Мнение
16 марта 2020Проводить или отменять из-за коронавируса? «1С-Битрикс» в Беларуси рассказывает, как решалась судьба конференции на 1200 человек
Проводить или нет офлайн-конференции и другие публичные мероприятия - в связи с пандемией коронавируса? Соцсети пестрят комментариями представителей компаний, спорами и аргументами «за» и «против». Вдобавок Минздрав выступил за ограничение в Беларуси культурно-массовых, спортивных и научных мероприятий с международным участием - до 6 апреля.
Так какое решение будет оптимальным? Полина Ганкович, директор компании «1С-Битрикс» в Беларуси предлагает несколько вариантов работы в новых условиях и делится своим опытом.
- За прошлый год мы провели 32 бесплатных бизнес-мероприятия для клиентов и партнеров. 60% из них прошли в регионах. Для двух ключевых событий мы приглашали спикеров из других стран.
Одну из главных конференций в этом году запланировали на конец апреля - с участием 1200 человек.
Поэтому перед нами возник выбор - проводить мероприятие или нет. Как организаторам реагировать на объявленную ВОЗ пандемию и официальные заявления госструктур? Стоит ли отменять ивенты, которые не подразумевают международный формат? Какие выходы из ситуации мы видим для себя и других игроков рынка, чья воронка продаж «завязана» на мероприятиях? Расскажу, что решила наша компания.
Перенос на другую дату
Аргументы «за»: в первую очередь так вы поддерживаете и официальную позицию нашего государства, и глобальную тенденцию. По всему миру отменяются массовые события - спортивные, образовательные, бизнес- и hi-tech-форумы.
Мы не знаем, как будут развиваться события в ближайшее время. Стоит постоянно мониторить ситуацию и быстро реагировать на изменения. Если до вашего ивента остались считаные недели - как минимум подготовьте план переноса.
Аргументы «против». При переносе вам придется организовывать все практически с нуля. Сохраняется только концепция. Остальные договоренности - с площадкой, спикерами, подрядчиками - в большинстве случаев переоформляются.
- Вы можете потерять часть предоплат, которые вносили подрядчикам. Подготовка к мероприятию начинается задолго до проведения, и такие моменты могли быть не предусмотрены договором.
- Если вы запустили анонсирование, продали билеты и теперь отменяете событие - вам нужно организовать возврат денег покупателям.
- Также вам не удастся вернуть средства, потраченные на рекламную кампанию.
- Наконец, вы можете потерять конкурентное преимущество на рынке, ведь временно «выпадаете» из информационного поля.
Перенос мероприятия в онлайн
Аргументы «за». Онлайн-формат не ограничивает вашу аудиторию количеством мест в зале. Трансляция доступна людям практически из любой точки мира. Если им не удобно подключиться в анонсированное время, они смогут посмотреть запись.
Вы получаете возможность провести свое мероприятие в любой день и в любое время - теперь вы не ориентируетесь на свободные даты площадки.
Снижается бюджет на организацию ивента. Настройка онлайн-трансляции стоит дешевле, чем в сумме аренда зала, кейтеринга, оформления площадки, видео- и фотосъемки.
Самое главное - люди смогут подключиться из удобного им места, при этом физически ни с кем не контактируя. Так, разумеется, нивелируется риск любых вирусных заболеваний.
Аргументы «против». С одной стороны, вы облегчаете слушателям участие в событии.
С другой стороны, важно учесть несколько особенностей:
- Вовлеченность онлайн-аудитории значительно ниже, как показывает практика - до 50%
- Количество подключений к трансляции может быть небольшим, особенно в день просмотра - многие планируют посмотреть запись
- При переносе в онлайн вам придется изменить посыл и фокус рекламной кампании. Делать это нужно очень быстро, чтобы не потерять аудиторию
- Учтите, что технические моменты в зале решаются быстрее. При этом и спикер, и зрители остаются в зале. Если что-то пошло не так во время прямой трансляции, аудитория «отваливается»
- Даже если вы все настроили хорошо, проблемы с соединением могут быть на стороне слушателя
- Появляется проблема с выбором дня и времени трансляции. Будний день - зрители могут постоянно отвлекаться на рабочие моменты и в итоге совсем отключиться. Выходной - все заняты личными делами и могут забыть об ивенте.
Оставить все как есть
Аргументы «за». До 6 апреля, если следовать рекомендациям Минздрава, этот вариант касается только локальных и не крупных событий.
Тут все просто: вы не теряете договоренностей с подрядчиками и предоплат, не несете затрат на перезапуск рекламной кампании.
В этом случае от организаторов требуется позаботиться о дополнительных мерах защиты на мероприятии. Например, предлагать маски, установить дозаторы с дезинфицирующими средствами. Это значительно снизит риск заражения - любыми вирусами.
Аргументы «против». Есть вероятность, что вы не соберете аудиторию. Могут отказаться от участия и спикеры. У людей срабатывает инстинкт самосохранения, и это нормально.
Возможно, вы получите долю отрицательных отзывов от общественности - в условиях, когда бизнес уходит на удаленку и все же переносит мероприятия.
Что сделали мы
Свою апрельскую конференцию мы решили перенести предварительно на 2 октября 2020 года.
Почему выбрали именно этот вариант? Тщательно взвесили все плюсы и минусы стратегий, которые описаны выше. И выделили для себя главный ориентир: нам важны безопасность и здоровье наших слушателей, партнеров, клиентов.
Однако мы дали им определенные обещания, которые обязательно выполним. И к новой дате подготовимся еще лучше. Конференция подразумевает формат кейсов, практики и нетворкинга. Мы хотим сохранить эту концепцию. Привезти зарубежных экспертов, организовать именно «живое» общение на митинг-поинтах - для того, чтобы люди знакомились, налаживали деловые связи, договаривались о сотрудничестве прямо на мероприятии.
Что касается денежных издержек при переносе конференции, нам удалось их избежать. Мы несколько месяцев следили за ситуацией и разрабатывали различные сценарии. Поэтому не спешили с запуском рекламной кампании: планировали начать анонсирование в конце марта. Успели только внести предоплату площадке. По условиям договора, мы не теряем эту сумму, когда меняем дату ивента.
В качестве альтернативы апрельскому событию мы оперативно разработали новую стратегию. Решили организовать полноценную онлайн-конференцию, на которой бесплатно поделимся пошаговыми инструкциями: как перевести компанию на работу из дома, как сократить текущие расходы, как перенести продажи в онлайн и многое другое.