Работать в «зоопарке» программ было невозможно: как крупный дистрибьютор SellWin автоматизировал бизнес

Легко обновлять системы программного обеспечения, когда ты маленькая компания: купил решение «из коробки», обучил трех сотрудников - и готово. А если ты крупнейший в стране дистрибьютор и каждый день генерируешь 2−3 тысячи накладных? А если у тебя целый набор различного ПО, который формировался на протяжении десяти лет?

Мы нашли пример, когда крупный торговый бизнес - компания SellWin - прошел подводные рифы «осовременивания» ПО практически без потерь. Если, конечно, не считать стресс и бессонные ночи.

Все же работало. Зачем что-то внедрять?

Компания «Сэльвин» - крупнейший дистрибьютор в Беларуси бытовой химии, средств гигиены, хозяйственных товаров, косметики, парфюмерии и продуктов питания. Также она оказывает услуги по комплексной логистике.

Перед началом проекта в «Сэльвин» использовались четыре основных программных продукта, интегрированных между собой:

• ПО на базе «1С: Предприятие 7» для складского учета товаров

• «1С: Бухгалтерия 7.7» для учета товаров, ведения ценообразования, печати отгрузочных документов

• «Моя бухгалтерия 8» для ведения бухучета в целом

• Складская программа (WMS).

И еще целый ряд систем для решения логистических, торговых и аналитических задач: логистическая программа (TMS), ПО для торговых агентов, учетные системы компаний-партнеров, системы для отчетности и анализа деятельности предприятия.

Работа во всем этом «зоопарке» программ требовала высокой квалификации пользователей, задействовала много временного ресурса и при этом не гарантировала отсутствия ошибок при ручном вводе.

- Сотрудники многих служб, особенно логистики, работали в двух системах одновременно. Администрировать две системы было очень трудоемко. Кроме того, был конфликт интересов между службами, так как в некоторые часы нагрузка на систему была колоссальная. Приходилось звонить коллегам и просить: «Вы не работайте, дайте нам возможность распечатать накладные», - вспоминает главный бухгалтер Евгения Кононенко.

Главной целью проекта по обновлению ПО было увеличение эффективности по обработке данных. Но при этом все бизнес-процессы должны были сохраниться, просто на более современной платформе.

- У нас очень креативные и талантливые топ-менеджеры, и мы стараемся процессы максимально автоматизировать. Даже устаревшую систему мы постоянно улучшали. Но наши амбиции старая платформа уже не позволяла реализовать. Это и понятно. На ней мы проработали 10 лет - это такой срок, когда нужно двигаться вперед, - говорит Евгения.

Какую систему компания выбрала для перемен?

С подрядчиком для обновления системы на «Сэльвин» определились быстро. До этого у компании уже был опыт внедрения 8-й версии программы для бухгалтерии и системы по зарплате и управлению персоналом совместно с группой компаний «Хьюмен Интел Систем». Два проекта прошли очень легко, в амбициозно короткие сроки. Кроме того, в «Хьюмен Систем» уже знали объемы «Сэльвин», потенциал компании и ее коллектив. «Заходить» в новый проект со знакомым партнером было значительно проще.

Компания решила перейти на «1С: Управление торговлей». Программа должна была объединить функционал двух систем и в результате стать единой операционной системой по управлению всеми торговыми и логистическими процессами.

Как говорит Татьяна Лисова, специалист по внедрению «Хьюмен Систем», компания SellWin уже имела устоявшиеся бизнес-процессы - такое среди заказчиков встречается нечасто: «Обычно все заказчики не до конца знают, чего они хотят от нового ПО. Здесь же наша задача была только пересмотреть все цепочки, переложить их на программный продукт "1С: Управление торговлей", а также объединить учет из двух разных программ в одну. Бизнес большой, поэтому, чтобы сэкономить затраты, мы решили делать все параллельно: анализ, описание бизнес-процессов, составление ТЗ, разработку, тестирование».

Сотрудники сами устали работать в старых системах

При внедрении таких проектов очень важно, чтобы вся команда со стороны заказчика была нацелена на результат. Иначе новый продукт будет вызывать отторжение сотрудников - вплоть до саботажа. У «Сэльвин» такую команду под проект собрать получилось, считает Евгения Кононенко:

- Во-первых, не я одна хотела внедрять этот продукт - проект был инициирован нашими собственниками, вся команда топ-менеджеров была на это нацелена. Во-вторых, каждый из топ-менеджеров смог сформировать рабочую группу у себя в подразделении. Все описания бизнес-процессов готовили сотрудники, которые непосредственно заняты этими задачами каждый день.

