Уменьшить число начальников и купить барабан – как преодолевает кризис основатель «Гармонии уюта»

- В целом спрос на услуги нашей компании просел на 50%, по нашим оценкам и ощущениям.

У конкурентов ситуация та же. Сегодня закрываются даже индивидуальные предприниматели, работающие на себя. Многие из них приходят к нам в поисках работы. На нас кризис повлиял так же как и на всех, я думаю. Из-за падения спроса цены упали на 30-40%. Это привело к появлению убытков - впервые за историю компании, а мы работаем с 2008.

Вот как мы поступили в этой ситуации.

Работа с персоналом

Падение рынка дало импульс к реструктуризации компании, особенно ее руководящего состава. Сегодня из 7 руководителей остались только 2.

Я перешел из статуса владельца - на должность генерального директора. Бывший генеральный директор сейчас является моим заместителем, сильно помогает стабилизировать и усиливать компанию.

«Подрезаем» издержки где можно. Сократили несколько рабочих мест:

• Монтажников
• Руководителя технического департамента
• Руководителя департамента по расширению

Работу и обязанности специалистов на этих должностях распределили между оставшимися сотрудниками. Снизили заработную плату - в целом на 20%, на некоторых должностях и более.

После этого в компании народ стал «кислый» - из-за падения заработных плат и увеличения объемов работ, сложностей с клиентами. Людям было сложно перестроиться - теперь надо работать больше и лучше за меньшие деньги. Поэтому мы усилили работу по повышению боевого духа. Разъяснили ситуацию, добиваясь понимания и принятия новых правил.

Вводим игры с призами - для самых продуктивных сотрудников.

Проводим мотивационные собрания, где награждаем лучших, объявляем о достижениях и прогрессе. Доносим планы руководства, наши действия, показатели работы и др.

По-возможности обновляем оборудование и экипировку.

Издержки и эффективность

Мы стали улучшать эффективность на одного сотрудника, оптимизировав бизнес-процессы. Продолжаем убирать лишние действия, которые не приносят дополнительной ценности в цепочку создания продукта, в ускорение работы.

1. Постоянно дорабатываем инструменты контроля и убираем дублирующие функции. Раньше перепроверка отчетов, статистик проходила в несколько этапов. Сейчас мы объединили все это в один инструмент в Excel.

Сократили много внутренней отчетности, оставили только ключевые показатели - не более 1-2 на должность. Например, раньше мы считали объем квадратных метров, данные по материалам на каждый выполненный проект и т.д. Сейчас остались:

• количество закрытых проектов
• баллы за качество работы

2. Раньше углубленное обучение работников было после испытательного срока. Сейчас мы описали должностные инструкции полнее и вводим обучение сразу.

Продолжаем внедрять административные инструменты - например, систему внутренних коммуникаций и управления, которая разработана совместно с одной из консалтинговых компаний.

Ее суть в том, что в нашей компании организуется 7 департаментов. Внутри них описан поток производства продукта - для каждой должности. По каждому продукту ведется статистика.

Коммуникации между департаментами происходят через т.н. коммуникационные корзины - лотки с документами, а не через конкретных сотрудников.

Лотков три. На верхнем: входящая документация (а также задания, поручения и проч.), на среднем - документы, которые в работе, на нижнем - исходящие. При взгляде на лотки сразу видно - перегружен или нет тот или иной специалист. Если куча бумаги вверху - перегрузка. Просто и четко. Это дает больше организованности.

Продажи. Ключевое - снижение издержек и стабилизация продаж. Классика. Делаем это через:

1. Более агрессивное «закрытие» клиентов. Проводим дополнительное обучение продавцов - по этапам продаж, по улучшению знаний о продукте и сфере.

Проводим практические тренинги для доработки недочетов в продажах, отработке слабых сторон у каждого продавца.

2. Больше работаем с клиентами по разъяснению ценности продукта. Покупательская способность упала, народ стал более требовательный к качеству и сервису, стал реагировать очень эмоционально на ошибки со стороны работников или компании.

