Как экономия 5 минут бухгалтера сохраняет нервы директору и повышает эффективность компании: реальный кейс по автоматизации бизнеса

«Оля, проверь банк!», «Оля, отправь платежку», «Оля, деньги пришли?»… Бухгалтера могут так отвлекать десятки раз за день, мешая нормально работать. Нервный, не успевающий делать свою работу он может где-то и ошибиться. А это плохо для бизнеса. Но есть решение. Директор ООО «Главбух» Александр Бойко поделился на конференции TAX DAY, как его компания справилась с проблемой и сколько можно сэкономить на пяти минутах времени бухгалтера.

Генеральный партнер конференции — Альфа Банк

Партнер конференции — Правовая платформа «Бизнес-Инфо»

Партнер конференции — Группа компаний «Главбух»

— Я расскажу вам о личной боли. Но, возможно, моя история будет очень похожа на вашу, потому что всех директоров волнует вопрос: какая сумма налогов ждет компанию за очередной квартал. Вот я обычно к сроку оплаты начинаю волноваться и прихожу к нашему бухгалтеру: «Оля, ну что там у нас получается?». А она мне говорит, что еще не все акты вернулись, что только 10−15 числа получим, а потом подобьем еще зарплаты, соберем затраты — и тогда она скажет мне точную цифру всех налогов. А мне не нужна точная цифра. Мне просто надо «на глазок» — понимать, сколько валерьянки закупать, чтобы ее хватило до 22 числа (смеется, — прим. авт.) И здесь есть проблема. Оля главбух, тем более в ООО «Главбух». Она не может давать примерные цифры — только точные и проверенные. А мне надо сейчас, мгновенно…

Но, мы же все-таки айтишная компания, автоматизируем учет на базе 1С. Поэтому мы разработали для себя модуль предварительно расчета налогов, в котором есть только одна кнопка. Когда ее нажимаешь, программа считает, какие будут налоги по уже известным данным. Для продвинутых пользователей есть возможность докинуть различные параметры и поиграться с цифрами. То есть можно спланировать допвыручку или какие-то расходы, которые еще не зафиксированы в системе. Мне, как директору, хватает одной кнопки. Я удовлетворен.

Вот как это выглядит:

А теперь давайте немножко посчитаем. Допустим, я уговорил Олю давать мне примерные цифры, несмотря на то, что примерные цифры противны бухгалтерской душе. Сколько времени занимает примерный расчет налогов? Зависит от объема и автоматизации учета. Давайте предположим, что 2 часа в первый раз и полтора в последующие. А я ведь приду не один раз и не два…

Если Оля будет безропотно, по первому моему требованию, давать мне цифры, то я еще и в середине квартала начну приходить. В общем, раз пять, не меньше. Можно смело планировать часов 8 в квартал на неприятную работу и ненужную (с точки зрения бухгалтера) работу. Запомните эту цифру и пойдем дальше.

Оля, кроме того, что она главбух, хранит ключ от банка. Только она может запускать обмен с банком для получения выписки и отправления набранных платежек. А значит к ней обращаются от пяти до десяти раз в день с просьбой проверить банк или отправить платежку. Обращаются все: я, менеджеры, начальники отделов. Обращений может быть даже больше десяти, но поскольку день на день не приходится посчитаем, что таких обращений шесть и каждое занимает 5 минут.

Да, мы и для этого случая кое что придумали. Мы разработали специальный модуль, который взаимодействует с банком без клиент-банка. Информация из банка, с помощью специального интерфейса взаимодействия, который наш банк поддерживает, попадает напрямую в 1С.

То есть, сейчас, приходя на работу, я не спрашиваю у Оли, что у нас на счету, а спокойно сам смотрю. Так же делают и другие люди, у кого есть права на просмотр выписки. Оля при этом не только не отвлекается на постоянные вопросы по деньгам, а еще экономит время на том, что, попадая в 1С, платежи сами расшифровываются по контрагентам и договорам и правильно ложатся в бухгалтерию. Вот как это работает:

Давайте подведем итог. Модуль «предварительные налоги» экономит 1 рабочий день главбуха в квартал, то есть 4 дня в год. Модуль «Драйвбанк» экономит 30 минут в день, то есть 15,4 рабочего дня в год. По моему, 5 минут экономии времени бухгалтера — это очень много в масштабах года. Подумайте над этим.

В настоящий момент «Драйвбанк» работает с пятью банками. Какие это банки и доступный функционал вы можете проверить на сайте. Также вы можете следить за другими нашими новинками здесь.

Генеральный парнер конференции: