это было нашим стратегическим решением. Мы ориентировались на то, какие системы работают на ведущих мировых предприятиях, таких как Boeing, Airbus S.A.S. — используя такие решения, ты будешь автоматически использовать бизнес-процессы от мировых лидеров.

Сначала мы установили тестовую бесплатную версию. И нам понравилось! Обратились в компанию, которая предлагала помощь в интеграции модулей, а спустя небольшой промежуток времени стали внедрять и расширять функционал сами. Наши сотрудники ознакомились с обучающими материалами, прошли специальные тренинги. Мы поняли, что внедрять эти продукты не так сложно и трудоемко. Этот опыт натолкнул на мысль, что теперь мы и сами можем помогать компаниям. Так мы стали партнерами SAP.

Чтобы интегрировать все сразу, нужны большие кадровые ресурсы, а когда делаешь это поэтапно, есть возможность постепенного обучения сотрудников.

— Для нас это было удобно, — объясняет Сергей. — Базовый курс обучения сотрудников занимал месяц, а дальше мы распределяли работу с системой между разными специалистами: один вникал в отчеты, другой — в бизнес-процессы…

Вопреки ожиданиям, внедрение решения потребовало относительно небольших инвестиций.

— Могу сказать точно, что раньше мы считали решения SAP очень дорогими, но SAP Business One по цене оказался сопоставим с некоторым российскими и белорусскими решениями.

Конечно, все зависит от специфики предприятия: к примеру, торговая компания может отдать за систему от $ 5−10 тыс., а производственная — от $ 20−30 тыс. Но опять же — все это условно, всегда можно удешевлять процессы, если учитывать:

• Будете ли использовать внутренние ресурсы для поддержки системы или обратитесь к консультантам
• Какой объем задач планируете реализовать в системе
• Хотите ли использовать уже готовые преднастроенные процессы (коробочное решение) или будете дорабатывать систему «под себя»

Стоимость продукта и его внедрения для компании все же не была ключевым фактором — гораздо важнее перспективы, которые давало интегрированное решение. Например, снизилась стоимость нормо-часа.

— Теперь мы можем более четко работать с клиентами, быстрее находить причины несостоявшихся сделок и отслеживать всю технологическую цепочку производства. Мы существенно снизили стоимость нормо-часа и значительно сократили сроки выполнения заказов.

Когда запускали первый модуль, многие операции, к примеру, закупки, делались вручную. Сейчас потребность в материалах и комплектующих высчитывается автоматически — получается более экономный вариант.

Система также просчитывает сроки готовности заказа с учетом всех имеющихся данных — а раньше это тоже делали вручную.

— Ушли от бумажной работы, — продолжает Сергей. — Все процессы сотрудниками вносятся в терминал. Видим план загрузки каждого станка в режиме реального времени и если нас что-то не устраивает, вносим корректировки. Система тут же меняет потребность в материалах, инструменте, оснастке.

В решениях известных мировых производителей удобный интерфейс, все очень легко настраивается, для большинства настроек не нужны услуги программистов, многие операции можно сделать самостоятельно с помощью подробных инструкций.

— К примеру, нужно изменить размер поля при производстве деталей. Раньше в российском решении мы для этого обращались к программисту (и соответственно, платили за эту услугу), сейчас — на мониторе сами передвигаем границы поля…

Есть также мобильная версия SAP Business One, что очень удобно. К примеру, в любой момент менеджер может просмотреть заказы или состояние ключевых показателей производства.

Трудностей при внедрении системы не было, разве что внутренние организационные моменты в компании стоило просчитать заранее. Сейчас Сергей вспоминает об этом с улыбкой, а первое время было сложно:

— При внедрении любой системы в первую очередь нужно продумать стратегию, как это будет реализовываться: что, зачем и в какой последовательности. Если с самого начала не понимаешь, куда хочешь прийти, то потом будешь постоянно все переделывать. Это ведет к увеличению и сроков, и бюджета.

Второй момент — человеческий фактор: не на ту кнопку нажал, не те данные внес… Особенно это касается рабочего персонала на производстве. Когда внедряли терминалы, то были вопросы с правильной фиксацией количества деталей — ошибки при записи всего на пару деталей вели к дальнейшим ошибкам в расчетах системы и вороху проблем.

Пришлось первое время каждый день при сдаче смены в 7 часов утра и вечера ответственным приезжать на производство, пересчитывать все детали и сверять показатели, внесенные в терминалы. Так продолжалось недели три, пока ошибки не исчезли.

Как замотивировать людей работать с системой? В некоторых компаниях выплачиваются премии на стадии внедрения за работу в системе. В «Гросвер Груп» решили, что имея на руках подробные данные о том, кто, сколько и за какое время выполняет работу, можно выстроить эффективную и объективную систему премирования.

— Параллельно запускаем платформу для промышленного Интернета вещей — будем сравнивать, что происходило на станке, и что персонал вносит в терминал. Все это — в режиме реального времени.

И дополнительный способ повышать эффективность:

• Если в данный момент работа станка под нагрузкой всего 30% от общего времени, то техническим службам поступает сигнал. Они принимают меры по оптимизации технологии
• Можем видеть, какие ошибки допускает оператор и быстро их исправлять и т.д.

Такой анализ однозначно помогает оптимизировать работу.

Компания и дальше планирует внедрять продукты SAP. В ближайшее время собирается освоить облачное решение для управления кадрами SAP Success Factors. Что это даст?

— К примеру, программа берет данные с системы, которая у нас установлена, и проецирует их на сотрудников. Допустим, мы хотим повысить показатели по объему продаж, загрузке и эффективности производства на 10%. Для этого мы в Success Factors фиксируем то, как планируем это сделать. В качестве примера возьмем задачи, которые распределены между людьми внутри разных отделов. Сотрудники отмечают выполнение задач в системе, а мы следим за изменением показателей.

Что касается найма персонала, то правила предельно четки и просты: компании нужны только квалифицированные, ответственные и опытные специалисты. Кстати, опыт работы в машиностроении и металлообработке многих специалистов здесь превышает 10 лет.

В завершении Сергей Костенок поделился тем, что вынес из своего опыта автоматизации бизнеса:

— О чем говорит внедрение системы наподобие SAP? В первую очередь оно показывает уровень корпоративной зрелости компании. А с ее наступлением приходит и понимание, что все бизнес-процессы должны быть прозрачными, четкими и обязательно спрогнозированными.

Чем раньше начнешь, тем быстрее получишь эффект. Не стоит затягивать с решением. Лучше использовать системы мирового уровня. На первый взгляд они могут показаться дорогими, но все относительно: результаты того стоят, эффект от вложений получается несоизмеримо выше.

Чтобы быть конкурентоспособным, наращивать базу клиентов и развиваться, нужно учитывать много факторов. И правильное решение для автоматизации всех бизнес-процессов — один из них.