Чем белорусским компаниям помогут Проектные офисы

Мы уже писали о том, как с помощью внедрения Корпоративной системы управления проектами (КСУП) получить конкурентное преимущество. Для успешной реализации КСУП необходимо создать специальное подразделение – Проектный офис. О его функциях и опыте применения в банках Беларуси рассказывает наш эксперт Максим Якубович.

– По словам одного из моих коллег, внедряющего Проектные офисы, в соседней России уже есть активности по развитию этой темы:

• Создан конкурс, на котором оцениваются проектные офисы (органов госуправления)
• Введется работа по созданию специальной модели оценки Проектных офисов и построению сервисной модели
• Есть мысли по разработке соответствующего стандарта

К сожалению, в нашей стране пока такого интереса к Проектным офисам не наблюдается. Но я думаю, это всего лишь вопрос времени.

Что такое проектный офис

Для начала, разберемся с тем, что такое проектный офис и для чего он нужен. Ранее я писал о том, для чего нужна Корпоративная система управления проектами (КСУП) и из каких элементов она состоит. Один из них – Проектный офис.

Если говорить об эффекте, который дает внедрение системного подхода к управлению проектами, то исследования Международной ассоциации управления проектами (IPMA) показали вот что. Использование современной методологии и инструментария управления проектами позволяет сэкономить порядка 20-30% времени от планового срока проекта и 15-20% от запланированного бюджета на проект.А Проектный офис – это движущая сила в развитии КСУП. От того, насколько эффективно работает Проектный офис, будет во многом зависеть эффект от всей корпоративной системы управления проектами.

Существует мнение, что все проектные офисы с точки зрения выполняемых ими функций, делятся на три типа:

При этом, можно рассмотреть еще одно измерение: это уровень иерархии организации, на котором строится проектный офис:

Если объединить эти два измерения, мы получим матрицу 3x3:

На мой взгляд, матрица 3x3 является достаточно простым и понятным инструментом для классификации Проектных офисов и помогает руководителям, решившим внедрять у себя в компании КСУП, определиться с ролью и функциями Проектного офиса.

По сути, Проектный офис должен оказывать услуги внутри компании, связанные с управлением проектами.

В каких отраслях применятся

В России, например, было проведено исследование относительно внедрения КСУП по сферам. В итоге выяснилось, что КСУП применяется в:

• Информационные технологии/телекоммуникации – 39%
• Строительство/девелопмент – 15%
• Производство – 12%
• Топливно-энергетический комплекс (ТЭК) – 6%
• Госструктура – 6%
• Металлургия – 6%
• Финансы – 3%
• Консалтинг/обучение – 3%
• Реклама/маркетинг – 3%

В Беларуси я знаю о внедрении Проектных офисов в сфере торговли, ИТ, в банках, в производстве, в строительстве.

Проектные офисы в банковской сфере

В качестве примера приведу опыт внедрения проектных офисов в банковской отрасли Беларуси.

Мне удалось собрать информацию по 3 банкам:

1. В Белгазпромбанке проектный офис функционирует уже более трех лет. Основные функции их Проектного офиса:

• Внедрение принципов проектного управления в банке
• Разработка, поддержка и контроль соблюдения корпоративной методологии управления проектами
• Управление проектами банка
• Управление портфелем проектов банка

Как видим, в Белгазпромбанке проектный офис сочетает в себе все три типа проектного офиса с точки зрения функционального измерения. Также мне известно, что он функционирует на уровне всего банка, то есть является корпоративным Проектным офисом.

