В каких случаях выгоден бухгалтер на аутсорсинге и как его выбирать

- Наше законодательство предусматривает два способа организации бухгалтерского учета:

• путем найма штатного главного бухгалтера;
• либо путем привлечения сторонней организации или ИП.

Большинство белорусских компаний не имеют достаточного опыта использования аутсорсинговых услуг, часто затрудняются оценить их плюсы и минусы. Из-за этого, они, как правило, отдают бухгалтерские услуги на аутсорсинг по крайней необходимости: нехватка времени, кадров, острая потребность в уникальной экспертизе. Тогда как на Западе основным мотивами использования аутсорсинговых услуг являются экономия бюджета, возможность использовать лучший опыт, получить гарантированное качество.

Рассмотрим ситуации, при которых имеет смысл передавать бухгалтерские услуги на аутсорсинг, а также критерии выбора их поставщика.

Комплексность услуг

Нередко передачу услуг на аутсорсинг рассматривают как способ сокращения расходов. Однако прямая экономия достигается далеко не всегда. Например, штатный сотрудник, обладающий опытом и компетенциями, может обходиться вам в 10 млн в месяц + 35% ФСЗН +13% подоходный налог. Вынесение услуги на аутсорсинг снизит затраты лишь на размер зарплатных налогов. Экономия хоть и присутствует, но является незначительной.

Главные аргументы в пользу работы со сторонней компанией находятся в несколько иной плоскости. Основной принцип аутсорсинга можно сформулировать так: оставляю себе только то, что могу делать лучше других. Передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других.

Например, вам нужно построить дом. Если вы приглашаете строительную организацию, она подписывает обязательства сделать работу с соблюдением всех технологий и в оговоренные сроки. Несомненно, это обойдется дороже, чем строительство собственными силами. Однако вы платите специалистам, которые знают стандарты и могут обеспечить их качество.

Подобное происходит и с бухучетом - экономить на качестве нельзя. К тому же нужно учитывать, что даже квалифицированный штатный бухгалтер оказывает довольно узкий спектр услуг: он видит сложившийся факт и отражает его в учете. Но при этом крайне мало кто из этих специалистов может и готов заниматься финансовым планированием. Нужна специальная квалификация, чтобы еще до проведения операции спрогнозировать, как лучше ее провести.

Только комплексный подход к планированию и учету позволяет снизить налоговую нагрузку за счет грамотной оптимизации налогообложения. Проблема же большинства белорусских малых и средних предприятий в том, что они не могут позволить себе этот подход. Нанимать и главного бухгалтера, и финансового директора оказывается слишком затратно. С этой точки зрения, имеет смысл привлечь к работе компанию, которая предоставляет комплексные услуги. В нашей стране есть фирмы, которые занимаются оптимизацией налогообложения, налоговым планированием, автоматизацией бухучета, анализом затрат.

Примером удачного обращения за консультациями к бухгалтерским компаниям является оптимизация налогообложения, когда собственник, который являлся одновременно ИП, оказывал услуги своему предприятию в качестве управляющего. Она была популярна совсем недавно, до введения ограничений со стороны Министерства по налогам и сборам и Фонда социальной защиты населения (ФСЗН). Предприятия, которые тщательно проработали данную схему с привлечением налоговых консультантов, финансистов и главных бухгалтеров, смогли избежать лишних затрат. В среднем сумма экономии налоговых платежей у бизнеса любых масштабов составляла порядка 70 млн рублей и это только в части взносов в фонд.

К специализированной аутсорсинговой компании также стоит обращаться, если стоит вопрос о восстановлении или автоматизации бухгалтерского учета, переходе на новую версию 1С:Бухгалтерии.

Загрузка штатных сотрудников

О привлечении внешних консультантов стоит задуматься, если главный бухгалтер компании задействован менее, чем на 70% рабочего времени.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг может быть также выгоден, если бизнес имеет сезонный характер. Штатному специалисту необходимо обеспечивать полный объем зарплаты в течение всего года. А при привлечении аутсорсинговой компании можно свести к минимуму затраты на бухгалтерию в месяцы с низкой деловой активностью.

Выбор поставщика услуг

Главным критерием должно быть качество услуг и уровень квалификации специалистов. А вот гнаться за низкой ценой не рекомендую: это скорее должно настораживать. Как известно, скупой платит дважды. Практика показывает, что компания, сделавшая выбор в пользу дешевых услуг, впоследствии нередко вынуждена платить за восстановление бухгалтерского учета. Низкое качество обслуживания также может привести к невозврату налогов, что очень болезненно для экспортеров и вновь созданных предприятий.

При выборе поставщика следует ориентироваться на рекомендации других клиентов. Почитайте отзывы в интернете, поговорите с людьми. При этом, не стоит ориентироваться на единственный негативный отзыв. Постарайтесь собрать максимум информации и получить объективную картину.

Чтобы определиться окончательно, имеет смысл съездить на личную встречу - это позволит почувствовать атмосферу в компании. Договор нужно внимательно изучить с вашим юристом, при этом особое внимание следует обратить на пункт об ответственности. Желательно чтобы сумма полиса, по которому компания страхует свою ответственность от возможных убытков по вине аутсорсера, была свыше 500 млн, если у нее на обслуживании находится более 50 предприятий.

Не бойтесь спрашивать у руководителя бухгалтерской компании о компетенциях специалиста, за которым вы будете закреплены. Идеальных сотрудников не бывает, поэтому стоит поинтересоваться и недостатками каждого из кандидатов. Например, человек может быть отличным профессионалом, но при этом непунктуальным или слишком эмоциональным. Другой же бухгалтер может иметь не столь высокий уровень квалификации, но лоялен к компании-заказчику, исполнителен и отличный командный игрок. Обладая информацией, вы можете предпочесть именно того, кто подходит больше именно вашей компании. Аутсорсер должен предложить на одну позицию не менее трех кандидатов, а в некоторых случаях требуется представить и более широкий круг претендентов.

Несомненно, при организации бухгалтерской службы у собственника всегда возникает вопрос о доверии к специалистам. И здесь очень сложно заранее получить гарантии. Доверие нарабатывается годами. Первым шагом к нему является хорошая репутация компании или специалиста.

Правильного вам выбора и эффективных специалистов.