Также главный бухгалтер отмечает, что сотрудники сами уже устали работать в старых системах. А Эльмира Ярадангулиева, директор по логистике, считает, что дело еще в мотивации:

- Наши сотрудники такие же амбициозные, как и топ-менеджеры. Им проект был интересен, они хотели получить результат. Нам нужно было только помогать им раскрываться. Когда заказ идет не сверху вниз, когда в проект вовлекаются все, это не позволяет вырастать саботажу. Если люди делают что-то своими руками, они это заранее любят.

Кстати, в тестировании принимали участие даже подразделения, которые напрямую не связаны с новой системой. Их привлекали специально, чтобы сотрудники смежных подразделений лучше понимали кросс-функциональные моменты бизнес-процессов.

- Как разработчик, мы должны были почувствовать проблемы клиента и «боль» рядовых исполнителей, учесть все проблемные моменты. Даже самые банальные, о которых «топы» не подозревают. Второй момент - мы стараемся не навязывать бизнес-процессы, а взять все лучшее из существующего, переработать и построить на новой современной платформе. А для пользователей создать ту среду, к которой они привыкли - чтобы были «родные» кнопочки и иконочки, - объясняет Татьяна Лисова.

Сюрпризы при описании бизнес-процессов

Вскоре руководство «Сэльвин» нашло проблемы в бизнес-процессах, о которых никто не подозревал. Оказалось, что представления линейного сотрудника и топ-менеджера о том, как все работает в бизнесе, иногда совершенно разные.

Пример из отдела сертификации: топ-менеджерам «Сэльвин» казалось, что специалисты по сертификации легко работают с документами и там все очевидно. А на деле выяснилось, что здесь огромное количество ручного труда, завязанного на уникальные знания одного конкретного специалиста. Пришлось глубоко вникать в сертификацию, и все наработки сотрудника были переложены в новую систему. И теперь, благодаря такой автоматизации, сотруднику не нужно запоминать кучу информации и переживать, что забудешь о продлении нужного сертификата. Новая система сама поставит в «стоп» товар, который требует дополнительного документирования, и напомнит пользователю, по каким позициям истекают сроки годности документов соответствия.

Перенос остатков и 20 интеграций

У компании есть уникальные бизнес-процессы, которые нужно было обязательно сохранить. Например, гибкая коммерческая политика, которая помогает быстро реагировать на изменения рынка и не только.

- У нас есть ответвления бизнеса, которые не сильно подходят под оптовую торговлю - например, ответственное хранение и доставка грузов поклажедателя или работа с интернет-заказами розничных покупателей. Это все предполагает разный документооборот, разные алгоритмы и процессинги, которые нужно было объединить в одной системе, - рассказывает Эльмира Ярадангулиева.

Евгения Кононенко добавляет про другие особенности:

- Также у нас порядка двадцати интеграций с внешними системами - электронным документооборотом, внешними системами наших поставщиков. Все это требовало уникальных интеграций, которые потерять было никак нельзя. Эти интеграции созданы инструментами 1С, благодаря чему мы ушли от различных утилит, разработанных с привлечением стороннего ПО. Это позволило избежать затрат на поддержку и обслуживание каждой интеграции в будущем.

Но самым важным в «Сэльвин» считают успешный перенос в новую систему всех данных из разных программ.

- Перенос данных производился из трех программных продуктов и был разбит на этапы: настройка системы, загрузка данных задолго до запланированного запуска, проверка перенесенных данных. В момент перехода оставалось только актуализировать данные, - поясняет Татьяна Лисова.

Ночь в офисе и неделя в стрессе

Самый ответственный момент для компании - это так называемая точка невозврата. Это когда запускается новая система, а старая в этот же момент становится неактуальной. И назад пути нет - на таких объемах и с таким количеством интеграций невозможно вести параллельно старое и новое ПО. И остановить бизнес нельзя - все данные начинают сразу же поступать в новую систему. Именно этого момента и боятся все заказчики - а вдруг что-то пойдет не так, и бизнес станет?

Почти 80% работы по предварительному тестированию нового продукта взяла на себя директор по логистике:

- Мы провели очень большое количество проверок всеми подразделениями. Так как данных много, понадобилось провести «нагрузочное тестирование» и испытать алгоритмы в реальных «боевых» условиях. Одно дело - проверить процессы на двух-трех документах, совсем другое - на десятках тысяч. Это помогло нам подойти к запуску новой системы достаточно уверенно. И даже при этом страх все равно был.

А Евгения Кононенко вспоминает, как приходилось ночевать в офисе:

- У нас не было возможности уйти назад, нельзя было параллельно вести системы. И решение с 1 сентября запустить систему означало, что мы либо станем на неделю, пока исправим все неточности, либо сразу пойдем дальше. В первый день мы все ночевали на работе, так как склад у нас работает в три смены.