Усилили работу над качеством и сервисом:

• Стали уделять больше времени контролю за заказами - как они исполняются
• Проводим опросы, анкетирование по качеству и сервису
• Следим за настроениями клиентов после нашей работы - через отзывы

Поставщики. Пришлось снижать издержки, «отжимая» поставщиков по закупочным ценам. Больше общаемся с ними и разъясняем ситуацию: если мы не будем работать, то они же и потеряют заказы. Где-то более жестко ведем переговоры.

Конкуренты. Мы стараемся не продавать в минус или в ноль и отдаем такие заказы конкурентам. За такие деньги конкуренты или скоро закроются, так как нечем будет платить сотрудникам и поставщикам, или будут экономить на качестве. Это в любом случае приведет их к более скорой кончине.

Продвижение. Более детально стали изучать рекламные источники.

Мы и раньше отслеживали эффективность каждого, но сейчас стали категоричнее относиться к тем, которые не дают ожидаемой отдачи. Просто убираем их - отказались от многих газет в регионах, размещения рекламы в вагонах метро, на билбордах, в общественном транспорте.

Переводим рекламные бюджеты в другие источники: «работающие» газеты, в SEO и контекстную рекламу. При этом бюджет на рекламу практически не сокращали. На нее тратим 8-10% от выручки.Продвижение - основа бизнеса. Затраты на него - среди основных, они на четвертом месте после зарплаты, выплаты налогов, закупок.

Также - «залатываем» дыры по финансовым потокам. Стали больше контролировать мелкие издержки, такие как топливо, комплектующие.

Очень много приходится учиться: поглощаю огромные объемы информации, иногда даже в ступор могу впасть.Много думаю о стратегии развития, тенденциях, новых направлениях, эффективности и др. Ищу информацию повсюду: общаюсь с владельцами бизнесов, езжу на тренинги. Читаю много книг по финансам, стратегии, инновациям.

Могу порекомендовать:

• «Маверики в деле. Почему в бизнесе побеждают наиболее оригинальные умы» Лабарра и Тейлора.
• «Чек-лист: Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям» Атула Гаванде
• Еще одна «бомба» - книги Рикардо Семлера. У автора очень интересный подход - он рассказывает о системе, при которой сотрудники сами выбирают график работы, зарплату и т.д.

Что происходит сейчас

В ближайший год не ожидаем никаких позитивных сдвигов. Готовимся к худшему.

Но сегодня ситуацию мы в принципе стабилизировали, хотя непонятно, как двигаться дальше. То ли забирать рыночную долю, теряя в деньгах, за счет уходящих игроков. То ли стабилизировать доход для более сложных времен. Так как у нас сейчас сезон, не хочется принимать долгосрочных решений. Ждем осени, там будет видно, какую стратегию выбрать на последующие год-два: увеличение рынка или стабилизация, через контроль издержек и повышение рентабельности. Стратегии разные, для каждой нужны разные ресурсы.

Но при этом никто не отменял развития. Наша цель - создавать уют в домах людей, предоставляя лучший сервис в мире. Поэтому знаем точно, что будем наращивать направления в отделке помещений. Сейчас запускаем проект по изготовлению шкафов-купе. Лично начал изучать дизайн.

Но, повторюсь, в ближайшей перспективе задача - выжить! Как бы банально это ни звучало.

Для стабилизации положения советую лично от себя - улучшайте все. Потому что редко бывает, что только одна грандиозная ошибка рушит все - в основном это куча мелких недочетов, недоработок сотрудников или недоконтроль руководителей.

И, конечно, никто не отменял приоритетность. Ищите, где у вас самое узкое место и расширяйте его, одновременно усиливая другие вещи, уменьшая издержки и лишние действия.

Главное не киснуть, думать и действовать. И не тупить.

Личный совет владельцам бизнеса

Не забывайте о себе. Для снятия стресса и отдыха - прогуливайтесь, так как постоянные мысли и сидение перед компьютером и людьми «сокращает» ваше пространство и вас самих. А при прогулке вы как бы «расширяетесь» и утомляемость проходит. Проверил на себе, работает.

Займитесь чем-то, чем давно хотели заняться - да не было времени. Я, например, купил себе барабаны и самостоятельно осваиваю этот инструмент через уроки в Интернете.Меняйте чуть-чуть поведение - вам тоже надо заряжаться, так как вы, владелец, - основная причина успеха или неуспеха вашей компании.