Если говорить более детально о функциях Проектного офиса этого банка, то они звучат так:

• Методологическое  и  нормативное  обеспечение деятельности по управлению проектами
• Осуществление контроля  соблюдения корпоративной методологии управления проектами
• Накопление опыта и знаний в области управления проектами
• Администрирование   проектов, а  именно: подготовка и  актуализация планов-графиков реализации проектов,  документационное обеспечение и сопровождение проектов,  организация совещаний и обсуждений вопросов в рамках проектов
• Контроль хода реализации проектов
• Координация ресурсов, задействованных в проектах
• Подготовка отчетности по проектам

2. В банке БелВЭБ офис управления проектами также действует уже более трех лет и выполняет следующие функции:

• Развитие корпоративной системы управления проектами, изучение международной практики и национального опыта по внедрению корпоративной системы управления проектами в банках
• Создание и развитие методологии управления проектами
• Развитие методологии портфельного и программного управления проектами
• Внедрение процессов проектного управления в банке
• Координация реализации проектов (программ) банка
• Администрирование проектов
• Участие в подготовке финансово-экономического обоснования проектов
• Участие в планировании бюджетов проектов и в управлении ресурсами, задействованными в проектах
• Участие в управлении рисками проектов, ведение реестра рисков проектов
• Внедрение и развитие информационной системы управления проектами, сопровождение проектов в информационной системе управления проектами
• Мониторинг хода реализации проектов в Банке и подготовка аналитических сводных материалов
• Развитие системы мотивации участников проектов
• Постпроектный мониторинг результатов завершенных проектов
• Организация работы Комитета по проектной деятельности
• Систематизация проблем, возникающих в ходе реализации программ и проектов, и при необходимости инициирование обсуждения возникшей проблемы на уровне куратора проекта либо уполномоченного коллегиального органа
• Повышение компетенции работников банка в области управления проектами

Внимательно изучив функции проектного офиса в БелВЭБ, я могу сделать вывод, что их проектный офис сочетает в себе функции базового и стратегического проектного офиса. И как мне известно, этот Проектный офис функционирует на уровне всего банка. 

3. В ЗАО Банк ВТБ (Беларусь) Проектный офис создан в 2011 году. Основными его задачами являются:

• Создание, внедрение и совершенствование системы проектного управления (методология, регламенты, организационная структура системы управления проектами, выстраивание взаимодействия с коллегиальными органами банка)
• Формирование и сопровождение портфеля проектов (сбор и анализ инициатив, оформление подготовка материалов на рассмотрение коллегиальных органов, курирующих проектную деятельность в банке, отчетность по портфелю проектов, создание базы знаний по проектам)
• Инициирование проектов общебанковского направления и их реализация (руководство проектами)
• Участие в проектах, инициированных структурными подразделениями (администрирование проектов, контроль сроков и бюджета, ведение реестра рисков проекта, мониторинг выполнения проектных мероприятий, участие в качестве аналитика)
• Создание, внедрение и совершенствование системы управления процессами
• Анализ требований на доработку программного обеспечения на предмет неконфликтности с взаимосвязанными процессами, анализ наличия пересечения и дублирования инициатив, соответствия требований законодательству и локальным нормативным правовым актам

В этом банке проектный офис представляет 3 типа офиса в функциональном измерении, и, насколько мне известно, является корпоративным, т.е. обслуживает все подразделения банка.

Выводы

Исходя из результатов краткого исследования, могу сделать выводы:

1. В банковской сфере Беларуси на Проектные офисы возлагают функции базового проектного офиса (связанные с развитием методологии управления проектами и контролем ее использования, администрированием проектов банка).

2. Как правило, к этим функциям добавляют либо функции управления отдельными проектами, либо функции организации и поддержки портфельного управления проектами.

3. Некоторые Проектные офисы в банках выполняют еще и функции, связанные с оптимизацией процессов банка.

Как будут развиваться в Беларуси

О трендах в развитии проектных офисов во всем мире можно почитать здесь

Что же касается Беларуси, на мой взгляд, у нас будет расти интерес к Проектным офисам в строительстве, производстве и торговле.

Если говорить о темах, которые будут вызывать интерес у существующих Проектных офисов в Беларуси, можно ожидать повышения интереса к следующим:

• Разработка и внедрение методологии управления портфелями проектов. Связка стратегии с портфелями проектов
• Использование agile-подходов для управления проектами
• Разработка методики оценки эффективности работы Проектного офиса
• Внедрение информационных систем для управления проектами и управления портфелями проектов (ИСУП)
• Внедрение методик управления загрузкой ресурсов на проектах.