Специалисты «Хьюмен Систем» все это время были с нами на связи. Мы на лету ловили все помарки и сразу же их исправляли. Вообще, стрессовой была вся первая неделя. А через два месяца мы провели плановую инвентаризацию - как контрольную точку для понимания, что мы ничего не потеряли.

И главный бухгалтер, и директор по логистике «Сэльвин» со словами благодарности отмечают работу команды «Хьюмен Систем»:

- Ребята дневали и ночевали на связи с нами во время запуска системы. Нас впечатлила самоотверженность команды. Потому что клиенту очень важно быть не брошенным в важный момент, а ощущать крепкое плечо и поддержку профессионалов. Даже несмотря на то, что это нерабочее время.

В группе компаний «Сэльвин» есть ИТ-компания «Сэльвин Систем» - она взяла на себя вопросы поддержки и автоматизации установленной системы. Как вспоминает Татьяна Лисова из «Хьюмен Систем», команда программистов сразу активно подключилась к процессу проектирования и внедрения:

- Мы помогали им разобраться в системе, и «Сэльвин Систем» сразу начали оказывать поддержку своим коллегам в течение всего проекта автоматизации. Поэтому можно сказать, что на самом сложном этапе запуска «Сэльвин» были окружены заботой сразу двух «систем».

Что в итоге получили в «Сэльвин»

Вот какие улучшения они уже видят:

• Удобное получение аналитики из одной системы. Раньше для этого нужно было строить отчеты из разных программ, а то и формировать вручную. Многие документы теперь можно создавать намного проще.

Пример. Раньше существовало около 120 форм протокола согласования цен с розничными объектами, а теперь появился конструктор, при помощи которого любой сотрудник может сложить себе этот документ с любыми необходимыми данными и полями.

• Оптимизирован штат сотрудников. Если говорить про логистику, то для работы с несколькими программными продуктами требовалось больше людей, да еще и определенной квалификации. Теперь в логистике количество сотрудников снизилось порядка на 20% - и в отделах учета, и в отделах выписки документов. Часть процессов автоматизирована.
• У сотрудников повысился навык работы в системе. То, что раньше было невозможно (настроить какой-то журнал, сделать отчет под себя, вытянуть из данных полезную аналитику), сейчас любой сотрудник может сделать самостоятельно, не обращаясь в ИТ-службу.

- Каждый сотрудник может индивидуально настроить свое рабочее место - как ему удобно. Казалось бы - мелочь, но на самом деле нет, - уверена Эльмира Ярадангулиева. - Приятно, что «Хьюмен Систем» потратили на это время, создав каждому подразделеннию отдельные профили: чтобы и шрифт был красивый, и фон соответствующий, и возможность выводить на экран информацию так, как это удобно сотрудникам.

Автоматизация закончилась и… снова начинается?

На «Сэльвин» считают, что новая система «1С: Управление торговлей» как минимум в течение 5−6 лет будет отвечать потребностям компании - по возможностям, гибкости и быстроте работы. Но при этом прямо сейчас здесь начинают новые проекты по автоматизации - по документообороту, в маркетинге и казначействе.

- Наверное, это была наша ошибка: нужно не затягивать, а своевременно переходить на новые версии систем. Ведь это стресс - 10 лет «жить» с продуктом, а потом все перестраивать. Теперь мы будем следить за трендами на рынке ПО, - делится планами Евгения Кононенко.

Советы тем, кто еще в начале пути

Пройдя весь процесс обновления программного обеспечения и оглядываясь назад, руководители «Сэльвин» сформулировали несколько советов для тех бизнесов, кто еще только думает об автоматизации:

1. Провести аудит бизнес-процессов заранее. В «Сэльвин» на этом этапе нашлось много чего устаревшего и неэффективного. И лучше это увидеть и исправить до внедрения, чем перенести плохо работающие вещи в новую систему. Предварительный аудит хоть и требует дополнительного времени, но позволит сэкономить на разработке.

2. Определить границы проекта - для соблюдения сроков и бюджета.

3. Подумать над мотивацией персонала. Люди должны понимать, что в новой системе им будет удобнее работать. И активно участвовать во внедрении. А если сотрудники будут видеть, что ничего не изменится, - это сильно демотивирует.

4. Попытаться сохранить больше сил и нервов. Эмоции иногда захлестывают. С другой стороны, руководители «Сэльвин» сейчас понимают, что иначе проект не взлетел бы: именно неравнодушность помогает искать решения, которые устраивают все подразделения, и строить систему, с которой будет легко работать.

Партнер проекта:

Читайте также

• 10 ошибок найма, или Как подарить идеального сотрудника конкурентам

• Выжили в 2020 - а теперь Agile? Тренды проектного управления, которые нужно понимать и пробовать

• «Мы и сами любим потроллить "МАМУ"». Денис Курьян - о своем бизнесе, франшизах и «неуловимом» персонале