Если у вас ничего не получилось — вы просто плохо планировали. Максим Якубович о хорошем плане проекта

По мнению нашего эксперта по управлению проектами, директора компании «АйТи уит» Максима Якубовича, многие проекты заходят в тупик только потому, что у них изначально не было хорошего плана. Каким должен быть правильный план и как работать с ним в разных подходах в управлении проектами — Максим делится собственным опытом.

— В большинстве неприятных ситуаций, в которые попадает руководитель проекта, причина этих неприятностей кроется в том, что план проекта оказался недостаточно хорош. На вопрос: «А у вас вообще есть план?» он чаще всего с улыбкой отвечает «конечно». Но раз есть план, а проект зашел в тупик, вывод напрашивается сам собой — все-таки план плох.

Конечно, причина неудачи может быть не только в плане, но все же он первостепенен. Попробуем разобраться, каковы критерии «хорошего плана проекта».

Что такое «хороший план проекта»

На мой взгляд, это план, который:

1. Позволяет ответить на вопрос, какие задачи проекта предстоят команде на ближайший период оперативного планирования (неделя-месяц).

2. Содержит исполнителей по задачам на период оперативного планирования, трудозатраты и сроки по этим задачам.

3. Позволяет прогнозировать загрузку исполнителей на оперативный период планирования, видеть перегрузки и определять причины этих перегрузок.

4. Позволяет ответить на вопрос: «А что будет со сроком завершения проекта, если в проект добавить определенное количество исполнителей»?

5. Содержит информацию о том, какие задачи уже реализованы, какой объем работ запланирован и какой уже выполнен.

6. Позволяет прогнозировать срок реализации проекта с учетом текущего темпа выполнения работ с некоторой вероятностью.

Я не претендую на истину в последней инстанции, но когда я руковожу проектом и отвечаю за реализацию проекта в срок и в бюджет, то для меня при планировании проекта и его этапов важны именно эти вещи.

Планирование в PMBOK и Scrum

Теперь разберемся, за счет использования каких действий этим требованиям отвечает план проекта, разработанный по технологии планирования одного из самых популярных в мире подходе к управлению проектами — PMBOK:

1. Использование ИСР (иерархической структуры работ) —документа, который позволяет создать список задач по проекту.

2. Разработка сетевого графика, который позволяет связать задачи проекта между собой в последовательность их выполнения.

3. Определение длительности выполнения задач, расчет сроков реализации проекта методом критического пути, разработка базового расписания проекта.

4. Контроль сроков реализации задач, актуализация текущего расписания проекта.

5. Разработка прогнозов по срокам завершения проекта с использованием, к примеру, метода освоенного объема (EVM).

Сравним также, какие действия по разработке хорошего плана заложены в самый популярный гибкий подход (agile) к управлению проектами — Scrum:

1. Разработка журнала продукта – создание списка всех требований, которые есть к результату (продукту) проекта, установка приоритетов по реализации требований в данном списке

2. Разработка плана спринта с учетом приоритетов журнале продукта, доступного у команды времени на спринт (емкости спринта) и оценок сложности (трудоемкости) задач

По сути, план спринта в Scrum – это план на тот самый оперативный период планирования, о котором я писал в требованиях к хорошему плану проекта.

3. Разработка предварительных оценок сложности требований в журнале продукта, измерение скорости команды и разработка прогнозов относительно того, через какое количество спринтов какое пожелание из журнала будет реализовано

Как видим, наборы действий и используемые инструменты к созданию «хорошего плана проекта» в PMBOK и Scrum совершенно разные, но оба подхода к управлению проектами позволяют руководителю проекта иметь действительно хороший план проекта.

Теперь немного практики. В некоторых проектах, в которых команда использует Scrum и за основу планирования жизненного цикла проекта принята итерационная модель, мы используем синтез инструментов создания хорошего плана из PMBOK и Scrum. К примеру, для того, чтобы учитывать связи (зависимости) между задачами, при работе по Scrum мы в журнале продукта вводим эти связи между задачами — это облегчает нам планирование спринтов. 

С другой стороны, я руководил проектами, где в основе планирования проекта были использованы действия из PMBOK, но мы с командой для работы над одним из результатов проекта использовали подход Scrum.

Это говорит о том, что если руководитель проекта знает и умеет использовать несколько подходов к управлению проектами, то у него есть возможность взять лучшее из них, и, используя здравый смысл, разработать и поддерживать в актуальном состоянии «хороший план проекта».

Мое мнение заключается в том, что хороший руководитель проектов должен владеть хотя бы одним традиционным подходом к управлению проектом (PMBOK, Prince 2) и хотя бы одним гибким (например, Scrum) для того, чтобы иметь возможность синтезировать лучшее из этих двух подходов.

Так что не прекращайте изучать и пробовать новые для вас подходы к управлению проектами на практике — внедряйте лучшее из них в свои проекты.

Успехов вам в ваших проектах!

Максим Якубович Эксперт по управлению проектами. Директор компании «АйТи уит» Опыт работы в сфере управления проектами — с 2003 года. Более 20-ти выполненных проектов в роли руководителя проекта и руководителя программы проектов. Консультант и бизнес-тренер в консалтинговой группе «Здесь и сейчас». Преподаватель модуля «Управление проектами» Русской школы управления. Приглашенный преподаватель курса «Управление проектами» в Британской Высшей школе дизайна. Приглашенный преподаватель компании «Инфопарк-проект». Опыт преподавания — с 2005 года (прошли обучение около 2300 студентов). Ведущий блога по управлению проектами.